Belege und Quittungen per App erfassenBelege

Geldalle, die du lässtRechner und Handy

Quittungen im Handschuhfach, und der Steuerberater fragt danach. Beleg fotografieren – weiterberechnet auf die Rechnung, gesammelt für den Steuerberater.

Kostenlos startenEingerichtet in einer Minute

Auf einen Blick

Für wenalle, die du lässt

Einrichteneine Minute

Braucht–

Am HandyAlles – Braucht Netz.

Dokumente–

Von selbst3 Regeln der Automatik

Das brauchst du

Speicher für die Fotos und eine bestätigte E-Mail-Adresse. Dazu nur, ob deine Mitarbeiter auch fotografieren dürfen.

So fängst du an

Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.

Was dazukommt

Belege: fotografieren, ansehen, zuordnen
Lesezugang für den Steuerberater: Belege mit Foto
Mit Rechnungen: weiterberechnen
Mit KI im Büro: Belege lesen sich von selbst – du prüfst, unter „Von selbst“ gehen sichere durch

Schritt für Schritt

1Beleg erfassenUnter Belege auf „Beleg erfassen“, im Fenster „Ich“ unter „Neu“ auf „Beleg“ – oder am offenen Rapport mit „Beleg zu diesem Rapport“.
2Fotografieren„Foto aufnehmen oder Datei wählen“: den Beleg ganz ins Bild, gerade von oben. Auch PDF und E-Rechnungen als XML, bis 10 MB.
3Baustelle und Bezahlung„Für welche Baustelle?“ – leer lassen, die KI schlägt vor. Dazu „Wie bezahlt?“ und eine Notiz, freiwillig. Dann „Speichern“.
4Die KI liestLieferant, Datum, Beträge und Positionen. Was sie nicht sicher weiß, steht danach „Zu prüfen“ – mit dem Satz, warum.
5FertigWas „Zu prüfen“ steht, sieht der Inhaber unter Offen und bestätigt es mit „Passt so“ oder ändert es. Steht die KI unter Automatik auf „Von selbst“, ist ein sicher gelesener Beleg unter seiner Grenze gleich „Zugeordnet“.

Kurzfassung

Jeder Einkauf und jeder Tankbeleg kommt als Foto in die App – statt in die Jackentasche.
Die KI liest Betrag, Steuer und Lieferant und schlägt die Baustelle vor. Eine E-Rechnung liest die App genau und ganz ohne KI.
Was du auf die Rechnung hakst, kommt mit Aufschlag in den nächsten Rechnungsentwurf des Auftraggebers der Baustelle.
Mit dem Lesezugang liegen die Belege nach Monatsende auf dem Link deines Steuerberaters – jeder mit seinem Konto nach SKR 03 oder SKR 04.
Belege brauchen gebuchten Speicher im Abo und eine bestätigte E-Mail-Adresse.

Wofür und für wen

Garten

Rindenmulch aus dem Baumarkt für ein Objekt: fotografiert, der Baustelle zugeordnet, mit Aufschlag auf der nächsten Rechnung.

Winterdienst

Streusalz vom Händler und der Tankbeleg für den Räumer – beides beim Steuerberater, ohne Zettelkiste.

Maler

Farbe und Abdeckfolie für den Auftrag – nichts vergessen weiterzuberechnen.

Hausmeister

Kleinteile, selbst ausgelegt: „Selbst ausgelegt“ gewählt, der Inhaber sieht es und erstattet es.

Einrichten

Beim Einschalten fragt die App nur, ob auch deine Mitarbeiter fotografieren. Alles andere unter Plugin Belege › Einrichtung.

Einstellung	Was sie tut	Ab Werk
Mitarbeiter erfassen Belege	Sie sehen nur ihre eigenen, nie Konten oder Aufschläge. Aus: nur du.	an
Selbst prüfen ab	Belege über diesem Betrag brutto kommen zu dir unter Offen.	500 €
Aufschlag auf Material	Wenn ein Beleg auf die Rechnung an den Auftraggeber kommt.	15 %
Verkauf aus dem Einkauf	Aufschlag auf den Einkaufspreis – für jedes Material ohne eigenen Preis.	20 %
KI liest Belege	Stufe und was die KI darf – unter Automatik. Nur mit dem Plugin KI im Büro.	–
Zum Steuerberater	Lesezugang, Upload Mail und DATEV-Nummern – unter Steuerbüro & DATEV.	–

AchtungSpeicher im AboDie Fotos liegen im Speicher deines Betriebs. Ohne gebuchten Speicher nimmt die App keinen Beleg an – und vorher muss deine E-Mail-Adresse bestätigt sein.

