Belege lesen, zuordnen, Anfragen aus Mails erkennenKI im Büro
Automatisch erledigenChef entscheidet je AufgabeRechner und Handy
Abends Belege abschreiben und Anfragen aus Mails sortieren. Die KI liest Belege, ordnet zu und erkennt Anfragen. Wie weit sie geht, stellst du je Aufgabe ein.
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Auf einen Blick
Für wenChef entscheidet je Aufgabe
Einrichteneine Minute
Braucht–
Am HandyAlles – Den Schalter „KI darf mitarbeiten“ gibt es auch am Handy.
Dokumente–
Von selbst–
Das brauchst du
KI-Blöcke im Abo – du siehst vorher, was eine Hilfe kostet.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Belege lesen, zuordnen, Anfragen und Termine erkennen
- Rechnungstext, Prüfen, PDF übernehmen
- Je Aufgabe unter Automatik: Aus, Vorbereiten, Von selbst
Schritt für Schritt
- 1ErlaubenDen Schalter „KI darf mitarbeiten“ einschalten – am Rechner in den Einstellungen, am Handy unter Einstellungen › Verbrauch. Vorher fragt die App: „KI im Büro erlauben?“ – „Zustimmen und erlauben“.
- 2Je Aufgabe wählenUnter Automatik stellst du je Aufgabe ein, wie weit die KI geht: „Aus“, „Vorbereiten“ oder „Von selbst“.
- 3Vorschläge ansehenWas die KI vorbereitet hat, wartet unter Ich › Offen. Erst ein Tipp auf „Übernehmen“ macht es gültig.
- 4Nachsehen und zurücknehmenWas sie von selbst erledigt hat, steht unter Ich › Offen › Erledigt, mit Warum. Zurücknehmen geht immer.
Kurzfassung
- Die KI hilft im Büro: Belege lesen, Zeilen und Auftraggeber zuordnen, Termine und Anfragen übernehmen, Rechnungstext schreiben, Entwürfe prüfen, Daten übernehmen.
- Erst die Regel, dann die KI: Wo eine feste Regel genau trifft, wird die KI gar nicht gefragt.
- Wie weit sie geht, stellst du je Aufgabe unter Automatik ein.
- Die KI bewertet nie, wie jemand arbeitet, und schickt nichts – Dokumente gehen nur per Knopf.
- Jede Hilfe kostet KI-Credits. Sprechen und Fragen sind eigene Plugins und brauchen „KI im Büro“ nicht.
Was die KI im Büro tut
Fast jede Aufgabe steht unter Automatik als eigene Zeile – aber nur, wenn das Plugin dazu an ist. „Aus Mail einfügen“ und „Daten übernehmen“ startest du selbst per Knopf.
| Aufgabe | Was die KI tut | Mit Plugin |
|---|---|---|
| Belege auslesen | Aus Foto oder PDF: Lieferant, Datum, Beträge je Steuersatz – dazu Baustelle und Art | Belege |
| Ähnliches zuordnen | „Kabel NYM 3x1,5“ steht so nicht in deinen Listen – die KI hängt die Zeile an den passenden Eintrag | – |
| Auftraggeber erkennen | „Fr. Meier“ – an den passenden Auftraggeber hängen oder vorschlagen, ihn anzulegen | – |
| Kalendertermine als Auftrag | „Bad Meier“ aus deinem Google-Kalender wird ein Auftrag an der richtigen Baustelle, Privates bleibt draußen | Planung |
| Anfragen aus E-Mails | In der Planung „Aus Mail einfügen“: Die KI liest Auftraggeber, Anschrift, was zu tun ist und den Wunschtermin | Planung |
| Entwurf aus einer Anfrage | Klingt eine Anfrage nach Angebot, liegt der Entwurf mit Zeilen aus deinem Bestand bereit | Angebote und Planung |
| Prüfen vor dem Senden | Vergessene Arbeiten wie Entsorgung oder Anfahrt, was nicht zur Anfrage passt | Angebote |
| Zusage in einer Mail erkennen | Fügst du eine Zusage mit „Aus Mail einfügen“ ein, steht sie am Angebot – du trägst sie mit einem Tipp als angenommen ein | Angebote und Planung |
| Text für den Kunden | Zwei, drei Sätze im Rechnungsentwurf, was gemacht wurde | Rechnungen |
| Vor dem Stellen prüfen | Fehlende Preise, Zuschläge, Stunden, die nicht passen | Rechnungen |
| Lohnabrechnungen verteilen | Eine Sammel-PDF vom Lohnbüro: Die KI teilt die Seiten auf die Personen auf | Lohn |
| Daten übernehmen | Spaltenköpfe zuordnen, die niemand so nennt, und Listen aus PDF oder Foto lesen | – |
Wie weit sie geht
Drei Stufen je Aufgabe – nicht jede Aufgabe hat alle drei. Die Prüfungen etwa zeigen nur Hinweise.
| Stufe | Was passiert |
|---|---|
| Aus | Keine KI – wie bisher. Du machst es selbst, oder die Automatik, wo eine feste Regel reicht. |
| Vorbereiten | Die KI bereitet es vor. Erst ein Tipp auf „Übernehmen“ macht es gültig. Bei den Prüfungen zeigt sie Hinweise – sie ändert nichts und sperrt nichts. |
| Von selbst | Die KI tut es. Danach steht es unter Ich › Offen › Erledigt, mit Warum – Zurücknehmen geht immer. Was sie nicht sicher weiß, fragt sie. |
Gut zu wissenKlein anfangenStell eine Aufgabe erst auf „Vorbereiten“ und sieh dir ein paar Wochen an, was die KI vorschlägt. Passt es, stell sie auf „Von selbst“.
