Mängelprotokoll mit Foto, Frist und UnterschriftMängel und Abnahme
Baustelle und Auftraggeberfür alleRechner und Handy
Mängel auf Zuruf, die Abnahme ohne Unterschrift – der Streit kommt später. Protokoll mit Unterschrift, vor Ort oder per Link. Mängel mit Foto, Frist und wer sie behebt.
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Für wenfür alle
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Braucht–
Am HandyTeilweise – Abnahme per Link und der Kalender der Mängel: im Browser.
DokumenteAbnahme
Von selbst1 Regel der Automatik
Das brauchst du
Wie lange du Gewährleistung gibst – 5 Jahre (Bauwerk), 4 Jahre (VOB/B) oder 2 Jahre.
So fängst du an
Öffne eine Baustelle – dort steht jetzt der Reiter „Mängel“. Mit „Abnahme“ machst du das Protokoll mit dem Auftraggeber.
Was dazukommt
- Reiter „Mängel“ an jeder Baustelle: offen, behoben, erledigt – mit Foto vorher und danach
- Mangel festhalten: Foto, was, wo, Frist, wer behebt – auch ohne Netz
- Im Rapport unter „Hier offen“ › „Mängel“: „Behoben“ schreibt die Leistung in den Rapport
- Abnahme vor Ort: Rundgang, Ergebnis, beide Unterschriften – das Protokoll als PDF
- Per Link: Der Auftraggeber unterschreibt oder nennt Mängel – nach der Frist gilt die Leistung als abgenommen
- Unter Offen: Fristen, Behobenes zum Abhaken, Gewährleistung läuft bald ab
- Protokoll per Knopf an den Auftraggeber – mit den Fotos der Mängel
Schritt für Schritt
- 1Mangel festhaltenAn der Baustelle im Reiter „Mängel“ oder im Rapport im Reiter „Hier offen“ mit „+ Neuer Mangel“: „Foto aufnehmen“, „Was ist nicht in Ordnung?“, „Wo?“, „Frist“ und „Wer behebt?“ – dann „Festhalten“.
- 2BehebenIm Rapport an der Baustelle im Reiter „Hier offen“ unter „Mängel“ auf „Behoben“: „Foto danach“ und „Was gemacht?“, dann „Behoben – in den Rapport“.
- 3AbhakenEin behobener Mangel wartet auf Bestätigung. Du oder wer die Listen pflegt hakt ihn mit „Erledigt“ ab.
- 4Abnahme vor OrtIst die Arbeit fertig, an der Baustelle auf „Abnahme“: was abgenommen wird, Rundgang, Ergebnis – dann unterschreiben erst der Auftraggeber, dann du.
- 5Protokoll schickenMit beiden Unterschriften ist das Protokoll fest. Dann „Protokoll senden“ oder „PDF ansehen“.
Kurzfassung
- Mängel hängen an der Baustelle: mit Foto, Frist und wer sie behebt – auch ohne Netz.
- Behoben wird im Rapport. Dort steht dann die Leistung „Mängelbeseitigung“, am Mangel das Foto danach.
- Die Abnahme ist ein Protokoll mit beiden Unterschriften – vor Ort am Handy oder per Link.
- Unterschrieben ist das Protokoll fest: kein Ändern, kein Löschen.
- Mit der Abnahme beginnt die Gewährleistung, und die Schlussrechnung ist fällig.
Wofür und für wen
MalerMangel
Riss im Putz über dem Fenster, Bad OG, Südwand – mit Foto und 7 Tagen Frist. Behoben im nächsten Rapport.Elektro und SanitärTeilabnahme
Übergabe nach dem Umbau: nur das Bad abnehmen lassen, der Rest folgt später.GartenPer Link
Neue Pflasterfläche fertig, der Kunde ist verreist: Abnahme per Link mit Frist.HausmeisterKontrollgang
Beim Kontrollgang fällt auf, dass die Haustür klemmt. Der Mangel landet in derselben Liste wie alle anderen.Ein Mangel von Anfang bis Ende
| Stand | Was er heißt | Wie es weitergeht |
|---|---|---|
| Offen | festgehalten, noch nicht behoben | wer ihn beheben soll, sieht ihn im nächsten Rapport an der Baustelle |
| Behoben | wartet auf Bestätigung | „Erledigt“ abhaken oder „Wieder öffnen“ |
| Erledigt | mit Foto vorher und danach | bleibt in der Liste unter Erledigt |
| Feld | Gut zu wissen |
|---|---|
| Foto | bis zu 6 Fotos vorher und 6 danach; Datum, Uhrzeit und dein Name kommen von selbst dazu |
| Frist | zum Antippen 7, 14 oder 30 Tage – oder ein Datum |
| Wer behebt? | eine Person oder „Später“ |
| Woher? | „Intern“, „Auftraggeber“ oder „Reklamation“ – die Reklamation nur der Inhaber |
| Auf Gewährleistung | die Mängelbeseitigung kommt nicht in die Rechnung; vorgewählt bei Auftraggeber, Abnahme und Reklamation |
Nimmt dir Arbeit abBehoben schreibt den Rapport„Behoben – in den Rapport“ trägt „Mängelbeseitigung“ in die Arbeitsleistung ein, einmal je Rapport, auch bei mehreren Mängeln. Ohne Rapport geht „Als behoben melden“.
