Rechnungen schreiben – mit E-Rechnung, Skonto und MahnungRechnungen
Geldnur ChefRechner und Handy
Abends die Rapporte der Woche in die Rechnung abtippen. Aus abgeschlossenen Rapporten wird die Rechnung – als PDF und E-Rechnung, mit Mahnung.
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Auf einen Blick
Für wennur Chef
Einrichten2 Minuten
Braucht–
Am HandyTeilweise – Export, die Ansichten Stand und Kalender und der Text der KI: am Rechner.
DokumenteRechnungen
Von selbst7 Regeln der Automatik
Das brauchst du
Steuernummer oder USt-IdNr., deine IBAN und deinen Stundensatz.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Rechnungen in der Leiste
- Preise im Rapport und am Mitarbeiter – nur für dich
- Abrechnung je Kunde unter Rechnungen › Kunden – Objekt und Auftrag weichen nur ab
- „Lohnt sich das?“ an der Baustelle – Preise gegen Stunden und Material
- Lesezugang für den Steuerberater: Rechnungsausgangsbuch und Dateien
- Mit Automatik: Entwürfe so oft, wie beim Kunden unter „Wie oft Rechnung“ steht
- Sammelrechnung je Auftraggeber über alle Objekte, mit Summe je Objekt
- Skonto auf Rechnung und E-Rechnung
- Zahlungserinnerung und Mahnungen – unter Offen bereit oder von selbst
Schritt für Schritt
- 1Neue RechnungUnter Rechnungen auf „Neue Rechnung“: „Auftraggeber wählen …“ und die Art – „Rechnung“, „Abschlagsrechnung“ oder „Schlussrechnung“. Seine abgeschlossenen Rapporte sind schon angehakt; nimm weg, was nicht drauf soll, und tipp auf „Entwurf anlegen“.
- 2Entwurf prüfenEmpfänger, Kopf und Positionen ansehen. „Jede Zeile sagt, woher ihr Preis kommt“ – und oben steht, was vor dem Stellen noch fehlt.
- 3Stellen„Rechnung stellen“: Sie bekommt ihre Nummer und lässt sich danach nur noch stornieren. Mit dem Haken „Danach gleich per Mail an …“ kommt gleich die Mail zur Vorschau.
- 4Zustellen„Per Mail senden“ – oder „Anders zugestellt …“, wenn sie per Post, persönlich oder über die Buchhaltung ging.
- 5BezahltIst das Geld da: unter „Zahlung“ den Tag eintragen und „Bezahlt“ – oder in der Liste im „…“ der Zeile „Bezahlt heute“.
Kurzfassung
- Eine Rechnung entsteht aus abgeschlossenen Rapporten: Stunden, Leistungen, Material, Geräte und Anfahrt stehen schon im Entwurf.
- Jede Zeile im Entwurf sagt, woher ihr Preis kommt – vom Auftraggeber, vom Mitarbeiter, vom Betrieb oder aus dem Bestand.
- Gestellt bekommt die Rechnung ihre Nummer, und das PDF ist zugleich die E-Rechnung. Ändern geht danach nur noch über ein Storno.
- Was bei einem Kunden anders ist als in deinem Betrieb, stellst du einmal unter Rechnungen › Kunden ein.
Wofür und für wen
Für jeden Betrieb, der seine Arbeit aus den Rapporten abrechnet – vom Einsatz nach Stunden bis zur Sammelrechnung für die Hausverwaltung.
HausmeisterSammelrechnung
Eine Hausverwaltung, viele Objekte: Die Rapporte eines Monats kommen auf eine Sammelrechnung mit einer Überschrift „Objekt: …“ und einer Summe je Objekt.GartenNach Stunden
Hecke schneiden, Rasen mähen: nach Stunden, dazu eine Anfahrt je Einsatz und eine Mindestzeit – einmal eingestellt, steht es auf jeder Rechnung.WinterdienstPauschal
Fester Betrag je Monat oder Saison: Die Einsätze stehen als Nachweis darunter, Extras kommen auf eine eigene Rechnung.Maler, Sanitär, ElektroAbschlag
Größere Aufträge mit Abschlag und Schlussrechnung. Bei Privatkunden und Hausverwaltungen stehen die Arbeitskosten nach § 35a EStG gleich auf der Rechnung.Einrichten
Beim Einschalten fragt die App nach Steuernummer, Bank, Zahlungsziel und Stundensatz – alles lässt sich überspringen. Den Rest findest du unter Plugin Rechnungen › Einrichtung.
