Stunden für die LohnabrechnungLohn
Team und Zeitnur ChefRechner und Handy
Am Monatsende die Stunden fürs Lohnbüro zusammensuchen. Prüfen, freigeben, senden – als PDF, mit DATEV auch als Datei.
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BrauchtStunden und Urlaub
Am HandyTeilweise – Wer den Lohn machen darf, ohne Inhaber zu sein, kommt in den Browser. Lohnkosten trägst du am Rechner ein, sehen kannst du sie auch am Handy.
DokumenteLohn
Von selbst8 Regeln der Automatik
Das brauchst du
Wer deinen Lohn macht – und wenn es ein Büro ist, Name und E-Mail.
Braucht das Plugin „Stunden und Urlaub“.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Lohn in der Leiste: Monat prüfen, freigeben, senden – an einen oder mehrere Empfänger
- Vertrag am Mitarbeiter: Lohn, Beschäftigung, Personalnummer
- Für Mitarbeiter: „Monat bestätigen“ unter Offen
- Nach Wahl: neue Leute und Änderungen, Lohnabrechnungen verteilen, Lohnkosten, Fristen
Schritt für Schritt
- 1Wer macht deinen Lohn?Beim Einschalten wählst du einen von vier Wegen – danach richtet sich, was die App am Monatsende fertig macht und wohin es geht.
- 2Wohin geht der Lohn?Name und E-Mail deines Lohnbüros oder Steuerberaters. Machst du den Lohn selbst, überspringst du das.
- 3Deine Leute bestätigenAm Monatsende unterschreibt jeder in „Meine Zeiten“ seinen Stundenzettel. Bei dir steht der Monat dann auf „Bestätigt“.
- 4Prüfen und freigebenUnter Lohn steht je Person, was noch fehlt – mit dem Knopf zur Lösung. Passt alles, tippst du an der Person auf „Monat freigeben“ oder oben im Band auf „2 freigeben“.
- 5SendenMit „Vorschau und senden“ siehst du jede Mail vor dem Senden – über dein Firmenpostfach oder deine Mail-App. Danach steht der Monat auf „Gesendet“.
Kurzfassung
- Lohn sammelt am Monatsende Stunden, Urlaub, Krank und Zuschläge je Person und bringt sie zu dem, der deinen Lohn macht.
- Eine Frage beim Einschalten legt fest, was fertig wird: PDF mit DATEV-Datei, PDF mit Excel, Dateien zum Herunterladen oder nur die Stunden.
- Jeder Monat geht durch vier Stände: Offen, Bestätigt, Freigegeben, Gesendet.
- Gesendet wird erst, wenn du auf „Senden“ tippst. Ab Werk geht keine Mail von selbst.
- Den Lohn machen kann außer dir nur, wem du an seiner Mitarbeiterseite „Darf den Lohn machen“ einschaltest – etwa deine Bürokraft.
Wer macht deinen Lohn?
Vier Wege – du änderst ihn jederzeit unter Plugin › Einrichtung.
| Weg | Was am Monatsende bereitliegt | Freigeben | |
|---|---|---|---|
| Steuerberater mit DATEV | PDF und die Datei für LODAS oder Lohn und Gehalt | ja, jeden Monat | liegt bereit, du tippst Senden – die Kanzlei kann auch über ihren Link abholen |
| Lohnbüro mit anderem Programm | PDF und eine Excel-Datei – etwa für Lexware, Agenda, Addison | ja, jeden Monat | liegt bereit, du tippst Senden |
| Ich mache den Lohn selbst | Unter Lohn › Datei: PDF, DATEV-Datei oder Excel zum Herunterladen | ja, jeden Monat | keine – kein Empfänger |
| Ich brauche nur die Stunden | Stunden, Konto, Urlaub und Krank je Person und Monat, Stundenzettel als PDF oder Excel | nein | keine |
Beim Weg „anderes Programm“ legst du die Lohnarten einmal mit dem Lohnbüro fest.
