Dokumente an Baustelle, Auftraggeber und MitarbeiterDateien
Baustelle und AuftraggeberalleRechner und Handy
Der Plan liegt im Büro, und auf der Baustelle fehlt er. Pläne, Verträge und Listen hängen an Baustelle, Auftraggeber und Mitarbeiter.
Kostenlos startenEingerichtet in einer Minute
Auf einen Blick
Für wenalle
Einrichteneine Minute
Braucht–
Am HandyAlles
Dokumente–
Von selbst–
Das brauchst du
Gebuchten Speicher – Dateien und Fotos teilen sich den Platz.
So fängst du an
Öffne eine Baustelle, einen Auftraggeber oder einen Mitarbeiter – dort steht jetzt der Reiter „Dateien“.
Was dazukommt
- Reiter „Dateien“ an Baustelle, Auftraggeber und Mitarbeiter
- PDF und Fotos, für Mitarbeiter freigeben
Schritt für Schritt
- 1ÖffnenEine Baustelle, einen Auftraggeber oder einen Mitarbeiter öffnen und den Reiter „Dateien“ wählen.
- 2Freigeben oder nichtVor dem Hochladen entscheidest du: „Mitarbeiter dürfen es sehen“ – am Mitarbeiter „… darf es sehen“ mit seinem Namen.
- 3Hochladen„Datei hochladen“ und eine oder mehrere Dateien wählen. Jede darf bis 20 MB groß sein.
- 4Später ändernIn der Spalte „Sichtbar für“ schaltest du die Freigabe jeder Datei einzeln um. „Löschen“ nimmt sie aus dem Speicher.
Kurzfassung
- Pläne, Verträge und Listen liegen dort, wo sie hingehören: an der Baustelle, am Auftraggeber oder am Mitarbeiter.
- Hochladen, löschen und freigeben darf nur der Inhaber.
- Deine Leute sehen nur, was du freigibst. Was am Mitarbeiter liegt, sieht nur er selbst – kein Kollege.
- Die Dateien liegen im Speicher des Betriebs in der Cloud. Ohne gebuchten Speicher geht keine hinein.
Wofür und für wen
„Dateien“ ist das, was du hochlädst. Nicht zu verwechseln mit den Dokumenten, die die App selbst macht, und der Dokumentation an Rapport und Baustelle.
| Woran | Was dort hingehört | Wer es sehen kann |
|---|---|---|
| Baustelle | Grundriss, Leitungsplan, Schließplan, Fotos vom Zustand vorher | der Inhaber, mit Freigabe das ganze Team |
| Auftraggeber | Hausmeistervertrag, Leistungsverzeichnis, Ansprechpartner als Excel | der Inhaber, mit Freigabe das ganze Team |
| Mitarbeiter | Arbeitsvertrag, Führerschein, Unterweisung | der Inhaber, mit Freigabe nur dieser Mitarbeiter |
DateienPlugin
Was du hochlädst – dieses Plugin. Ein Reiter an Baustelle, Auftraggeber und Mitarbeiter.DokumenteSeite
Die Seite mit allen Blättern, die die App selbst macht: Arbeitsbericht, Stundenzettel, Nachweise.DokumentationReiter
Der Reiter an Rapport und Baustelle: Stellen mit Foto und Text, was dort zu tun ist.Wer was sieht
Ab Werk sieht eine Datei nur der Inhaber. Freigeben ist ein Schalter je Datei.
| „Sichtbar für“ | Was es heißt |
|---|---|
| Nur Inhaber | nicht freigegeben |
| Alle im Team | an Baustelle oder Auftraggeber freigegeben – alle Mitarbeiter sehen und laden sie |
| Inhaber und Lena | am Mitarbeiter Lena freigegeben – nur sie sieht es, kein Kollege |
| Mitarbeiter | Inhaber | |
|---|---|---|
| Sehen und herunterladen | nur Freigegebenes | alles |
| Hochladen | nein | ja |
| Freigeben | nein | ja |
| Löschen | nein | ja |
Gut zu wissenFür Mitarbeiter ohne FreigabeSteht für einen Mitarbeiter noch nichts frei, sieht er „Hier ist noch nichts für dich freigegeben.“
„Alle im Team“ heißt nur deine Leute. Der Auftraggeber sieht die Dateien auch mit dem Plugin Kundenzugang nicht.
Was hineinpasst
| Art | Endungen |
|---|---|
| Büro | doc, docx, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, odt, ods, odp, pages, numbers, key, rtf |
| Text und Daten | txt, csv, xml, json |
| Bilder | jpg, jpeg, png, webp, gif, heic, heif, tif, tiff |
| Pläne | dwg, dxf |
| Mails | eml, msg |
| Archiv | zip |
Höchstens 20 MB je Datei. Ein Plan als PDF passt, ein Video nicht. Was ein Browser ausführen könnte – HTML, SVG, Programme – geht nicht hinein.
AchtungSpeicherDateien und Fotos teilen sich denselben Speicher des Betriebs. Im Reiter „Dateien“ siehst du als Inhaber, wie viel belegt ist – „Fotos und Dateien zusammen“.
Rechner und Handy
| Was | Am Rechner | Am Handy |
|---|---|---|
| Hochladen | ja, mehrere auf einmal | ja, mehrere auf einmal |
| Öffnen | herunterladen | antippen öffnet das Teilen-Menü – eine Vorschau in der App gibt es nicht |
| Freigabe umschalten | ja | ja |
| Ohne Netz | braucht Internet | braucht Netz – die Dateien liegen in der Cloud, nicht auf dem Handy |
Jede Datei wird als Anhang ausgeliefert, nicht im Browser geöffnet. Hochgeladen wird mit dem Namen, den die Datei hat – höchstens 200 Zeichen.
Deine Leute
Sehen nur, was du für sie freigibst.
Wenn du es ausschaltest
Der Reiter verschwindet. Alle Dateien bleiben.
Häufige Fragen
Warum kann ich nichts hochladen?Dateien liegen im Speicher des Betriebs in der Cloud. Dafür braucht es gebuchten Speicher. Ohne ihn steht im Reiter „Dateien“, dass er fehlt.
Sieht der Kollege den Arbeitsvertrag von Lena?Nein. Was am Mitarbeiter liegt, sieht mit Freigabe nur er selbst – und der Inhaber.
Kann ein Mitarbeiter einen Plan hochladen?Nein, hochladen darf nur der Inhaber. Fotos von der Baustelle legen deine Leute am Rapport ab.
Ist eine gelöschte Datei wiederherstellbar?Nein. Vor dem Löschen fragt die App noch einmal: Die Datei ist danach aus dem Speicher weg.
Kommen die Dateien auf den Arbeitsbericht?Nein. Dateien bleiben im Reiter, an dem sie hängen. Arbeitsbericht und Nachweise macht die App selbst – du findest sie unter Dokumente.
Geht das am Handy ohne Netz?Nein. „Dateien gibt es nur mit Netz.“ – sie liegen in der Cloud, nicht auf dem Handy.