| Abschnitt | Was du dort einstellst | Ab Werk |
|---|---|---|
| So nutzt du Rechnungen | „Wer schickt die Rechnung an deine Kunden?“ – „Diese App“ oder „Meine Buchhaltung“ | Diese App |
| Was verfolgst du hier? | „Versand“ (gesendet oder nicht) und „Zahlung“ (bezahlt, überfällig, Mahnungen) | beides an |
| Nummern | „Vorne“ ({JAHR} wird das Jahr) und die „Nächste“ laufende Nummer | RE-{JAHR}- und 1 |
| Mit der Mail geht mit | „Rapporte als Nachweis“ – mit Unterschrift, als zweite Datei | aus |
| Steuer | Steuernummer, USt-IdNr., „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ | – |
| Zahlung | IBAN, BIC, Bank, Zahlungsziel, Skonto und seine Frist | 14 Tage, kein Skonto |
| So rechnest du ab | Art, Stundensatz, „Anfahrt je Einsatz“, „Arbeitszeit runden auf“, „Mindestens je Einsatz“, „Zuschläge berechnen“ | Nach Stunden |
| Preise | „Preise im Rapport“ – Preise je Leistung und Stundenlohn der Mitarbeiter, nur für dich | aus |
| Text | „Unter jeder Rechnung“ – etwa „Vielen Dank für Ihren Auftrag.“ | leer |
Was du unter „Was verfolgst du hier?“ ausschaltest, verschwindet aus Liste und Rechnung. Beides aus: Die Rechnung endet mit „Gestellt“ – den Rest macht deine Buchhaltung.
Gut zu wissenMeine BuchhaltungSchreibst du Rechnungen hier, verschickst sie aber über DATEV, lexoffice oder ein anderes Programm, wähl „Meine Buchhaltung“. Dann steht an der gestellten Rechnung vorn „An die Buchhaltung“ statt „Per Mail senden“ – Senden bleibt im „…“.
Woher die Preise kommen
Die App rechnet jeden Rapport nach einer Regel ab. Sie steht einmal im Betrieb – Kunde, Baustelle und Auftrag weichen nur ab, wenn du dort etwas einträgst.
| Art | Was auf die Rechnung kommt |
|---|---|
| Nach Stunden | Stunden je Person, Maschinen, Material, Anfahrt. Eine Leistung mit Preis ersetzt ihre Stunden. |
| Festpreis | Ein vereinbarter Betrag, einmal auf der ersten Rechnung – die Rapporte stehen als Nachweis darunter. Nur an einem Objekt oder Auftrag. |
| Pauschal | Fester Betrag je Monat, Quartal, Saison. Die Einsätze stehen als Nachweis, Extras kommen auf eine eigene Rechnung. |
| Nach Aufmaß | Gemessene Menge mal Preis der Leistung statt Arbeitszeit. |
| Nicht berechnen | Für eigene Objekte, Gewährleistung, Kulanz. |
| Der Stundensatz – der erste, der da ist | Steht im Entwurf als |
|---|---|
| Wartungsvertrag am Objekt | „Satz Wartungsvertrag“ |
| Fester Satz am Auftraggeber | „Satz“ mit dem Namen des Auftraggebers |
| Verrechnungssatz am Mitarbeiter | „Satz am Mitarbeiter“ |
| Stundensatz des Betriebs | „Stundensatz Betrieb“ |
| Keiner von allen | „ohne Stundensatz“ – die Zeile hat dann keinen Preis |
Der Lohn deiner Leute zählt nie als Stundensatz.