Offen, Erledigt und die Automatik ›Erst die Regel, dann die KI
Die KI springt nur ein, wo die feste Regel nicht weiterweiß. Das spart Credits.
Ähnliches zuordnenElektro
Heißt die Zeile genau wie ein Eintrag, ordnet die Automatik zu – ohne KI. Sonst sucht die KI den passenden Eintrag oder fragt dich. Das läuft nur, solange „Genau Passendes zuordnen“ auf „Von selbst“ steht.Auftraggeber erkennenGarten
KI nur, wenn der Name nicht genau passt. Schlägt sie vor, jemanden anzulegen, trägst du die Anschrift nach.KalenderterminePlanung
KI nur für Termine, die die Regeln nicht sicher zuordnen. Ohne KI kommen sie trotzdem in den Plan – als Auftrag ohne Leute.PrüfenRechnung, Angebot
Pflichtangaben, Preise, Mengen und Mail-Adresse prüft die App immer, auch ohne KI. Die KI liest nur zusätzlich mit.Nimmt dir Arbeit abKein Fehlstart beim RechnenStellt die Automatik Rechnungen von selbst, hält ein Hinweis von „Vor dem Stellen prüfen“ die Rechnung an.
Was an die KI geht
Fotos und Texte aus dem Büro – Belege, Rapporte, Mails, Termine, Dateien – gehen zur Auswertung an den KI-Dienst. Immer nur, was die jeweilige Aufgabe braucht.
- Deine Daten gehen nur für die jeweilige Aufgabe an die KI und werden nicht zum Lernen verwendet.
- Ordnet die KI beim Übernehmen einer Tabelle die Spalten zu, sieht sie nur die Spaltenköpfe und die ersten Zeilen. Bankdaten, Steuer- und Sozialversicherungsnummern gehen nicht hinaus, nur ihr Spaltenkopf.
- Die KI bewertet nie, wie jemand arbeitet.
- Die KI schickt nichts – Dokumente gehen nur per Knopf.
Erlauben, einstellen, nachsehen
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| „KI darf mitarbeiten“ | In den Einstellungen | Einstellungen › Verbrauch |
| Stufe je Aufgabe | Automatik | Automatik |
| Was die KI gerechnet hat | „Diesen Monat“, je Aufgabe | Unter Verbrauch je Monat, in Credits |
| Vorschläge und Erledigtes | Ich › Offen | Ich › Offen |
Schaltest du „KI darf mitarbeiten“ aus, arbeitet im Büro keine KI mehr – es laufen nur noch die festen Regeln, wie ohne KI. Sprechen und Fragen gehen weiter.
Gut zu wissenWoran du die KI erkennstWas die KI vorgeschlagen hat, trägt unter Offen die kleine Marke „KI“ am Titel. Unter Erledigt steht etwa „Von der KI zugeordnet“ – mit „Zurücknehmen“ daneben.
Deine Leute
Merken nur, dass Belege von selbst gelesen werden. Das Guthaben sehen sie nicht.
Wenn du es ausschaltest
Die KI im Büro hört auf, die festen Regeln laufen weiter. Erledigtes bleibt. Sprechen und Fragen gehen weiter. KI-Blöcke im Abo laufen weiter – unter Abo abbestellen.
Häufige Fragen
Lernt die KI mit meinen Daten?Nein. Deine Daten gehen nur für die jeweilige Aufgabe an die KI und werden nicht zum Lernen verwendet.
Antwortet die KI meinen Kunden?Nein. Sie liest und bereitet vor. Was an Kunden geht, schickst du per Knopf – oder eine Regel der Automatik, die du selbst auf „Von selbst“ gestellt hast.
Was passiert, wenn keine Credits mehr übrig sind?Dann macht die KI Pause. Die festen Regeln laufen weiter, und du erledigst den Rest von Hand – wie ohne KI.
Muss ich jeden gelesenen Beleg prüfen?Was die KI nicht sicher weiß, steht unter Offen. Willst du jeden selbst sehen, stell „Belege auslesen“ auf „Vorbereiten“.
Unter Automatik fehlt eine Aufgabe.Ohne ihr Plugin hat sie nichts zu tun und steht nicht da – „Belege auslesen“ etwa nur mit dem Plugin Belege, „Text für den Kunden“ nur mit Rechnungen.