Angebot und Kostenvoranschlag mit Unterschrift per LinkAngebote
Geldnur ChefRechner und Handy
Angebot verschickt, danach wochenlang hinterhertelefonieren. Der Kunde nimmt per Link online an, du planst ein und rechnest per Knopf ab.
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Am HandyTeilweise – Die Ansicht „Stand“ gibt es nur am Rechner.
DokumenteAngebote
Von selbst10 Regeln der Automatik
Das brauchst du
Wie lange ein Angebot gilt.
Braucht das Plugin „Rechnungen“.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Angebote in der Leiste
- Link für den Kunden: ansehen, „auf Wunsch“ wählen, unterschreiben
- Angenommen → Auftrag in der Planung, Auftrag fertig → Rechnung
- Mit Automatik: Auftrag ohne Leute, sobald angenommen
Schritt für Schritt
- 1Neues AngebotUnter Angebote auf „Neues Angebot“ und wählen, woraus: „Aus einem Rapport“, „Aus einer Anfrage“, „Wie ein früheres“ oder „Leer“. Dann für wen und „Angebot“ oder „Kostenvoranschlag“.
- 2Entwurf ausfüllenBetreff, „Gültig bis“ und „Ausführung“, dann die Positionen – „Aus Bestand“ mit deinem Preis, „Freie Zeile“ oder „Überschrift“.
- 3SendenMit „Online annehmen“ bekommt der Kunde einen Link zum Ansehen und Unterschreiben. „Senden“ gibt dem Angebot seine Nummer, die Mail kommt zur Vorschau. Oder „Link kopieren“ und selbst schicken.
- 4Der Kunde nimmt anEr öffnet den Link, wählt dazu, was er auf Wunsch haben will, und tippt „Zahlungspflichtig annehmen“. Hat er am Telefon zugesagt, trägst du es im „…“ mit „Angenommen eintragen“ ein.
- 5Einplanen und abrechnenMit dem Plugin Planung legt „Einplanen“ den Auftrag an. Ist er fertig, „Rechnung“ – „Wie im Angebot“ oder „Nach Aufwand“.
Kurzfassung
- Ein Angebot hat einen festen Preis – abgerechnet wird, was drinsteht. Ein Kostenvoranschlag ist unverbindlich – abgerechnet wird nach Aufwand, aus den Rapporten.
- Beim Senden bekommt das Angebot seine Nummer, etwa AN-2026-0014. Danach ändert es sich nicht mehr – nur als neue Fassung.
- Der Kunde nimmt über einen Link an, ohne Konto. Du siehst sofort, wenn er annimmt, ablehnt oder fragt.
- Oben unter „Als Nächstes“ steht, was dran ist: Nachfassen, Verlängern, Einplanen, Rechnung.
Angebot oder Kostenvoranschlag
Den Schalter „Art“ stellst du im Entwurf um. Er entscheidet, was unter dem Angebot steht und wie später abgerechnet wird.
| Angebot | Kostenvoranschlag | |
|---|---|---|
| Preis | fest | unverbindlich |
| Abgerechnet wird | was im Angebot steht | nach Aufwand, aus den Rapporten |
| Unter dem Angebot steht | „An dieses Angebot halten wir uns bis zum … gebunden.“ | dass abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand und der Kunde vor einer deutlichen Überschreitung Bescheid bekommt |
| Rechnung vorgewählt | „Wie im Angebot“ | „Nach Aufwand“ |
Maler
Fassade streichen mit zwei Farbtönen als Alternative – der Kunde wählt beim Annehmen.Garten
Hecke schneiden, die Abfuhr des Schnittguts „auf Wunsch“ – sie zählt erst, wenn der Kunde sie dazuwählt.Sanitär, Elektro
Bad oder Unterverteilung mit 30 % bei Auftrag, 40 % nach Baufortschritt und dem Rest als Schlussrechnung.Reparatur nach Besichtigung
Kostenvoranschlag aus dem Rapport der Besichtigung – Aufmaß und Mengen sind schon drin.Einrichten
Beim Einschalten fragt die App nur, wie lange ein Angebot gilt. Den Rest findest du unter Plugin Angebote › Einrichtung. Angebote braucht das Plugin Rechnungen.
