Fahrtenbuch für Firmenwagen und TransporterFahrtenbuch
Geldfür alleRechner und Handy
Das Finanzamt will ein Fahrtenbuch, und keiner führt es. Ziel und Zweck kommen aus dem Rapport – getippt wird nur der km-Stand.
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Am HandyAlles
DokumenteFahrtenbuch
Von selbst1 Regel der Automatik
Das brauchst du
Den km-Stand jedes Fahrzeugs heute.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Seite „Fahrtenbuch“ je Fahrzeug: Fahrten der Woche, offene, Nachweis als PDF und Tabelle
- Am Abend: „Was steht auf dem Tacho?“ – Strecke und Zweck aus den Rapporten
- Ändern nur mit Grund, der alte Wert bleibt sichtbar; später als 7 Tage: „nachgetragen“
- Privatfahrten für Fahrzeuge, die auch privat gefahren werden
- Keine Ortung – nur der km-Stand
Schritt für Schritt
- 1Fahrzeuge eintragenNach dem Einschalten auf „Fahrzeuge eintragen“: je Fahrzeug das Kennzeichen, der „km-Stand heute“ und ob es „Nur für den Betrieb“ ist oder „Auch privat“ gefahren wird. Mit „Eintragen“ beginnt das Fahrtenbuch.
- 2Fahrzeug im RapportIm Alltag steht das Fahrzeug wie bisher im Rapport. Mehr ist tagsüber nicht zu tun.
- 3Am AbendAm Handy fragt die App: „Was steht auf dem Tacho?“ Strecke und Zweck stehen schon da – aus deinen Rapporten von heute.
- 4km-Stand tippenUnter „km-Stand jetzt“ den Tacho eintragen und „Fahrt sichern“. Stand das Fahrzeug, tippst du „Heute nicht gefahren“.
- 5NachweisAuf der Seite „Fahrtenbuch“ unter „Nachweis“: das Jahr als PDF je Fahrzeug oder „Als Tabelle“ für dein Steuerbüro.
Kurzfassung
- Je Fahrzeug und Tag eine Fahrt: vom Hof über die Baustellen deiner Rapporte zurück zum Hof, der Zweck aus den Auftraggebern.
- Getippt wird nur der km-Stand am Abend. Der Anfang ist das Ende der Fahrt davor.
- Am Handy fragt die App am Abend nach dem Tacho – mit der Stempeluhr gleich nach dem Ausstempeln, sonst nach dem Abschließen deines letzten Rapports.
- Was noch keinen km-Stand hat, steht als offene Fahrt oben auf der Seite und unter Offen – bis 30 Tage zurück.
- Fahrer sehen das Fahrtenbuch ihres Fahrzeugs, wer die Listen pflegt, sieht alle.
Wofür und für wen
Hausmeisterdienst mit Transporter
Vier Objekte am Tag. Die Strecke steht abends schon da – „Hof → Am Wall 12 → Parkstraße 3 → Hof“ –, getippt wird nur der Tacho.Gartenbau mit Pritsche
Der Wagen steht im Rapport des Vorarbeiters. Er bekommt am Abend die Frage nach dem Tacho und trägt den km-Stand ein – die Kolonne muss dafür nichts tun.Dienstwagen, auch privat
Für ein Fahrzeug mit Privatfahrer trägst du auch private Fahrten ein und hakst „Privat“ an. Im Nachweis ist jede private Fahrt markiert.Fürs Finanzamt
Zeitnah, lückenlos, nicht still änderbar: Fehlen km zwischen zwei Fahrten, fällt es auf. Jede Änderung steht mit Grund im Buch.Fahrzeuge eintragen
Unten auf der Seite „Fahrtenbuch“, Abschnitt „Fahrzeuge“. Ändern darf, wer die Listen pflegt.
| Feld | Was es heißt |
|---|---|
| Kennzeichen | Steht im Fahrtenbuch hinter dem Namen, etwa „Transporter · B-RA 123“. |
| km-Stand heute | Mit diesem Stand beginnt das Fahrtenbuch. Er steht wie jede Fahrt fest im Buch – Änderungen nur mit Grund. |
| Nur für den Betrieb | Ab Werk. Das Fahrzeug wird nicht privat gefahren. |
| Auch privat | Mit „Fahrer wählen …“ die Person, die es auch privat fährt. Dann gibt es an den Fahrten die Wahl „Privat“. |
Die Fahrzeuge kommen aus deinem Bestand. Steht noch keins da, legst du es unter Suchen › Bestand an oder gleich im Rapport.
So entsteht eine Fahrt
| Teil der Fahrt | Woher er kommt |
|---|---|
| km-Stand am Anfang | Das Ende der letzten eingetragenen Fahrt dieses Fahrzeugs. |
| km-Stand am Ende | Tippst du am Abend ein. |
| Strecke | Hof, dann die Baustellen der Rapporte, in denen das Fahrzeug heute steht – nach Uhrzeit, doppelte hintereinander nur einmal –, dann wieder Hof. |
| Zweck | Aus den Auftraggebern der Rapporte, etwa „Arbeit für …“. |
| Fahrer | Du, wenn du im Rapport stehst – sonst der Erste darin. Einen anderen Fahrer wählt nur, wer die Listen pflegt. |
| Privat | Nur bei einem Fahrzeug, das auch privat gefahren wird. |
Nimmt dir Arbeit abOffen ist, was fehltSteht ein Fahrzeug an einem Tag in einem Rapport und hat noch keinen km-Stand am Ende, ist die Fahrt offen. Oben auf der Seite steht dann „Noch offen: 2 Fahrten ohne km-Stand“ mit „Nachtragen“ – bis 30 Tage zurück.
