Meldungen und Terminanfragen per QR-AushangKundenformulare

Baustelle und AuftraggeberKunden und ChefRechner und Handy

Meldungen kommen per Anruf, Zettel und Zuruf – und gehen unter. Über den QR-Aushang melden Kunden selbst, schreiben dir und fragen Termine an.

Kostenlos startenEingerichtet in 3 Minuten

Auf einen Blick

Für wenKunden und Chef

Einrichten3 Minuten

BrauchtPostfach

Am HandyTeilweise – Aushänge wählen und „Termin zusagen“ an einer Meldung: im Browser.

DokumenteQR-Codes und Aushänge

Von selbst2 Regeln der Automatik

Das brauchst du

Dein Postfach (E-Mail kommt mit), deine Telefonnummer und wann ihr erreichbar seid.

Braucht das Plugin „Postfach“.

So fängst du an

Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.

Was dazukommt

QR-Aushänge für Baustellen
Visitenkarte mit „Termin anfragen“, „Meldung schreiben“ und „Nachricht schreiben“
Mit Kundenzugang: „Meldung schreiben“ auch im Zugang des Auftraggebers

Schritt für Schritt

1Postfach verbindenDie Formulare gehen über dein Firmenpostfach – das verbindest du mit dem Plugin Postfach. Ohne Postfach nehmen sie nichts an.
2Formulare wählenAuf der Seite des Plugins unter „Formulare“: „Termin anfragen“, „Meldung schreiben“, „Nachricht schreiben“.
3Aushang je BaustelleAn der Baustelle „Meldung schreiben“ einschalten. Dann gibt es einen Link und einen QR-Aushang nur für dieses Haus.
4Aufhängen und teilenDen Aushang ins Treppenhaus hängen, die Visitenkarte teilen oder auf deine Webseite setzen.
5Eingang bearbeitenWas reinkommt, steht unter Meldungen und in der Planung unter „Zu planen“. Dort planst du ein, sagst einen Termin zu oder wählst „Nicht machen …“.

Kurzfassung

Kunden, Mieter und Hausverwaltungen melden sich ohne Anruf und ohne Konto – über einen QR-Aushang, deine Visitenkarte oder deine Webseite.
Jede Meldung und jede Anfrage kommt als Mail ins Büro und wird gleich gespeichert.
Gespeichert wird jede als Auftrag „Noch offen“: Du siehst sie unter Meldungen und planst sie in der Planung ein.
Hat der Absender eine E-Mail angegeben, bekommt er auf Wunsch sofort „Ist angekommen“ aus deinem Postfach – ohne seinen Text.
Alles Weitere an den Kunden – Zusage oder Absage – geht nur per Knopf, aus deinem Postfach.

Wofür und für wen

HausmeisterAushang

Im Treppenhaus hängt „Etwas zu melden?“. Ein Mieter scannt den Code und schreibt „Licht im Keller geht nicht“.

GartenVisitenkarte

Auf dem Transporter klebt die Visitenkarte. Ein Nachbar fragt „Termin anfragen“: die Birke hinterm Haus muss weg.

Elektro und SanitärWebseite

Auf deiner Webseite steht das Formular. Der Kunde sagt, wann es ihm passt – „lieber vormittags“.

HausverwaltungKundenzugang

Mit dem Plugin Kundenzugang meldet sie Schäden direkt in ihrem Zugang.

Die drei Formulare

Formular	Was der Kunde tut	Was bei dir ankommt	Ab Werk
Termin anfragen	sagt, wann es ihm passt	eine Mail mit dem Link „Termin zusagen“, dazu eine Terminanfrage unter „Zu planen“	aus
Meldung schreiben	schildert sein Anliegen – auch am Aushang jeder Baustelle und im Kundenzugang	eine Mail ans Büro und die Betreuer der Baustelle, dazu eine Meldung unter „Zu planen“	an
Nachricht schreiben	schreibt dir frei	eine Mail ins Büro – „Antworten“ geht an den Absender –, dazu eine Anfrage unter „Zu planen“	an

„Termin anfragen“ und „Nachricht schreiben“ stehen auf der Visitenkarte – einschalten lassen sie sich, sobald sie unter „Teilen“ an ist. Eine Meldung bekommt „Bis spätestens“ in wenigen Tagen, eine Anfrage in gut zwei Wochen.