| Einstellung | Was sie tut | Ab Werk |
|---|---|---|
| Gültig | Wie lange ein neues Angebot gilt. Danach steht es von selbst auf „Abgelaufen“. | 30 Tage |
| Einleitung | Der Satz über den Positionen. | „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern bieten wir Ihnen an:“ |
| Schluss | Der Satz darunter. | „Wir freuen uns auf Ihren Auftrag.“ |
| Antwort eines Kunden ans Büro | Eine Mail, sobald er online annimmt, ablehnt oder widerruft – ohne Postfach von der Rapporte App. | an |
| Bestätigung an den Auftraggeber | Wenn er online annimmt – über dein Postfach. | an |
| Steuer, Bank und Preise | Kommen von den Rechnungen. | – |
Am einzelnen Angebot lässt sich alles ändern.
Woraus ein Angebot entsteht
Aus einem Rapport
Die Besichtigung – Aufmaß und Mengen, Preise aus dem Bestand. Am Rapport und im Aufmaß auch über „Angebot daraus“.Aus einer Anfrage
Aus einer offenen Anfrage eines Kunden – Name und Anschrift sind schon drin. An der Anfrage selbst steht dafür „Angebot daraus“. Gibt es zur Anfrage schon ein Angebot, öffnet sich das.Wie ein früheres
Eine Kopie mit neuem Kunden und neuen Mengen.Leer
Die Zeilen trägst du selbst ein.Vor Ort aufnehmenHandy
Fotos, Maße, sprechen – die KI schreibt die Zeilen mit deinen Preisen. „Als Entwurf übernehmen“ legt das Angebot an. Braucht das Plugin KI im Büro und kostet KI-Credits.Gut zu wissenAuch im Entwurf sprechenUnter den Positionen steht „Sprechen“: Sag, was gemacht werden soll – die Zeilen kommen mit deinen Preisen aus dem Bestand. Auch das braucht das Plugin KI im Büro und kostet KI-Credits.
Der Entwurf
Solange das Angebot nicht gesendet ist, speichert es von selbst. „Vorschau“ zeigt, wie es der Kunde sieht.
| Teil | Was du dort einträgst |
|---|---|
| Kopf | Art, Betreff (etwa „Dachrinne erneuern, Hofseite“), „Gültig bis“, „Ausführung“ (etwa „KW 47“ oder „ab 16.11.“) und „Ansprechpartner“. |
| Für wen und wo | Der Auftraggeber und der „Leistungsort“ – leer gilt die Anschrift. |
| Positionen | „Aus Bestand“, „Freie Zeile“, „Überschrift“, „Nachlass“ in Prozent. Je Position im „…“: „Normal“, „Auf Wunsch“ oder „Alternative zu …“, eine „Beschreibung“ darunter und „Lohn je Einheit“. |
| Zahlung | „Nach Fertigstellung“ oder „In Abschlägen“ – vorgeschlagen sind 30 % „Bei Auftrag“ und 40 % „Nach Baufortschritt“, der Rest kommt auf die Schlussrechnung. Höchstens fünf Abschläge. |
| Fotos | Bis 6 Fotos aus der Besichtigung oder der Baustelle – sie stehen auf der Seite für den Kunden. |
| Online annehmen | Der Link zum Ansehen und Unterschreiben. |
Nimmt dir Arbeit abAusführung plant mitNennt „Ausführung“ eine Woche oder einen Tag, steht der Auftrag beim Einplanen auf diesem Tag – sonst auf dem nächsten Werktag. Bei Privatkunden, die nicht „früher beginnen“ angehakt haben, nicht vor dem Ende der Widerrufsfrist.
Gut zu wissenLohn je EinheitIst nur ein Teil einer Position Arbeit, trag den Lohn je Einheit ein – der Rest gilt als Material. So stimmen bei Privatkunden die Arbeitskosten nach § 35a EStG.
Was der Kunde sieht
Eine eigene Seite hinter dem Link – ohne Anmeldung, auf jedem Handy.
- Die Positionen mit Gesamtbetrag, Fotos und Zahlung, dazu „Angebot als PDF“.