Reklamierst du einen fertigen Rapport, entsteht dazu ein Mangel mit 14 Tagen Frist. Mängel aus dem Kontrollgang landen in derselben Liste.
Die Abnahme vor Ort
Geht gemeinsam durch. Was der Auftraggeber jetzt sieht, gehört ins Protokoll.
- 1Was wird abgenommen?Ein Satz wie „Anbau Wohnzimmer mit Bad“ und der Name des Auftraggebers. Auch ein Teil geht – etwa nur das Bad.
- 2RundgangOffene Mängel stehen schon da. Was der Auftraggeber noch findet, hältst du gleich fest.
- 3Ergebnis„Abgenommen“, „Abgenommen mit Vorbehalt“ oder „Nicht abgenommen“. Dazu Gewährleistung, auf Wunsch „Vertragsstrafe vorbehalten“ und eine Bemerkung.
- 4Zum UnterschreibenZuerst unterschreibt der Auftraggeber („Schritt 1 von 2“), dann gibt er dir das Handy zurück, und du unterschreibst für den Betrieb.
| Ergebnis | Wann | Im Protokoll steht |
|---|---|---|
| Abgenommen | ohne Mängel | Abgenommen ohne Mängel |
| Abgenommen mit Vorbehalt | mindestens ein Mangel, wird bis zur Frist behoben | Abgenommen mit Vorbehalt der unten genannten Mängel |
| Nicht abgenommen | ein wesentlicher Mangel | Abnahme verweigert – Zustand gemeinsam festgestellt (§ 650g BGB) |
Gut zu wissenVertragsstrafeDen Haken „Vertragsstrafe vorbehalten“ setzt du nur, wenn im Vertrag eine vereinbart ist.
Schlussrechnung ist fälligDanach
Mit der Abnahme – beim Bauvertrag zusammen mit einer prüffähigen Schlussrechnung – ist die Vergütung fällig.Mängel offenDanach
Wer einen Mangel beheben soll, sieht ihn im nächsten Rapport an der Baustelle.Gewährleistung bis …Danach
3 Monate vorher steht „Begehung vor Ablauf?“ unter Offen.Abnahme per Link
Wenn der Auftraggeber nicht vor Ort ist. Nur, wenn die Arbeiten fertig sind.
- 1Link anlegenAn der Baustelle „Per Link abnehmen lassen“ und „Link anlegen“. Die Frist ist ab Werk 12 Werktage, gerechnet als 16 Kalendertage.
- 2Nachricht schicken„Nachricht mit Link kopieren“ und per Mail, SMS oder WhatsApp schicken. Sie enthält den Hinweis, den das Gesetz bei Privatkunden in Textform verlangt.
- 3Der Auftraggeber entscheidetEr sieht die offenen Mängel und tippt auf „Abnehmen und unterschreiben“ oder „Mangel melden“. Gemeldete Mängel landen direkt in deiner Liste.
- 4Frist umNennt er bis zur Frist keinen Mangel, gilt die Leistung als abgenommen – im Protokoll „Gilt als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB)“.
AchtungNur im BrowserPer Link geht es auf der Webseite. In der App steht dafür „Nicht da? Per Link“ – das öffnet die Baustelle im Browser.
Gewährleistung
Beim Einschalten fragt das Plugin, wie lange du Gewährleistung gibst. An jeder Abnahme lässt es sich ändern.
| Dauer | Wofür |
|---|---|
| 5 Jahre | Bauwerk nach BGB (§ 634a) – ab Werk |
| 4 Jahre | nach VOB/B (§ 13 Abs. 4) |
| 2 Jahre | sonstige Arbeiten nach BGB |
Einstellbar sind 1 bis 10 Jahre, auf der Seite des Plugins unter „Abnahme“. Die Gewährleistung läuft ab dem Tag der Abnahme.