Der Weg eines Belegs

Auf jeder Beleg-Seite steht unter „Wo der Beleg steht“, wer welchen Schritt gemacht hat – du, die KI oder eine feste Regel.

Vom Foto bis zum Steuerberater – jeder Schritt sagt, wer ihn gemacht hat.

Stand	Was er heißt
Wird gelesen	Die KI liest gerade.
Zu prüfen	Etwas ist offen: die Baustelle unsicher, der Betrag ab deiner Grenze, der Beleg unleserlich, kein Datum oder ein anderer Steuersatz als 19, 7 und 0 %. Auch jeder Beleg, solange die KI unter Automatik nicht auf „Von selbst“ steht.
Zugeordnet	Gelesen und zugeordnet – fertig.
Storniert	Gilt nicht mehr, bleibt aber stehen.

Marke in der Liste	Was sie sagt
KI gelesen · E-Rechnung · Von Hand	wie die Angaben hineinkamen
Ohne Baustelle	Material, dem noch die Baustelle fehlt
Im Rechnungsentwurf	steht schon auf einem Entwurf
Auf RE-…	steht auf dieser gestellten Rechnung
Nicht weiterberechnet	kommt nicht auf eine Rechnung

Unter „Was die KI dazu sagt“ steht je Feld, warum sie so gelesen hat – Lieferant, Baustelle, Art, Bezahlung, Betrag. Ist sie unsicher, bleibt der Beleg „Zu prüfen“, statt still falsch zu buchen.

Auf die Rechnung an den Kunden

Mit dem Plugin Rechnungen: Unter „Positionen und Weiterberechnen“ steht oben der Haken „Auf die Rechnung an den Auftraggeber der Baustelle“ für den ganzen Beleg, darunter ein Haken je Zeile.

Was angehakt ist, kommt netto mit deinem Aufschlag in den nächsten Rechnungsentwurf des Auftraggebers. Ist der Haken oben aus, zählt keine Zeile.
Hat die KI keine Positionen gelesen, kommt der Nettobetrag als eine Zeile auf die Rechnung.
Ist eine Zeile einem Material zugeordnet, steht dort „über den Rapport“: Berechnet wird, was im Rapport steht – nicht noch einmal über den Beleg.
Steht der Beleg auf einer gestellten Rechnung, lässt er sich nur noch über ein Storno der Rechnung ändern.

Art	SKR 03	SKR 04	Ab Werk auf die Rechnung
Material	3400	5400	ja
Fremdleistung, Nachunternehmer	3100	5900	nein
Entsorgung, Deponie	4969	6859	ja
Gerätemiete	4960	6835	ja
Kraftstoff	4530	6530	nein
Fahrzeug, Reparatur	4540	6540	nein
Werkzeug, Kleingeräte	4985	6845	nein
Miete, Halle, Lager	4210	6310	nein
Versicherung	4360	6400	nein
Telefon, Internet, Software	4920	6805	nein
Werbung	4600	6600	nein
Büro, Porto	4930	6815	nein
Sonstiges	4900	6300	nein

Liest die KI den Beleg, setzt die Art beide Haken – oben und je Zeile. Wählst du danach eine andere Art, folgt nur der Haken oben; die Zeilen bleiben, wie sie sind. Eine E-Rechnung kommt immer angehakt. Das Konto kommt aus der Art und dem Kontenrahmen unter Steuerbüro & DATEV. Ohne Angabe gilt SKR 03.

Belege und Material

Lieferschein, Kassenzettel, Rechnung: Jede Zeile ist ein Material – oder keins, etwa Pfand oder Fracht.

Das Fenster „Beleg zuordnen“ schlägt je Zeile das Material vor – erst nach der Schreibweise, dann nach der KI. Die Marke sagt woher: „Schreibweise“, „KI · sicher“, „KI · bitte prüfen“, „E-Rechnung“ oder „von Hand“.

Wohin	Was „Übernehmen“ bucht
Ins Lager	einen Eingang ins Lager. Ohne das Plugin Material heißt die Wahl „Für den Betrieb“, und es zählt nur als gekauft.
Auf die Baustelle	eine Lieferung direkt auf die Baustelle des Belegs
Kein Material	nichts

Dazu übernimmt die App den Einkaufspreis je Einheit – solange unter Automatik „Einkaufspreis aus Belegen“ an ist – und hakt eine offene Bestellung als angekommen ab. Zuordnen und übernehmen darf nur der Inhaber. „Buchungen zurücknehmen“ nimmt Eingang und Lieferungen wieder heraus – die Einkaufspreise bleiben.

