Materialbestand, Mindestbestand und EinkaufslisteMaterial

Geldfür alleRechner und Handy

Erst auf der Baustelle merkt einer, dass das Material aus ist. Material im Rapport bucht ab. Unter dem Mindestbestand steht es auf der Einkaufsliste.

Kostenlos startenEingerichtet in 5 Minuten

Auf einen Blick

Für wenfür alle

Einrichten5 Minuten

Braucht–

Am HandyAlles

Dokumente–

Von selbst1 Regel der Automatik

Das brauchst du

Nichts für die Liste. Fürs Lager einmal zählen, was da ist – etwa 5 Minuten.

So fängst du an

Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.

Was dazukommt

Material › Liste: Verbrauch, Lager, Einkauf und Verkauf je Material im Zeitraum – als PDF und Excel
Material › Lager: Nachbestellen, alles im Lager, Eingang buchen – mit Belege auch aus Lieferschein und Rechnung
Im Rapport beim Material: wie viel noch da ist – und „Nicht abbuchen“ für Ware direkt auf die Baustelle
Mindestbestand aus dem, was ihr in drei Monaten verbaut habt
Einkaufsliste mit Vorschlag – teilen oder an den Lieferanten schicken
Unter dem Mindestbestand: Aufgabe „Nachbestellen“

Schritt für Schritt

1Liste ansehenUnter Material › Liste steht je Material, was im Zeitraum verbraucht, gekauft und verkauft wurde. Mit den Kacheln oben findest du, was noch keinen Preis hat.
2Einmal zählenUnter Material › Lager auf „Zählen“. Oben steht, was ihr am meisten verbaut. Was du nicht lagerst, lässt du leer – der Rest geht später auch.
3Im Alltag nichts tunMaterial im Rapport bucht von selbst ab. Ging Ware vom Großhändler direkt auf die Baustelle, tippst du am Material im Rapport „Nicht abbuchen“.
4Lieferung buchenIst etwas angekommen, „+ Eingang“ und die Menge – oder mit Belege den Lieferschein fotografieren und zuordnen.
5NachbestellenFällt ein Material unter den Mindestbestand, steht es unter „Nachbestellen“ und unter Offen.
6BestellenUnter Material › Einkauf liegt der Vorschlag je Lieferant. „Bestellen“ öffnet die Bestellung, „An … schicken“ schickt sie per Mail. Kommt die Ware, bucht „Ist angekommen“ den Eingang.

Kurzfassung

Das Plugin bringt die Seite Material: Liste, Lager, Einkauf, Zahlen und Automatik. Ab Werk ist es aus.
Material im Rapport, der Reiter „Material“ an Baustelle und Kunde und das Blatt jedes Materials gibt es auch ohne – unter Suchen › Material.
Das Lager ist eine Zahl an dem Material, das ihr schon habt – kein zweites Verzeichnis.
Der Bestand rechnet sich selbst: letzte Zählung plus Eingänge minus Material in Rapporten minus Entnahmen.
Fällt ein Material unter den Mindestbestand, steht es zum Nachbestellen da – mit einer Menge, die wieder vier Wochen reicht.
Den Mindestbestand schlägt die App aus dem Verbrauch der letzten drei Monate vor.
Am Handy hast du dieselben Reiter. Zählen, Eingang und Entnahme buchst du dort auch ohne Netz.

Wofür und für wen

Winterdienst

Streusalz und Splitt: Sinkt der Bestand, steht es rechtzeitig auf der Einkaufsliste – bevor der erste Frost kommt.

Garten

Rindenmulch, Rasensamen, Dünger in Sack und Eimer. Mit Gebinde wählt der Rapport „2 Sack“, gerechnet wird in kg.

Sanitär, Elektro

Fittinge, Kabel, Kleinteile aus der Halle – der Rapport bucht ab, was verbaut ist.

Maler

Farbe im Eimer, Abdeckfolie, Klebeband: einmal gezählt, danach rechnet das Lager selbst.

Einrichten

Beim Einschalten fragt die App nur, wie lange der Rest noch reichen soll. Danach: einmal zählen.