Arbeitszeit runden auf
Angefangene 15, 30 oder 60 Minuten. Beispiel: 1 Stunde 6 Minuten auf 15 Minuten gerundet sind 1,25 Stunden.Mindestens je Einsatz
Etwa eine Stunde – auch wenn der Einsatz nur 20 Minuten gedauert hat.Anfahrt je Einsatz
Ein fester Betrag je Einsatz. Leer: im Stundensatz enthalten.Zuschläge berechnen
Samstag 25 %, Sonntag und Feiertag 50 %, Nacht 25 %. Je Stunde gilt einer – der höchste.Nimmt dir Arbeit abEinmal für den KundenUnter Rechnungen › Kunden hat jeder Kunde sein Blatt: wohin die Rechnung geht, Satz, Anfahrt, Runden, Zahlungsziel und „Wie oft Rechnung“ – „Ein Entwurf je Monat“, „Je Baustelle und Monat“, „Je Rapport“ oder „Nur von Hand“. Was dort leer ist, gilt „wie im Betrieb“.
Der Entwurf
Bis zum Stellen ist alles änderbar. Rechts – am schmalen Bildschirm darunter – siehst du die Vorschau, wie der Kunde sie bekommt.
| Teil | Was du dort machst |
|---|---|
| Empfänger | Kommt vom Kunden. Änderst du ihn hier, wählst du „Nur auf dieser Rechnung“ oder „Beim Kunden speichern“. Dazu Art (Privat, Firma, Behörde), E-Mail für den Versand und USt-IdNr. des Auftraggebers. |
| Kopf | Betreff, etwa „Hausmeisterleistungen Oktober“, und „Leistung vom … bis“. Unter „Einleitung, Schlusssatz, Steuer ›“ die Texte und die Haken für § 13b und § 19. |
| Positionen | Am Rechner „+ Position“, „+ Arbeitszeit“, „+ Material“, „+ Überschrift“, am Handy „Neue Zeile“. Je Zeile Menge, Einheit, Preis netto und Steuersatz 19, 7 oder 0 %. |
| Summen | Netto, Umsatzsteuer je Satz, Gesamt. Bei Privatkunden und Firmen zusätzlich „davon Arbeitskosten § 35a“. |
- Vor dem Stellen muss da sein: Name und Anschrift deines Betriebs, Steuernummer oder USt-IdNr., Name und Rechnungsanschrift des Auftraggebers, Leistungsdatum oder -zeitraum und mindestens eine Position mit Beschreibung.
- Mit dem Haken für § 13b UStG (Bauleistung an ein Bauunternehmen) braucht es auch die USt-IdNr. des Auftraggebers.
- Nur ein Hinweis, kein Halt: keine Bankverbindung, Positionen ohne Preis, oder dasselbe in zwei Rapporten desselben Einsatzes – „bitte prüfen, ob es zweimal war“.
Nimmt dir Arbeit abSammelrechnung von selbstStehen Rapporte von mehr als einem Objekt auf der Rechnung, ordnet die App sie je Objekt unter „Objekt: …“ und zeigt eine Summe je Objekt. Hat ein Objekt eine eigene Rechnungsanschrift und stammt alles auf dem Entwurf von diesem Objekt, geht die Rechnung an diese Anschrift. Die Automatik legt für so ein Objekt immer einen eigenen Entwurf an – auch bei „Ein Entwurf je Monat“, auch für seine Pauschale.
Gut zu wissenAbschlag und PauschaleEine Abschlagsrechnung beginnt leer – die Beträge trägst du im Entwurf ein. Pauschalen kommen auf eine eigene Rechnung: Wählst du Rapporte, bleiben sie weg; dafür alle Rapporte abwählen.
AchtungSchlussrechnung von HandEine Schlussrechnung über „Neue Rechnung“ zieht frühere Abschläge nicht von selbst ab. Trag jeden Abschlag im Entwurf als Zeile mit Minus ein. Von selbst abgezogen werden gestellte Abschläge nur bei der Rechnung aus einem Angebot – auch über „Rechnung daraus“ an einem Aufmaß zum Angebot.