Mehr zum Plugin Material ›

Wer darf was

	Mitarbeiter	Inhaber
Beleg erfassen	wenn du es erlaubst	ja
Belege sehen	nur die eigenen	alle
Eigenen Beleg ändern	solange er auf keiner gestellten Rechnung steht – der Inhaber sieht ihn danach noch einmal „Zu prüfen“	ja, er gilt danach als geprüft
Beleg stornieren	den eigenen	ja
Haken „Auf die Rechnung“, Konto, Aufschlag	nein	ja
Material zuordnen	nein	ja
Reiter „Zahlen“	nein	ja

Zum Steuerberater

Unten auf der Seite Belege steht für jeden Monat „Für den Steuerberater“.

Knopf	Was er liefert
DATEV-Datei	den Buchungsstapel des Monats
Liste (CSV)	alle Belege des Monats als Tabelle
DATEV Upload Mail	die Belege an DATEV Unternehmen online – wenn die Adresse unter Steuerbüro & DATEV steht
Belege an DATEV übertragen	Buchungsstapel und Bilder direkt in deinen Mandanten – mit dem Plugin DATEV

AchtungStornieren statt löschenEin Beleg bleibt stehen, auch wenn er nicht mehr gilt – „Beleg stornieren“ nimmt ihn aus Rechnungsentwürfen und der Buchhaltung. Steht er auf einer gestellten Rechnung, stornierst du zuerst die Rechnung. Ganz gelöscht wird nur ein Beleg, der jünger als ein Tag ist, auf keiner Rechnung steht, aus dem laufenden Monat ist und noch nicht bei DATEV liegt.

Mehr zum Plugin DATEV ›

Rechner und Handy

	Am Rechner	Am Handy
Erfassen, fotografieren	Datei wählen	Kamera, Fotos oder Datei
Liste, Monat, Filter, Summen, Stand	ja	ja
Beleg ändern, prüfen, Material zuordnen	ja	ja
DATEV-Datei und Liste des Monats	ja	nein – auf der Webseite
Ohne Netz	braucht Internet	nein – Belege gehen nur mit Netz

Deine Leute

Fotografieren ihre Einkäufe selbst – wenn du es erlaubst.

Was von selbst gehen kann

Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.

Belege auslesenAus Foto oder PDF: Lieferant, Datum, Beträge je Steuersatz – dazu Baustelle und Art.

Belege dem Material zuordnenLiest Lieferschein und Rechnung, ordnet jede Zeile einem Material zu und bucht Eingang oder Lieferung auf die Baustelle. Vorbereiten: Jeder Beleg wartet, du bestätigst. Von selbst: Sichere gehen durch, Neues und Unsicheres wartet.

Einkaufspreis aus BelegenNimmt den Preis je Einheit aus jedem zugeordneten Beleg. Ein Verkauf aus dem Aufschlag zieht mit, ein eigener bleibt.

Wenn du es ausschaltest

Keine neuen Belege. Alle Fotos bleiben.

Passt dazu

Rechnungen ›Einkäufe weiterberechnen KI im Büro ›Belege lesen DATEV ›Belege direkt zum Steuerberater

Häufige Fragen

Muss ich meinem Steuerberater jeden Monat etwas schicken?Nein. Schalte unter Steuerbüro & DATEV den Lesezugang ein: Sobald der Monat um ist, liegen die Belege mit Foto auf seinem Link, und er lädt sich die Dateien selbst.

Die KI hat die falsche Baustelle gewählt.Öffne den Beleg und wähl unter „Angaben“ die richtige Baustelle – oder „Keine – für den Betrieb“. Speicherst du als Inhaber, gilt er danach als geprüft.

Ich habe etwas privat bezahlt.Wähl bei „Wie bezahlt?“ „Selbst ausgelegt“. Der Inhaber sieht es und erstattet es dir.

Geht das auch ohne KI?Ja. Dann trägst du Lieferant, Datum und Beträge je Steuersatz selbst ein. Mit der KI kostet jedes Lesen KI-Credits.

Gehört ein Beleg auch ohne Baustelle in die App?Ja – etwa Werkzeug, Versicherung oder Büro. Er geht zum Steuerberater, aber auf keine Rechnung an einen Kunden.

Kann ich einen Beleg zu einem bestimmten Rapport fotografieren?Ja, am offenen Rapport mit „Beleg zu diesem Rapport“. Baustelle und Rapport stehen damit fest.