- Was „auf Wunsch“ ist, tippt er an, um es dazuzunehmen. Wählt er eine Alternative, ersetzt sie die Position darüber.
- „Frage stellen“ – etwa „Geht das auch in Anthrazit?“
- „Ablehnen“ – ein Grund ist freiwillig.
- „Zahlungspflichtig annehmen“, mit einer freiwilligen Anmerkung, etwa an welchen Tagen es passt.
- Bei Privatkunden die Widerrufsbelehrung und nach der Annahme der Knopf „Vertrag widerrufen (bis …)“.
- Ist das Angebot abgelaufen oder zurückgezogen, steht das auf der Seite – annehmen geht dann nicht mehr.
Stand und „Als Nächstes“
| Stand | Was er heißt |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht gesendet, ohne Nummer. |
| Offen | Gesendet, der Kunde kann annehmen. |
| Abgelaufen | „Gültig bis“ ist vorbei. Das rechnet die App jeden Tag selbst aus. |
| Angenommen | Online oder von dir eingetragen. |
| Abgelehnt | Der Kunde hat abgelehnt – oder du hast es eingetragen. |
| Zurückgezogen | Du hast es zurückgezogen. Der Kunde sieht „Dieses Angebot gilt nicht mehr“. |
| Widerrufen | Ein Privatkunde hat widerrufen. Ein Auftrag dazu steht in der Planung, bis du ihn löschst. |
| Unter „Als Nächstes“ | Wann |
|---|---|
| Nachfassen | 7 Tage nach dem Senden ohne Antwort |
| Verlängern | 2 Tage vor „Gültig bis“ – und bis zwei Wochen nach dem Ablauf |
| Angenommen eintragen | Eine Antwort im Postfach klingt nach Zusage |
| Antworten | Der Kunde hat auf seiner Seite gefragt |
| Einplanen | Angenommen, noch kein Auftrag |
| Rechnung | Der Auftrag ist fertig – ohne Planung gleich nach der Annahme |
Nach der Annahme
- 1Einplanen„Einplanen“ legt den Auftrag ohne Leute an – Baustelle, „Was zu tun ist“ und der Tag stehen schon drin, du teilst nur noch ein. Das geht nur mit dem Plugin Planung.
- 2AbschlägeMit Zahlungsplan steht jeder Abschlag in der Karte „Nach der Annahme“. Ohne Plan trägst du ganze Prozent von 1 bis 100 ein und tippst „Abschlag stellen“.
- 3Soll und IstJe Position, was angeboten ist und was die Rapporte sagen – Mengen aus Leistungen und Material, Arbeitszeit nach Stunden.
- 4Rechnung„Wie im Angebot“ oder „Nach Aufwand“. Die Rechnung zieht jeden gestellten oder bezahlten Abschlag ab – „Abzüglich Abschlagsrechnung …“. Mit Zahlungsplan heißt der Knopf „Schlussrechnung“.
AchtungKostenvoranschlag wird teurerBis etwa 15 % über dem Kostenvoranschlag ist üblich. Wird es deutlich mehr, muss der Kunde es vorher erfahren (§ 649 BGB). Soll und Ist zeigt dir, wo du stehst.
Liegen die Rapporte mehr als 15 % über dem Kostenvoranschlag, steht am Angebot unter „Bisher in Rapporten“ der Knopf „Kunden informieren“. Die Mail kommt zur Vorschau und geht über dein Postfach an den Auftraggeber, ohne Anhang. Darin steht, dass der Aufwand höher wird als veranschlagt, um wie viel Prozent etwa, und dass ihr gern besprecht, wie es weitergeht. Gesendet wird sie nur per Knopf. Mit der Automatik „Kostenvoranschlag wird teurer“ bekommst du dazu einen Hinweis.
Nach der Rechnung geht kein Abschlag mehr. Lief die Rechnung nach Aufwand, kommen Rapporte, die danach abgeschlossen werden, auf eine weitere Rechnung nach Aufwand – ein fester Preis ist einmal berechnet.