Nimmt dir Arbeit abWer die Meldung bekommtEine Meldung von einer Baustelle geht ans Büro und an bis zu zwei Mitarbeiter, die diese Baustelle betreuen und einen Zugang haben. Wer sie trotzdem sehen will, sieht sie an der Baustelle.

Der Aushang an der Baustelle

Ein Link nur für dieses Haus – wer davor steht, landet auf deiner Karte mit diesem Haus als Ort.

Knopf an der Baustelle	Was er tut
Einschalten	Kunden können über den Aushang melden. Einschalten kann der Inhaber.
Neuer Link	ein neuer Schlüssel – der alte Link und gedruckte Aushänge nehmen danach nichts mehr an
Ausschalten	der Link und gedruckte Aushänge nehmen nichts mehr an
QR-Code, Als PDF teilen	am Handy: der Code groß zum Abscannen vom Bildschirm, der Aushang als PDF

Viele Aushänge auf einmal druckst du am Rechner unter Dokumente › QR-Codes und Aushänge.

AchtungStillgelegte BaustelleIst die Baustelle stillgelegt, nimmt „Meldung schreiben“ dort nichts an.

Zur Visitenkarte gibt es ein eigenes Blatt – fürs Fahrzeug, den Bauzaun, die Klingel. Es verspricht nur, was die Karte kann: „melden“ nur, wenn die Meldung dort auch ein Ziel hat.

Deine Visitenkarte einrichten

Name, Logo, Anschrift und Telefon kommen aus „Betrieb“. Hier stellst du nur ein, was dazukommt.

Einstellung	Was sie tut
Farbe	Kopf und Knöpfe – auch beim Melden, Anfragen und Schreiben. Rot, Orange, Grün, Petrol, Blau, Violett, Beere oder Graphit.
Das machen wir	zwei, drei Sätze unter dem Namen
Erreichbar	steht oben unter dem Namen, etwa „Mo–Fr 7–16 Uhr“
Notfallnummer	auch über jedem „Meldung schreiben“; leer: die gewöhnliche Nummer
Links	Social Media, Bewertungen, Webshop – ohne Titel als Zeichen, mit Titel als Knopf, etwa „Preisliste“
Auf deiner Webseite	Termine, Meldungen oder die ganze Karte auf deiner eigenen Webseite – mit WordPress, Wix, Jimdo oder selbst gebaut

Bestätigung an den Absender	Ab Werk
Bei Terminanfragen	an
Bei Meldungen – Karte, Aushang und Kundenzugang	an
Bei Nachrichten	an

„Ist angekommen“ an den, der geschrieben hat – ohne den getippten Text, über dein Firmenpostfach.

Was du mit dem Eingang machst

Die Seite Meldungen zeigt den Eingang mit Kontakt und Stand. Eingeteilt wird in der Planung unter „Zu planen“.

Knopf	Was passiert
Termin zusagen …	Tag, Uhrzeit, wer und eine Nachricht. „Zusagen und eintragen“ schickt die Mail und macht einen festen Termin daraus; „Nur eintragen“ ohne Mail.
Nicht machen …	mit Grund, etwa „Das übernimmt die Hausverwaltung selbst.“ – auf Wunsch mit „Bescheid geben“
Bescheid geben	eine Mail an den Melder; du siehst sie, bevor sie aus deinem Postfach rausgeht
Anrufen, Mail schreiben	aus der Karte „Gemeldet von“ am Auftrag

Reiter unter Meldungen	Was dort steht
Zu planen	noch kein Tag oder keine Leute
Eingeplant	mit Tag und Leuten, auch was gerade läuft
Erledigt	was erledigt ist
Nicht machen	mit dem Grund
Alle	alles zusammen

Name, Telefon und E-Mail des Melders bleiben beim Einplanen erhalten. Sehen kann sie, wer eingeteilt ist.

