Rapporte und Rechnungen direkt per E-Mail verschickenPostfach
Automatisch erledigenChef verbindetRechner und Handy
Jedes PDF erst herunterladen und dann selbst verschicken. Rapporte und Rechnungen gehen direkt aus der App – mit deiner Adresse als Absender.
Kostenlos startenEingerichtet in 2 Minuten
Auf einen Blick
Für wenChef verbindet
Einrichten2 Minuten
Braucht–
Am HandyTeilweise – Mit Google verbindest du auch am Handy, ein anderes Postfach am Rechner.
Dokumente–
Von selbst–
Das brauchst du
Dein Gmail-Konto – oder Server und Passwort deines Postfachs.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- „Per Mail“ an Rapport, Rechnung und Bericht schickt direkt
- Postausgang: alles, was rausging
- Bestätigungen an Kunden, Stunden ans Lohnbüro
Schritt für Schritt
- 1Postfach verbinden„Mit Google verbinden“ für Gmail – oder „Mit anderem Postfach verbinden“ mit Postausgangsserver, Benutzer und Passwort. Dort geht erst eine Testmail raus: „Verbinden und Testmail senden“.
- 2Direkt senden an lassen„Direkt aus dem Postfach senden“ ist ab Werk an. Dann schickt „Per Mail“ an Rapport, Rechnung und Bericht selbst – ohne Umweg über deine Mail-App.
- 3Mail prüfenVor dem Senden siehst du Von, An, Betreff, Text und Anhänge. Betreff und Text kannst du ändern, dann „Jetzt an … senden“.
- 4NachsehenUnter „Postausgang“ steht jede Mail für deinen Betrieb – über welches Postfach, an wen, mit Stand.
Kurzfassung
- Rapporte, Rechnungen, Angebote und Bestätigungen gehen mit deiner Adresse als Absender raus – nie über die Rapporte App.
- Vor jeder Mail per Knopf siehst du Empfänger, Text und Anhang.
- Antworten deiner Kunden landen in deinem Postfach, wie gewohnt.
- Was ohne dein Zutun rausgehen darf, stellst du je Regel unter Automatik ein.
- Ohne Postfach öffnet „Per Mail“ deine eigene Mail-App.
Zwei Wege zum Postfach
Beim Inhaber ist es das Firmenpostfach. Darüber geht die Post deines Betriebs – von deiner Adresse.
| Weg | Für wen | Was die App darf |
|---|---|---|
| Mit Google verbinden | Gmail und Google Workspace | Nur senden. Sie kann deine Mails nicht lesen, nicht durchsuchen und nichts löschen. Zurücknehmen geht hier oder unter myaccount.google.com/permissions. |
| Mit anderem Postfach verbinden | Jedes Postfach mit Postausgangsserver, etwa bei deinem Webhoster | Senden über Server, Benutzer und Passwort. Unter „Anbieter“ wählst du einen der üblichen, dann stehen Server und Port schon da. Gespeichert wird erst nach der Testmail. |
| Ist es verbunden | Was du dort siehst |
|---|---|
| „Verbunden mit … über Google“ | Seit wann, und „Zuletzt genutzt“ |
| Kopie an mich | Eine Blindkopie jeder Mail in dein Postfach. Beim anderen Postfach der einzige Weg zu einer Kopie – der Anbieter legt nichts unter „Gesendet“ ab. |
| Postfach wechseln | Ein anderes verbinden |
| Verbindung lösen | Danach gehen Dokumente über deine eigene Mail-App, und die Kundenformulare nehmen nichts mehr an |
AchtungWann Verbinden nicht gehtNicht im Gastkonto, nicht im Demobetrieb und erst, wenn deine eigene E-Mail-Adresse bestätigt ist. Den Link zum Bestätigen schickst du unter „Mein Konto“ neu.