Die vier Stände eines Monats
| Stand | Wer ist dran | Was geschieht |
|---|---|---|
| Offen | Mitarbeiter ist dran | Er trägt ein, klärt offene Tage und bestätigt seinen Monat. |
| Bestätigt | Du bist dran | Du prüfst und gibst frei – Überstunden, Spesen und was dazukommt. |
| Freigegeben | bereit zum Senden | Die Werte sind festgeschrieben. Neu öffnen geht bis zum Senden. |
| Gesendet | beim Lohnbüro | Wer später freigibt, geht mit einer zweiten Mail nach. |
Gut zu wissenMuss der Mitarbeiter bestätigen?Eine Einstellung des Plugins. Steht sie auf Ja, gibst du erst frei, wenn die Person ihren Monat bestätigt hat. Gibst du frei, obwohl noch etwas offen war, steht dort: „Freigegeben, obwohl noch etwas offen war – sieh es dir an, bevor du sendest.“
Prüfen und freigeben
Oben ‹ Monat › und ein Satz zum Stand, darunter je Person Vertrag, Ist und Soll, Konto, Abwesenheiten, Stand und die Spalte „Was fehlt“. Wer aufhält, steht zuerst.
| Vor dem Freigeben prüft die App | Beispiel |
|---|---|
| Einsätze in Rapporten, die noch nicht abgeschlossen sind | Sie zählen erst danach mit. |
| Enden, die nur geschätzt sind | Bitte bestätigen oder berichtigen. |
| Arbeitstage ohne Zeit und ohne Abwesenheit | Ein Tipp öffnet „Tage ohne Eintrag“: Urlaub, Krank, Frei, Unbezahlt frei, Überstundenabbau – oder „Doch gearbeitet – Zeit nachtragen ›“. |
| Keine Monatsstunden eingetragen | Ohne sie gibt es kein Soll und kein Arbeitszeitkonto. |
| Arbeitszeitgesetz | Mehr als 10 h am Tag, Pause zu kurz, weniger als 11 h Ruhe seit dem Vortag. |
| Krank über längere Zeit | Wann die Entgeltfortzahlung nach 6 Wochen endet. |
| Mindestlohn und Minijob | Stundenlohn oder Gehalt je Stunde unter dem Mindestlohn, Minijob über der Grenze. |
| Arbeitszeitkonto | Über der Hälfte der Monatsstunden (§ 2 Abs. 2 MiLoG) oder im Minus. |
| Urlaub | Mehr Urlaub eingetragen als vereinbart. |
Überstunden
„Aufs Konto“, „Auszahlen“ oder „Teilweise“ – du siehst den neuen Kontostand gleich daneben.Spesen
Tage über 8 Stunden unterwegs, An- und Abreisetage, volle Tage – vorgeschlagen aus den Rapporten. Mit dem Teil „Spesen und Zuschläge“.Dazu
Vorschuss, Prämie, Sachbezug oder Sonstiges – als Betrag für diesen Monat.Alle freigeben
In der letzten Woche des Monats, danach und in der Woche vor „Meldung bis zum“ steht oben ein Band, etwa „2 ohne offene Punkte · Paul Krüger, Anna Schulz“. „2 freigeben“ nimmt Überstunden aufs Konto und Spesen wie aus den Rapporten. Wer nicht dabei ist, gibst du einzeln frei.Senden und Empfänger
„Vorschau und senden“ geht in drei Schritten: prüfen, die Summen je Lohnart oder je Mitarbeiter ansehen, dann die Mail. Mit geht, wer freigegeben ist.
| Weg des Empfängers | So kommt der Lohn an |
|---|---|
| Per Mail | Über dein Postfach – ohne Postfach öffnet „Senden“ deine Mail-App mit allem drin. |
| Holt selbst ab | Über den Lohnbüro-Link, mit Hochladen der Abrechnungen. Du siehst, wann zuletzt abgeholt wurde. |
| DATEV direkt | Auf Anfrage – mit dem Plugin DATEV. Die Mail geht dann ohne Importdatei, zur Kontrolle. |
- Neben dem Lohnbüro trägst du unter „Empfänger“ bis zu 10 weitere ein – etwa dein Büro – und dazu die „Kopie an dich“.