Einstellung	Was sie tut	Ab Werk
Bestellen, wenn es noch so lange reicht	Daraus der Vorschlag für den Mindestbestand – gerechnet aus dem Verbrauch der letzten 3 Monate. Zur Wahl 3, 7, 14 oder 30 Tage.	7 Tage
Mindestbestand je Material	Am Material unter „Bearbeiten“: „Mindestbestand in …“. Leer: kein Mindestbestand.	leer
Lieferanten	Unter Material › Einkauf mit „+ Lieferant“: Name, „E-Mail für Bestellungen“, Telefon, „Deine Kundennummer dort“. Je Material ein Lieferant.	–

So rechnet der Vorschlag: Verbrauch der letzten drei Monate geteilt durch 91 Tage, mal die Tage, die es reichen soll, aufgerundet. Beispiel: 91 Sack Streusalz in drei Monaten sind ein Sack am Tag – bei 7 Tagen schlägt die App 7 Sack vor.

So rechnet der Bestand

Gespeichert wird der Bestand nie – er ist immer eine Summe aus dem, was gebucht ist.

Zählung, Eingänge, Rapporte und Entnahmen ergeben den Bestand. Fällt er unter den Mindestbestand, geht es ans Nachbestellen.

Buchung	Wo	Was sie tut
Material im Rapport	im Rapport, von selbst	Geht ab, sobald es im Rapport steht.
Eingang	„+ Eingang“ im Lager	„Lieferung angekommen“: Die Menge kommt zum Bestand dazu.
Entnahme ohne Rapport	im Lager	Was ohne Rapport weg ging, geht vom Bestand ab.
Zählen	„Zählen“ im Lager	Der echte Bestand – ab hier rechnet das Lager neu.
Nicht abbuchen	am Material im Rapport	Diese Zeile geht nicht vom Lager ab – Ware direkt vom Großhändler auf die Baustelle.

Rapporte von vor der Zählung zählen danach nicht mehr – die Zählung hat sie schon drin. Ein Material ist „im Lager“, sobald es einmal gezählt wurde.

Unter „Letzte Buchungen“ siehst du je Material die fünf neuesten: gezählt, Eingang, Entnahme.

Im Rapport

Beim Material im Rapport steht für alle, wie viel noch da ist.

Satz am Material	Was er sagt
„12 Sack im Lager“	So viel ist da, mit dem, was schon gesichert im Rapport steht.
„… · nachbestellen“	Damit liegt es auf oder unter dem Mindestbestand.
„danach noch 9 Sack im Lager“	Solange du die Menge im Fenster änderst: So viel bleibt, wenn du sicherst.
„Nicht abbuchen“ · „Doch abbuchen“	Die Zeile zählt nicht fürs Lager – oder wieder doch.

Nachbestellen und Einkauf

Auf die Einkaufsliste kommt so viel, dass es wieder 4 Wochen reicht – mindestens bis zum Doppelten des Mindestbestands. Was sonst noch fehlt, schreibst du mit „+ Etwas dazuschreiben“ dazu, etwa Fugensand.

Unter Material › Einkauf	Was dort steht
Vorschlag	je Lieferant, was unter dem Mindestbestand liegt und noch nicht bestellt ist. Material ohne Lieferant unter „Ohne Lieferant“ – „Lieferant wählen“.
Bestellt	unterwegs, „Teilweise“ angekommen oder „Beleg da · Zuordnen“
Angekommen	was als Eingang gebucht ist
Lieferanten	mit „+ Lieferant“ anlegen oder ändern

„Bestellen“ schickt eine Mail je Lieferant aus deinem Postfach. „Ist angekommen“ bucht alles als Eingang, „Teilweise“ nur, was schon da ist. „+ Bestellung“ legt eine eigene an.

Nimmt dir Arbeit abMit BelegeFotografierst du den Lieferschein oder die Rechnung des Großhändlers, ordnet der Inhaber im Fenster „Beleg zuordnen“ jede Zeile „Ins Lager“. „Übernehmen“ bucht den Eingang, trägt den Einkaufspreis ein und hakt die Bestellung als angekommen ab. Steht unter Automatik „Belege dem Material zuordnen“ auf „Von selbst“ – so ist es ab Werk –, geht ein geprüfter Beleg mit lauter sicher zugeordneten Zeilen ohne Klick durch. Sonst wartet er unter Material › Automatik.