Gut zu wissenOhne PlanungMeldungen gibt es mit diesem Plugin auch ohne die Planung. Ein Klick auf die Baustelle führt dann in den Reiter Offen.

Mehr zum Plugin Planung ›Mehr zum Plugin Postfach ›

Wer darf was

	Mitarbeiter	Inhaber
Formulare und Visitenkarte einrichten	nein	ja
„Meldung schreiben“ an einer Baustelle einschalten	nein	ja
Meldungen der eigenen Baustellen per Mail	ja, wer sie betreut und einen Zugang hat	ja
„Termin zusagen …“	nur über den Link in der Mail, wenn „Dürfen an Auftraggeber schreiben“ an ist	ja
Viele Aushänge auf einmal drucken	nein	ja

Wer die Meldungs-Mails nicht will, schaltet sie für sich unter Einstellungen › Postfach bei „Meldungen meiner Baustellen per Mail“ aus. Am Handy öffnet das die Webseite. Ist „Dürfen an Auftraggeber schreiben“ aus, sieht ein Mitarbeiter beim Link „Termine sagt der Inhaber zu.“

Rechner und Handy

Was	Am Rechner	Am Handy
Formulare, Farbe, Bestätigungen	ja	ja
Vorschau der Karte, Links, Einbetten	ja	nein
Aushang einer Baustelle	ja	ja, mit QR-Code auf dem Bildschirm und als PDF
Viele Aushänge wählen und drucken	ja	nein
„Termin zusagen …“ und „Bescheid geben“	ja	öffnet die Webseite

Für die Kunden braucht es nichts: kein Konto, keine Anmeldung, keine App.

Deine Leute

Wer eine Baustelle betreut, bekommt ihre Meldungen.

Was von selbst gehen kann

Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.

Anfragen aus den FormularenTermin, Meldung, Nachricht – in der Planung unter „Zu planen“, mit dem Wunsch des Kunden.

EingangsbestätigungWenn er über ein Formular schreibt – „Ist angekommen“, ohne seinen Text.

Dokumente

QR-Codes und Aushänge – Zum Aufhängen und Aufkleben. Unter Dokumente als PDF.

Wenn du es ausschaltest

Die Aushänge zeigen nur noch Telefon und Adresse. Eingegangene Meldungen bleiben.

Passt dazu

Planung ›eine Terminanfrage wird ein Auftrag Kundenzugang ›Rapporte online unterschreiben

Häufige Fragen

Brauchen meine Kunden eine App oder ein Konto?Nein. Sie scannen den Code oder öffnen den Link und schreiben – ohne Konto, ohne Anmeldung.

Warum nehmen die Formulare nichts an?Ohne verbundenes Firmenpostfach nehmen die Formulare nichts an. Verbinde es auf der Seite des Plugins Postfach.

Ein Aushang ist in falsche Hände geraten.An der Baustelle auf „Neuer Link“. Der alte Link und gedruckte Aushänge nehmen danach nichts mehr an – häng den neuen Aushang auf.

Bekommt jeder Mitarbeiter jede Meldung?Nein. Neben dem Büro bekommen sie höchstens zwei, die diese Baustelle betreuen und einen Zugang haben. So wird aus einer Meldung keine Flut.

Sieht der Absender in der Bestätigung seinen Text?Nein. Die Bestätigung sagt nur „Ist angekommen“ – ohne den getippten Text.

Kann ich einem Kunden absagen?Ja. „Nicht machen …“ mit einem Grund und, wenn du magst, „Bescheid geben“. Die Mail siehst du vorher.

Kann ein Kunde ein Foto mitschicken?Das Meldeformular nimmt Text, Name, Ort, Wohnung und wie man ihn erreicht. Fotos macht ihr vor Ort am Rapport.