Per Knopf: was darüber rausgeht
Ein Schalter für alles: „Direkt aus dem Postfach senden“. Was dazugehört, hängt an deinen Plugins.
| Was | An wen | Mit Plugin |
|---|---|---|
| Rapport, Bericht, Stundenzettel | an Auftraggeber und ans Büro | – |
| Rechnung, Zahlungserinnerung | an Auftraggeber | Rechnungen |
| Rechnungen des Monats | an den Steuerberater | Rechnungen |
| Angebot, Nachfrage | an Auftraggeber | Angebote |
| Link zum Kundenzugang | an Auftraggeber | Kundenzugang |
| Termin zugesagt | an den Kunden | Kundenformulare |
| Monatsmeldung | ans Lohnbüro | Lohn |
| Belege an DATEV Upload Mail | an DATEV | DATEV |
| Wartungsvertrag, Kündigung bestätigt | an den Kunden | Wartungsverträge |
| Bitte um eine Bewertung | an den Kunden | Bewertung erbitten |
| Bestellung | an den Lieferanten | Material |
| Einladung | an neue Mitarbeiter | Team – ohne den Schalter von der Rapporte App |
Ist „Direkt aus dem Postfach senden“ aus, öffnet „Per Mail“ deine Mail-App mit Empfänger und Text. Was du dort schickst, steht nicht im Postausgang.
Was ohne dein Zutun rausgeht
Hier gibt es keinen Schalter dafür: Jede Mail, die ohne dein Zutun rausgeht, ist eine Regel unter Automatik – mit „Aus“, „Vorbereiten“ oder „Von selbst“.
| Regel unter Automatik | Mit Plugin | Ohne Postfach |
|---|---|---|
| Eingangsbestätigung | Kundenformulare | Geht erst mit verbundenem Postfach |
| Bestätigung, wenn er ein Angebot annimmt | Angebote | Geht erst mit verbundenem Postfach |
| Nachfassen nach 7 Tagen | Angebote | Liegt vorbereitet unter Offen |
| Danach per Mail senden | Rechnungen | „Von selbst“ gesperrt |
| Mahnen | Rechnungen | Liegt vorbereitet unter Offen |
| Bewertung erbitten | Bewertung erbitten | Liegt vorbereitet unter Offen |
| An die Abnahme erinnern | Mängel und Abnahme | „Von selbst“ gesperrt |
| Lohn ans Lohnbüro senden | Lohn | „Von selbst“ gesperrt |
| Monatsbrief mit deinen Zahlen | Auswertung | „Von selbst“ gesperrt |
Die Auswahl – unter Automatik stehen alle, je nach deinen Plugins.
Nimmt dir Arbeit abNie über unsere AdresseVon der Rapporte App kommt nur, was dich selbst betrifft: Passwort, Adresse bestätigen, „Postfach neu verbinden“ – und die Hinweise an dein Büro. Nie etwas an deine Kunden.
Wie die Automatik arbeitet ›Was ankommt
Post an dein Büro – und wohin „Ans Büro“ vorschlägt.
| Was | Wohin |
|---|---|
| Meldung, Nachricht, Termin ans Büro | An die bestätigten Adressen deines Betriebs unter Einstellungen › Betrieb – mit dem Plugin Kundenformulare |
| Betreuer der Baustelle | Bekommen Meldungen ihrer Baustellen mit – jeder schaltet das für sich ab |
| Antworten deiner Kunden | Landen in deinem Postfach, wie jede Mail, die du schreibst |
| Dokumente ans Büro an | Wohin „Ans Büro“ vorschlägt – nur, wenn dein Büro die App nicht nutzt. Leer: die Adresse deines Betriebs |
| Steuerberater und Lohnbüro | Ihre Adressen stehen unter Einstellungen › Steuerbüro & DATEV |
AchtungKundenformulare brauchen das Firmenpostfach„Termin anfragen“, „Meldung schreiben“ und „Nachricht schreiben“ laufen über dein Firmenpostfach – die Eingangsbestätigung an den Absender gibt es nur so. Ohne Firmenpostfach nehmen sie nichts an. Läuft noch eine Übergangsfrist, gehen sie bis dahin über die Rapporte App an dein Büro, und ihr Ende steht auf der Seite des Postfachs.