Mehr zum Plugin Belege ›

Zählen und Abgleich

„Zählen – was ist wirklich da?“ zeigt je Material, was gerechnet ist. Du trägst ein, was wirklich da ist – „Leer lassen heißt: stimmt.“ Daneben steht der Unterschied. Für den Gang durch die Halle gibt es die „Zählliste PDF“.

Am Material: Abgleich
Gezählt am …	der Stand der letzten Zählung
+ Gekauft laut Belegen	was die Belege bringen
− Gemeldet in Rapporten	was die Rapporte verbaut haben
= Sollte da sein	beim nächsten Zählen zeigt sich, ob es stimmt

Oben im Lager steht für den Inhaber der „Lagerwert zu Einkaufspreisen“ – und wie viele Materialien noch keinen Einkaufspreis haben.

Wer darf was

	Mitarbeiter	Wer die Listen pflegt	Inhaber
Bestand im Rapport sehen	ja	ja	ja
Eingang buchen	ja	ja	ja
Entnahme ohne Rapport	ja	ja	ja
Zählen, Mindestbestand ändern	nein	ja	ja
Bestellen, Lieferanten anlegen	nein	ja	ja
Bestellung „Ist angekommen“ oder „Teilweise“ buchen	ja	ja	ja
Einkaufs- und Verkaufspreis, Lagerwert	nein	nein	ja

Die Mail an den Lieferanten schickt der Inhaber. Wer die Listen pflegt, schickt sie nur, wenn unter Postfach „Dürfen an Auftraggeber schreiben“ an ist. Sonst ist die Bestellung nur gemerkt, und dort steht: „An den Lieferanten schreibt der Inhaber – teil ihm die Liste.“

Rechner und Handy

	Am Rechner	Am Handy
Material › Liste, Lager, Einkauf	ja	ja
Zählen, Eingang, Entnahme, Mindestbestand	ja	ja
„Zählliste PDF“, Lagerwert (nur Inhaber)	ja	ja
Buchen ohne Netz	braucht Internet	ja – geht hinaus, sobald Netz da ist
Bestand ohne Netz	braucht Internet	aus dem, was das Handy zuletzt kannte

Deine Leute

Sehen die Seite Material und im Rapport, wie viel noch da ist, und buchen Eingänge. Zählen und den Mindestbestand ändern darf, wer die Listen pflegt. Preise sieht nur der Inhaber.

Was von selbst gehen kann

Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.

Von selbst auf die EinkaufslisteFällt ein Material unter den Mindestbestand, steht es auf der Einkaufsliste.

Wenn du es ausschaltest

Die Seite Material verschwindet, der Rapport bucht nichts mehr ab. Material im Rapport, an Baustelle und Kunde bleibt – genau wie alle Preise, Zählungen und Eingänge.

Passt dazu

Belege ›Lieferschein fotografieren – die App schlägt den Eingang vor Postfach ›Die Einkaufsliste geht direkt an deinen Lieferanten Winterdienst ›Streusalz rechtzeitig nachbestellen

Häufige Fragen

Ein Material steht „nicht im Lager“.Es wurde noch nie gezählt. Zähl es einmal – ab dann rechnet das Lager auch für dieses Material.

Die Zahl im Lager stimmt nicht.Wer die Listen pflegt, tippt das Material an und trägt den echten Bestand ein. Das ist eine Zählung – ab hier rechnet das Lager neu.

Zwei von uns haben ohne Netz gebucht. Stimmt der Bestand trotzdem?Ja. Der Bestand ist immer eine Summe aus allen Buchungen – sobald beide wieder Netz haben, stimmt er.

Die App schlägt keinen Mindestbestand vor.In den letzten drei Monaten wurde von diesem Material nichts verbaut – dann gibt es nichts zu rechnen. Trag ihn selbst ein.

Muss ich alles auf einmal zählen?Nein. Oben steht, wie viele du schon gezählt hast – „Rest geht später auch“.

Ich habe kein Postfach verbunden.Dann gibt es beim Bestellen nur „Als bestellt merken“: Die Bestellung steht unter „Bestellt“, und du bestellst per Telefon oder druckst sie als PDF aus. Mit Postfach und E-Mail beim Lieferanten geht sie mit „An … schicken“ direkt hinaus.