Gut zu wissenAnderer Vertrag?Gilt für einen Auftrag eine andere Dauer, stellst du sie an dieser Abnahme unter „Gewährleistung“ ein. Die Vorgabe des Plugins bleibt, wie sie ist.
Wer darf was
| Mitarbeiter | Wer die Listen pflegt | Inhaber | |
|---|---|---|---|
| Mangel festhalten, beheben | ja | ja | ja |
| „Erledigt“ abhaken | nein | ja | ja |
| Mangel löschen | nur den eigenen, offenen | ja | ja |
| Woher „Reklamation“ | nein | nein | ja |
| Abnahme machen | wenn du es erlaubst | ja | ja |
„Mitarbeiter machen die Abnahme“ steht auf der Seite des Plugins – ab Werk an. Steht ein Mangel in einem unterschriebenen Protokoll, lässt er sich nicht löschen.
Rechner und Handy
| Was | Am Rechner | Am Handy |
|---|---|---|
| Mangel festhalten, beheben, abhaken | ja | ja, auch ohne Netz |
| Abnahme vor Ort mit Unterschriften | ja | ja, auch ohne Netz |
| Protokoll senden, PDF | ja | ja |
| Abnahme per Link | ja | öffnet den Browser |
| Seite Mängel mit allen Mängeln | ja | ja |
| Kalender der Mängel | ja | nein |
Die Seite Mängel zeigt alle Mängel aller Baustellen, mit den Reitern Offen · Behoben · Erledigt – am Rechner dazu „Alle“. Den Kalender mit den Mängeln an ihrem Fristtag und das Auswählen mehrerer gibt es nur am Rechner.
Mit der Planung steht ein offener Mangel unter „Zu planen“ und lässt sich einplanen ›Deine Leute
Halten Mängel mit Foto fest und melden sie im Rapport behoben. Die Abnahme machen sie, wenn du es erlaubst.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
An die Abnahme erinnernIst eine Abnahme 5 Tage nicht unterschrieben, bekommt der Auftraggeber eine freundliche Erinnerung mit dem Link.
Dokumente
Abnahme – Protokoll und Mängel mit Frist. Unter Dokumente als PDF.
Wenn du es ausschaltest
Der Reiter verschwindet, Erinnerungen ruhen, Links ruhen. Protokolle und Mängel bleiben mit ihren Unterschriften.
Passt dazu
Rechnungen ›Mit der Abnahme ist die Schlussrechnung fälligPrüffristen ›Gewährleistung als Frist an der BaustellePostfach ›Protokoll per Knopf an den AuftraggeberKundenzugang ›Offene Mängel und die Protokolle im Zugang des AuftraggebersPlanung ›Offene Mängel stehen in der Planung unter „Zu planen“ – sie bleiben Mängel
Häufige Fragen
Kann ich ein unterschriebenes Protokoll ändern?Nein. Unterschrieben ist es fest. Fällt danach noch etwas auf, hältst du einen neuen Mangel fest.
Wann ist ein Mangel erledigt?Wenn du oder wer die Listen pflegt ihn mit „Erledigt“ abhakt. „Behoben“ allein heißt: wartet auf Bestätigung.
Kommt die Mängelbeseitigung auf die Rechnung?Nicht, wenn der Mangel „Auf Gewährleistung“ steht. War der Einsatz nur Mängelbeseitigung auf Gewährleistung, wird er gar nicht berechnet.
Was gilt bei „Abgenommen mit Vorbehalt“ ohne Mangel?Das geht nicht. Mit Vorbehalt braucht mindestens einen Mangel – sonst wählst du „Abgenommen“.
Der Auftraggeber hat auf den Link nicht reagiert.Nach der Frist gilt die Leistung als abgenommen, wenn er keinen Mangel genannt hat. Bei Privatkunden nur mit dem Hinweis in der kopierten Nachricht – darum diese Nachricht schicken.
Kann ich nur einen Teil abnehmen lassen?Ja. Schreib bei „Was wird abgenommen?“ genau den Teil hinein, etwa „nur das Bad“. Den Rest nimmst du später mit einer eigenen Abnahme ab.
Sieht der Auftraggeber die Fotos?Ja, im Protokoll: je Mangel bis zu zwei Fotos, zusammen höchstens zwölf. Es geht an ihn, wenn du auf „Protokoll senden“ tippst.