Mehr zum Plugin Planung ›Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Liste, „Als Nächstes“, Suche, Zahlen | ja | ja |
| Entwurf bearbeiten und senden | ja | ja |
| Einplanen, Rechnung, Abschläge, Soll und Ist | ja | ja |
| „Vor Ort aufnehmen“ | nein | ja |
| Ansicht „Stand“ | ja | nein |
| Ohne Netz | braucht Internet | nein – Angebote kennt nur der Server |
Deine Leute
Sehen am Auftrag nur „Aus dem Angebot“, keine Preise.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Angenommene Angebote einplanenDer Auftrag steht in der Planung unter „Zu planen“ – mit den Positionen als Liste und der Baustelle. Die Ausführung („KW 47“) steht als Wunsch daran.
Entwurf aus einer AnfrageKlingt eine Anfrage nach Angebot, liegt der Entwurf mit Zeilen aus deinem Bestand bereit. Gesendet wird nur per Knopf.
Prüfen vor dem SendenDie KI liest den Entwurf mit: vergessene Arbeiten wie Entsorgung oder Anfahrt, was nicht zur Anfrage passt. Preise, Mengen und Mail-Adresse prüft die App immer.
Nachfassen nach 7 TagenOhne Antwort liegt die Nachfrage fertig bereit. Von selbst geht sie einmal je Angebot – nur mit verbundenem Postfach.
Kurz vor Ablauf2 Tage vor „gültig bis“ ein Hinweis mit „Verlängern“.
Zusage in einer Mail erkennenFügst du in der Planung mit „Aus Mail einfügen“ eine Zusage ein – „Passt, legen Sie los“ –, steht sie am Angebot. Du trägst sie mit einem Tipp als angenommen ein. Angenommen wird nie von selbst.
Abschläge nach PlanSieht der Zahlungsplan einen Abschlag bei Auftrag vor, liegt er nach der Annahme als Entwurf bereit. Die weiteren legst du am Angebot per Knopf an.
Kostenvoranschlag wird teurerAb 15 % über dem Voranschlag: Hinweis an dich, die Nachricht an den Kunden liegt bereit.
Bestätigung, wenn er ein Angebot annimmtSofort, wenn er ein Angebot online annimmt – mit der Auftragsbestätigung als PDF.
Antwort eines Kunden auf ein AngebotAn dein Büro, sofort – wenn er online annimmt, ablehnt oder widerruft.
Dokumente
Angebote – Angebot und Auftragsbestätigung. Unter Dokumente als PDF.
Wenn du es ausschaltest
Links bei deinen Kunden ruhen – annehmen geht nicht mehr. Alle Angebote bleiben.
Passt dazu
Häufige Fragen
Ich habe nach dem Senden einen Fehler entdeckt.Im „…“ auf „Neue Fassung“. Sie bekommt die Nummer mit „-2“ dahinter. Wer den alten Link öffnet, liest, dass es eine neuere Fassung gibt.
Der Kunde hat am Telefon zugesagt – oder abgesagt.Im „…“ des Angebots auf „Angenommen eintragen“ oder „Abgelehnt eintragen“. Nach „Angenommen eintragen“ geht es weiter wie bei einer Annahme über den Link.
Braucht mein Kunde ein Konto?Nein. Er öffnet den Link aus der Mail. Annehmen kann er dort nur, wenn „Online annehmen“ an ist und das Angebot noch gilt.
Der Kunde hat eine Frage gestellt.Sie steht oben unter „Als Nächstes“ mit „Antworten“. Deine Antwort steht danach auf seiner Seite, und er bekommt sie per Mail.
Wie verlängere ich ein Angebot?„Verlängern“ schiebt „Gültig bis“ um 14 Tage – gerechnet ab dem späteren von heute und dem alten Tag.
Was ist der Unterschied zwischen „Auf Wunsch“ und Alternative?Beide zählen nicht im Gesamtbetrag. „Auf Wunsch“ kommt dazu, wenn der Kunde es wählt. Eine Alternative ersetzt die Position, zu der sie gehört.
Wie lange kann ein Privatkunde widerrufen?14 Tage ab der Annahme. Will er, dass du vorher anfängst, hakt er beim Annehmen an: „Bitte schon vor Ende der Widerrufsfrist beginnen.“ Widerruft er danach, zahlt er die Arbeit bis dahin.