Am Abend
| Am Handy | Am Rechner | |
|---|---|---|
| Wann gefragt wird | Mit der Stempeluhr gleich nach dem Ausstempeln, ohne sie nach dem Abschließen deines letzten Rapports des Tages – nur, wenn du heute ein Fahrzeug im Rapport hattest und dessen km-Stand fehlt. | Kein Blatt – der Hinweis oben auf der Seite „Fahrtenbuch“ und die Aufgabe unter Offen, etwa „km-Stand eintragen: Transporter · Di 10.11.“. |
| Wo die Fahrt sonst noch steht | Als Karte in „Meine Zeiten“ unter Tage › Tag und nach Feierabend oben auf den Rapporten. | Unter „Noch offen“ auf der Seite. |
| Ohne Netz | „Fahrt sichern“ geht auch ohne Netz. | – |
„Heute nicht gefahren“ trägt eine Fahrt mit 0 km ein, wenn der Stand davor bekannt ist – „Kein km dazu – das Fahrzeug stand.“ Sonst schließt das Blatt nur und fragt heute nicht wieder.
Was das Fahrtenbuch prüft
| Wenn | Dann steht da |
|---|---|
| Der km-Stand ist kleiner als am Anfang | „Der km-Stand ist kleiner als am Anfang (…).“ |
| Mehr als 2.000 km an einem Tag | „Mehr als 2.000 km an einem Tag? Bitte den km-Stand prüfen.“ |
| Zwischen zwei Fahrten fehlen km | „… km fehlen seit der Fahrt davor“ – dann fehlt eine Fahrt im Buch. |
| Später als 7 Tage eingetragen | Die Fahrt trägt „nachgetragen“. |
| Nach dem Eintragen geändert | Die Fahrt trägt „geändert“, der alte Wert bleibt sichtbar. |
Eine Fahrt ändern
Eine eingetragene Fahrt ändert sich nur mit Grund – der alte Wert bleibt im Fahrtenbuch stehen.
- 1Fahrt öffnenAuf der Seite „Fahrtenbuch“ die Fahrt antippen – „Fahrt ändern“.
- 2ÄndernTag, km-Stände, Stationen, Zweck oder „Privat“.
- 3Grund nennen„Warum änderst du die Fahrt?“ – etwa „Tacho falsch abgelesen“. Ohne Grund wird nicht gespeichert.
Im Verlauf steht danach jede Änderung mit altem und neuem Wert, Grund, Name und Tag, etwa „km-Stand am Ende: 48.312 → 48.321 (Tacho falsch abgelesen – Lena, 06.11.2026)“. Darüber wacht auch die Datenbank.
- Eigene Fahrten ändert jeder selbst, alle Fahrten, wer die Listen pflegt.
- Eine eingetragene Fahrt lässt sich nicht löschen: „Eine eingetragene Fahrt bleibt im Fahrtenbuch.“
- Mit „+ Fahrt“ trägst du eine weitere Fahrt von heute ein – etwa eine private.
Nachweis, Rechner und Handy
| Was es ist | |
|---|---|
| „Fahrtenbuch 2026 als PDF“ | Je Fahrzeug, mit allen Änderungen. |
| „Als Tabelle“ | Für dein Steuerbüro – je Fahrt eine Zeile, älteste zuerst, mit allen Änderungen. |
| Reiter „Zahlen“ | Kilometer je Monat, dienstlich und privat, je Fahrzeug. |
Seite, Nachweis und Zahlen gibt es am Rechner und am Handy gleich. Das Blatt „Was steht auf dem Tacho?“ am Abend gibt es nur in der App.
Deine Leute
Wer heute ein Fahrzeug im Rapport hat, trägt am Abend den km-Stand ein. Fahrzeuge ändern darf, wer die Listen pflegt.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
An den km-Stand erinnernFehlt am Abend der km-Stand am Ende einer Fahrt, bekommt die Person einen Hinweis in der App.
Dokumente
Fahrtenbuch – Ein Fahrzeug, ein Jahr. Unter Dokumente als PDF.
Wenn du es ausschaltest
Es wird nichts mehr erfasst. Alle Fahrten bleiben und lassen sich weiter herunterladen.
Passt dazu
Häufige Fragen
Muss ich jede Fahrt von Hand eintragen?Nein. Strecke und Zweck kommen aus den Rapporten. Du tippst nur den km-Stand am Abend.
Wird mein Standort erfasst?Nein. Das Fahrtenbuch ortet nicht – es kennt nur die Baustellen aus den Rapporten und den km-Stand.
Ich habe den Tacho falsch abgelesen.Öffne die Fahrt, trag den richtigen Stand ein und schreib den Grund dazu. Der alte Wert bleibt sichtbar.
Ein Kollege fährt den Wagen, ich schreibe aber den Rapport.Die offene Fahrt sieht, wer den Rapport angelegt hat oder darin eine eigene Zeit hat – also du. Trag den km-Stand ein. Den Kollegen als Fahrer eintragen kann nur, wer die Listen pflegt.
Brauche ich für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch?Nicht unbedingt. Gibt es für ein Fahrzeug die 1-%-Regel, brauchst du dafür kein Fahrtenbuch – frag im Zweifel dein Steuerbüro.
Was heißt „nachgetragen“?Die Fahrt wurde später als 7 Tage nach dem Tag eingetragen. Das steht so im Nachweis.
Wir haben das Fahrzeug heute gar nicht bewegt.Tippe am Abend „Heute nicht gefahren“. Dann steht der Tag mit 0 km im Buch.