Deine Leute und ihr Postfach
| Einstellung | Was sie heißt |
|---|---|
| Dürfen an Auftraggeber schreiben | Ab Werk aus. An: Sie schicken per Knopf über dein Postfach. Aus: Ihr Blatt kommt zu dir, du leitest es weiter. |
| Ihr eigenes Postfach | Für Post ans Büro verbindet jeder sein eigenes. Darüber geht nie etwas von selbst. |
| Meldungen meiner Baustellen per Mail | Jeder Mitarbeiter schaltet für sich, ob er Meldungen seiner Baustellen mitbekommt. |
Den Empfänger in der Vorschau ändert jeder über sein eigenes Postfach. Über das Firmenpostfach darf das nur der Inhaber.
Postausgang und Störungen
„Zuletzt rausgegangen“: jede Mail für deinen Betrieb, über welches Postfach, an wen, mit Stand – nur für den Inhaber.
Ging eine Mail nicht raus, steht der Grund darunter. Was du aus deiner eigenen Mail-App schickst, steht nicht hier. Nach 90 Tagen räumt die App auf.
| Unter Ich › Offen | Was es heißt | Knopf |
|---|---|---|
| Postfach ruht | Es nimmt die Anmeldung nicht mehr an – die Erlaubnis wurde zurückgenommen oder das Passwort geändert | Neu verbinden |
| Mails gingen nicht hinaus | Im Postausgang steht, welche und warum | Ansehen |
Gut zu wissenWenn es ruhtGetrennt oder ruht es, geht von selbst nichts mehr raus, und „Per Mail“ öffnet deine Mail-App. Du bekommst eine Mail, sobald das passiert.
Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Mit Google verbinden | „Mit Google verbinden“ | „Mit Google anmelden“ beim Einschalten und auf der Seite des Plugins |
| Anderes Postfach | Server und Passwort eintragen | Am Rechner |
| Mail prüfen und senden | Ja | Ja – darunter bleibt der Weg über die Mail-App des Handys |
| Postausgang | Ja | Ja, nur mit Netz – ein Tipp zeigt die Mail ganz |
Deine Leute
Ihre Rapporte gehen über das Postfach des Betriebs – nur, wenn du es erlaubst.
Wenn du es ausschaltest
„Per Mail“ öffnet wieder deine Mail-App. Kundenformulare gehen mit aus. Hinweise an dein Büro kommen von der Rapporte App. Der Postausgang bleibt.
Häufige Fragen
Sehen meine Kunden „Rapporte App“ als Absender?Nein. Sie sehen deine Adresse, und ihre Antworten landen bei dir. Die Rapporte App schickt nie etwas an deine Kunden.
Kann die App meine Mails lesen?Bei Google darf sie nur senden – das Recht heißt „gmail.send“. Lesen, durchsuchen oder löschen kann sie nicht.
Wo finde ich, was rausging?Unter „Postausgang“ in der App. Bei Google zusätzlich unter „Gesendet“ in deinem Postfach – beim anderen Postfach schaltest du dafür „Kopie an mich“ ein.
Ich habe mein Passwort geändert.Dann ruht das Postfach, und unter Offen steht „Postfach ruht“. Tippe auf „Neu verbinden“.
Geht auch ein Outlook-Postfach?Nicht über „Mit anderem Postfach verbinden“. Microsoft nimmt dort kein Passwort mehr an. Darum steht Outlook unter „Anbieter“ nicht.
Gibt es eine Grenze, wie viel rausgeht?Ja, höchstens 200 Mails am Tag über ein Postfach. Google und viele Anbieter sperren ein Postfach, wenn an einem Tag zu viel rausgeht – samt deiner eigenen Post. Zweihundert lassen Luft. Ist die Grenze erreicht, sagt die App beim Senden: „Über dieses Postfach gingen heute schon viele Mails raus. Bitte morgen noch einmal.“ Die Mail steht dann im Postausgang. Am nächsten Tag schickst du sie noch einmal.