Der Stand einer Rechnung
Die Pille sagt den Stand, die Marke daneben, was gerade auffällt. Unter „Verlauf“ steht der Weg als Zeitstrang.
| Stand oder Marke | Was er heißt |
|---|---|
| Entwurf | Noch ohne Nummer, alles änderbar, auch löschen. |
| Gestellt | Hat ihre Nummer. Marke „nicht gesendet“, solange sie nicht beim Kunden ist. |
| Gesendet | Beim Kunden – die Marke sagt wie: „per Mail“, „per Post“, „persönlich“, „über die Buchhaltung“. |
| Überfällig | Das Zahlungsziel ist vorbei. Danach „Überfällig · Erinnerung“, „Überfällig · 1. Mahnung“ … |
| Bezahlt | Mit dem Tag, an dem das Geld kam. „Doch nicht bezahlt“ nimmt es zurück. |
| Storniert | Gilt nicht mehr. Daneben steht die Stornorechnung mit eigener Nummer. |
Über der Liste filtern „Alle“, „Entwürfe“, „Nicht gesendet“, „Offen“, „Überfällig“ und „Bezahlt“. Verfolgst du die Zahlung nicht, steht dort „Gestellt“ statt der letzten drei.
Nimmt dir Arbeit abViele auf einmalLiegen fertige Entwürfe bereit, steht über der Liste „n Entwürfe sind fertig“ mit „Alle stellen und senden“. Sie bekommen ihre Nummern, dann kommt je Rechnung die Mail zur Vorschau – eine nach der anderen. Nichts geht ohne Vorschau hinaus. Schickt die App nicht selbst oder ist kein Firmenpostfach verbunden, heißt der Knopf „Alle stellen“.
Erinnern, mahnen, Skonto
| Stufe | Wann |
|---|---|
| Zahlungserinnerung | 7 Tage nach der Fälligkeit |
| 1. Mahnung | 14 Tage nach der Erinnerung |
| 2. Mahnung | 14 Tage nach der 1. Mahnung |
| Danach | nichts mehr von der App – Inkasso oder Mahnbescheid entscheidest du |
An jeder offenen Rechnung steht unter „Zahlung“ der Schalter „Mahnen“: „Manuell“ oder „Automatisch“ – oder „wie unter „Von selbst““, also wie die Regel unter Automatik. Von Hand geht es im „…“ mit „Zahlungserinnerung per Mail“ oder „Erinnerung als PDF“ für die Post.
Skonto stellst du unter Einrichtung › Zahlung ein, etwa 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen. Die Frist endet spätestens mit dem Zahlungsziel – ohne Zahlungsziel gibt es kein Skonto. Auf der Rechnung steht es samt Datum, und unter der Rechnung ein GiroCode: Wer ihn mit der Banking-App scannt, hat Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer schon drin.
E-Rechnung, Export und Steuerberater
| Was | Wo | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| an der Rechnung unter „Dateien“ | Das PDF einer gestellten Rechnung ist zugleich die E-Rechnung (ZUGFeRD) – es geht mit jeder Mail mit. | |
| XRechnung | an der Rechnung unter „Dateien“ | Die E-Rechnung als eigene Datei. |
| Rechnungsausgangsbuch | „Export“ › CSV | Alle Rechnungen als Tabelle. |
| An den Steuerberater | „Export“ › Monat wählen › „Monat senden“ | Eine Mail mit DATEV-Buchungsstapel und Rechnungsausgangsbuch, jeder Rechnung als PDF und XRechnung und – mit Belegen – deren Buchungsstapel und Liste. Nach der Vorschau, über dein Postfach. |
| DATEV-Datei | „Export“ | Der Buchungsstapel des Monats zum Herunterladen. |
| DATEV Upload Mail | „Export“, wenn eingetragen | Rechnungen direkt an DATEV Unternehmen online. |
| Direkt zu DATEV | „Export“, mit dem Plugin DATEV, sobald verbunden | „Rechnungen an DATEV übertragen“ |
Vorgewählt ist der Vormonat – den will der Steuerberater am Monatsanfang haben.
Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Liste, Suche, Filter, Zahlen | ja | ja |
| Neue Rechnung, Entwurf bearbeiten, stellen | ja | ja |
| Senden, bezahlt, mahnen, stornieren | ja | ja |
| Rechnungen › Kunden | ja | ja |
| „Export“, Ansichten „Stand“ und „Kalender“ | ja | nein |
| Ohne Netz | braucht Internet | nein – Rechnungen gibt es nur mit Netz |
Deine Leute
Sehen keine Preise und keine Rechnungen.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Abschläge nach PlanSieht der Zahlungsplan einen Abschlag bei Auftrag vor, liegt er nach der Annahme als Entwurf bereit. Die weiteren legst du am Angebot per Knopf an.