- Je Empfänger wählst du, was er bekommt: PDF, DATEV-Datei, Excel, Krankmeldungen, Änderungen.
- Bei DATEV LODAS und Lohn und Gehalt kommt zur Meldung eine Importdatei mit.
AchtungVon selbst nur mit PostfachDie Automatik kann die Mail „Lohn senden“ vorbereiten – dann steht oben „Mail an … liegt bereit“. Von selbst senden geht nur mit verbundenem Postfach.
Der Link fürs Lohnbüro ›Einstellungen
Plugin Lohn › Einrichtung: „So läuft dein Lohn“, „Was dazugehört“ und die Einstellungen.
| Einstellung | Was sie tut |
|---|---|
| „Meldung bis zum“ | Der Tag im Monat, bis zu dem das Lohnbüro die Zahlen braucht. |
| „Rest des Monats schätzen“ | Vor dem Monatsende zählt der Rest nach Plan. Weicht es ab, geht der Unterschied als Korrektur mit dem nächsten Monat – bei Stundenlohn als Stunden, beim Gehalt aufs Konto. |
| „Muss der Mitarbeiter bestätigen?“ | Ja: Du gibst erst frei, wenn die Person ihren Monat bestätigt hat. |
| „Abrechnung mit Versatz“ | An: Die Stunden eines Monats gehen mit dem Lohn des Folgemonats. |
| „Lohnprogramm“ | Für DATEV LODAS und Lohn und Gehalt kommt eine Importdatei mit. |
| „Berater- und Mandantennummer“ | Stehen unter Einstellungen › Steuerbüro – dieselben für Lohn, Rechnungen und Belege. Fehlen sie, geht erst einmal nur das PDF. |
| „Lohnarten“ | Die Nummern nennt der Steuerberater – eine Lohnart wie „1000“ oder ein Bearbeitungsschlüssel wie „BS 71“. Was leer bleibt, steht nur auf dem PDF, nicht in der DATEV-Datei. |
Beim Weg „Ich brauche nur die Stunden“ gibt es kein Freigeben. Dann fehlen „Rest des Monats schätzen“ und „Muss der Mitarbeiter bestätigen?“.
Was dazugehört
Die Monatsmeldung ist immer dabei. Den Rest schaltest du einzeln dazu.
| Teil | Was es bringt | Ab Werk |
|---|---|---|
| Monatsmeldung | Stunden, Urlaub, Krank, Zuschläge – immer dabei | an |
| Spesen und Zuschläge | Verpflegung aus den Rapporten, Nacht, Sonntag, Feiertag | an |
| Neue Leute und Änderungen | Fragebogen am Handy, Lohnerhöhung, Austritt – ans Lohnbüro | aus |
| Lohnabrechnungen verteilen | Was das Lohnbüro zurückgibt, landet bei jedem in der App | aus |
| Lohnkosten | Echte Kosten je Stunde für die Nachkalkulation | aus |
| Jahr und Fristen | Probezeit, Befristung, Urlaub läuft ab, Berufsgenossenschaft | aus |
Neue Leute und Änderungen
Änderst du am Mitarbeiter Lohn, Stunden, Eintritt oder Austritt, entsteht die Änderung fürs Lohnbüro von selbst. Neue Leute füllen den Fragebogen am eigenen Handy aus – dafür brauchen sie einen Zugang über das Plugin Team. Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN liegen verschlüsselt und werden nach dem Senden gelöscht.Lohnabrechnungen verteilen
Eine PDF mit allen oder eine je Person – die Seiten werden den Personen zugeordnet. Jeder findet seine unter „Meine Lohnabrechnungen“.Jahr und Fristen
Was in den nächsten 90 Tagen ansteht: Probezeit und Befristung enden, jemand geht, Urlaub läuft ab, der Mindestlohn steigt, der Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft bis zum 16. Februar.Wer darf was
| Mitarbeiter | + Darf den Lohn machen | Inhaber | |
|---|---|---|---|
| Eigenen Monat ansehen und bestätigen | ja | ja | ja |
| Lohn prüfen, freigeben, senden | nein | ja, außer dem eigenen Monat | ja |
| Stundenlöhne und Gehälter sehen | nein | ja | ja |
| Einstellungen, Empfänger, Automatik, Verträge | nein | nein | ja |
Den Schalter „Darf den Lohn machen“ setzt der Inhaber an der Seite des Mitarbeiters – etwa für die Bürokraft. Ihren eigenen Monat gibt der Inhaber frei.
Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Monat, Person, freigeben, senden (Inhaber) | ja | ja, unter Ich › Mehr › Lohn – die Dateien baut das Handy auch ohne Netz |
| Änderungen und Lohnabrechnungen | ja | ja, mit Netz |
| Lohn mit „Darf den Lohn machen“ | ja | öffnet die Webseite: „Den Lohn machst du auf der Webseite – dort ist alles: Monat, Personen, Senden.“ |
| Lohnkosten eintragen | ja | am Rechner |
Deine Leute
Bestätigen ihren Monat. Beträge in Euro sehen sie nie.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
An den Monat erinnern3 Tage vor dem Stichtag eine Mail an die, denen Tage fehlen oder die ihren Monat noch nicht bestätigt haben.
Lohn freigebenWer seinen Monat bestätigt hat und nichts Zwingendes offen ist. Muss niemand bestätigen, auch den Vormonat aller ohne offene Punkte und ohne Tage ohne Eintrag.
Verpflegungspauschale nach VorschlagBei der Freigabe die Tage mit mehr als acht Stunden auswärts.
Lohn ans Lohnbüro sendenDie Monatsmail an deine Empfänger – mit PDF und Datei.
Korrektur nachschickenÄndert sich ein gesendeter Monat, geht die Korrektur ans Lohnbüro.
Neue Leute und Änderungen meldenFragebogen, Lohnerhöhung, Austritt – ans Lohnbüro, neue Leute vor dem ersten Tag.
Lohnabrechnungen verteilenWas das Lohnbüro hochlädt, landet bei jedem in der App. Eine Sammel-PDF teilt die KI auf die Personen auf.
An den Lohn-Stichtag erinnern2 Tage vorher eine Mail an dich, wenn im Lohn noch etwas offen ist.
Dokumente
Lohn – Monatsmeldung fürs Lohnbüro. Unter Dokumente als PDF.
Wenn du es ausschaltest
Kein neuer Lohnmonat. Gesendete Monate und Verträge bleiben.
Passt dazu
Häufige Fragen
Brauche ich DATEV?Nein. Für ein anderes Lohnprogramm gibt es PDF und Excel, wer selbst rechnet, lädt die Dateien herunter, und wer nur die Stunden braucht, bekommt die Monatsübersicht.
Geht die Mail ans Lohnbüro von selbst raus?Ab Werk nie. Du siehst jede Mail vor dem Senden. Von selbst geht es nur, wenn du das in der Automatik einstellst und ein Postfach verbunden hast.
Nach der Freigabe hat sich noch eine Zeit geändert.Dann steht an der Person „Nach der Freigabe geändert“. Gib den Monat neu frei – war er schon beim Lohnbüro, sende ihn danach erneut. Hast du den Rest des Monats geschätzt, geht der Unterschied als Korrektur mit dem nächsten Monat.
Meine Bürokraft soll den Lohn machen.Schalte an ihrer Mitarbeiterseite „Darf den Lohn machen“ ein. Sie prüft, gibt frei und sendet – nur ihren eigenen Monat gibst du frei.
Ein Mitarbeiter hat seinen Monat nicht bestätigt.Steht „Muss der Mitarbeiter bestätigen?“ auf Ja, wartet die Freigabe auf ihn. Sonst kannst du trotzdem freigeben – die App sagt dir dann, dass noch etwas offen war.
Mein Lohnbüro will keine Mails.Dann stell beim Empfänger „Holt selbst ab“ ein. Das Lohnbüro holt die freigegebenen Monate über seinen Link und lädt die Abrechnungen dort hoch.
Sieht mein Mitarbeiter, was die Kollegen verdienen?Nein. Er sieht seinen eigenen Monat und seine eigene Lohnabrechnung, nie Beträge anderer.