RechnungenAus Rapporten, Material, Pauschalen und Belegen. Vorbereiten: Entwürfe liegen bereit, du stellst. Von selbst: Fertige bekommen ihre Nummer.
Danach per Mail sendenVon selbst gestellte Rechnungen gehen über dein Firmenpostfach an den Auftraggeber – mit PDF und E-Rechnung. Ab Werk aus; „Per Mail senden“ bleibt an jeder Rechnung.
Text für den KundenDie KI schreibt zwei, drei Sätze, was gemacht wurde. Du änderst oder löschst ihn.
Vor dem Stellen prüfenDie KI liest jeden Entwurf mit: fehlende Preise, Zuschläge, Stunden, die nicht passen. Stellt die Automatik von selbst, hält ein Hinweis die Rechnung an.
Geprüftes Aufmaß → RechnungsentwurfIst ein Aufmaß geprüft, liegt der Rechnungsentwurf unter Rechnungen bereit.
Mahnen7 Tage überfällig: Zahlungserinnerung, danach alle 14 Tage die 1. und die 2. Mahnung – mit Rechnungsnummer, Betrag und Bankverbindung.
Dokumente
Rechnungen – PDF, E-Rechnung und Ausgangsbuch. Unter Dokumente als PDF.
Wenn du es ausschaltest
Keine neuen Rechnungen, auch kein Storno und kein „Bezahlt“. Gestellte Rechnungen bleiben lesbar.
Passt dazu
Häufige Fragen
Kann ich eine gestellte Rechnung noch ändern?Nein. Du stornierst sie im „…“ mit „Stornieren“: Es entsteht eine Stornorechnung mit eigener Nummer, und die Rapporte lassen sich danach neu abrechnen.
Ein Rapport fehlt unter „Neue Rechnung“.Dort stehen nur abgeschlossene Rapporte, die noch auf keiner Rechnung sind. Ist der Rapport noch offen, schließ ihn zuerst ab. Gehört er zu einem Auftrag aus einem Angebot, rechnest du ihn am Angebot ab.
Geht eine Rechnung von selbst an den Kunden?Nur, wenn du es so einstellst. Steht unter Automatik die Regel „Rechnungen“ auf „Von selbst“, bekommen fertige Entwürfe ihre Nummer; an den Kunden gehen sie erst mit „Danach per Mail senden“ – das ist ab Werk aus. Dazu kommen Wartungsverträge mit „Stellen und senden“. Sonst stellst und sendest du per Knopf.
Kann ich eine Rechnung ohne Rapporte schreiben?Ja. Hak unter „Neue Rechnung“ keinen Rapport an – sind keine offen, beginnt sie ohnehin leer. Die Zeilen trägst du mit „+ Position“ ein.
Ich wechsle von einem anderen Programm. Wie geht meine Nummer weiter?Trag unter Einrichtung › Nummern bei „Nächste“ deine nächste Nummer ein. Sie gilt ab der nächsten gestellten Rechnung, vierstellig hinter „Vorne“, etwa RE-2026-0143.
Warum hat Material keinen Preis?Ohne Verkaufspreis steht Material ohne Preis im Entwurf, und vor dem Stellen kommt der Hinweis „Positionen haben keinen Preis“. Trag den Preis am Material ein – oder den Aufschlag „Verkauf aus dem Einkauf“: Dann bekommt jedes Material ohne eigenen Preis seinen Einkaufspreis plus Aufschlag.
Ich schreibe an eine Behörde.Stell im Empfänger die Art „Behörde“ ein und trag die Leitweg-ID ein. Dann geht die XRechnung als eigene Datei mit in die Mail – Behörden nehmen meist nur sie.
Kann ich eine Rechnung auch am Handy stellen?Ja, mit Netz: Entwurf öffnen, ändern, „Rechnung stellen“, dann senden. Nur „Export“ und die Ansichten „Stand“ und „Kalender“ gibt es nur am Rechner.