Rapporte und Stundenzettel vom ganzen TeamTeam
Team und ZeitChef lädt einRechner und Handy
Deine Leute geben Zettel ab, und du tippst sie ab. Jeder schreibt seinen Rapport am eigenen Handy. Du siehst, wem einer fehlt.
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Auf einen Blick
Für wenChef lädt ein
Einrichten2 Minuten
Braucht–
Am HandyAlles – Einladen und Zugänge stehen auf der Seite des Plugins unter „Zugänge“.
Dokumente–
Von selbst6 Regeln der Automatik
Das brauchst du
Die E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters, der einen Zugang bekommt.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Einladen, Zugänge und Rechte
- Team: fehlende Rapporte, zu klären
- Mit Stempeluhr: wer ist gerade wo
- Mit Automatik: fehlende Rapporte am Abend erinnern
Schritt für Schritt
- 1Leute in der ListeDeine Mitarbeiter stehen unter Suchen › Mitarbeiter – mit Namen, die E-Mail-Adresse kann später kommen.
- 2EinladenAuf der Seite des Plugins Team neben dem Namen auf „Einladen“. Fehlt die Adresse, trägst du sie am Rechner unten unter „Jemanden einladen“ ein und tippst auf „Einladung schicken“; am Handy fragt die App: „An welche E-Mail-Adresse?“
- 3Die Mail geht rausDein Mitarbeiter bekommt einen Link. Er gilt 7 Tage – bei dir steht so lange „Eingeladen · gültig 7 Tage“.
- 4Er nimmt anEr öffnet den Link, trägt seinen Namen und ein neues Passwort ein und tippt auf „Einladung annehmen“. Am Handy geht das mit „In der App annehmen“.
- 5Zugang aktivAb jetzt schreibt er seine Rapporte selbst. Stempelt er mit der Stempeluhr, siehst du unter „Team“, wer gerade wo ist.
Kurzfassung
- Mit Team bekommt jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang und schreibt seine Rapporte am eigenen Handy.
- Eingeladen wird per Mail. Der Link gilt 7 Tage, danach schickst du einen neuen.
- Die Seite „Team“ sieht nur der Inhaber: wer arbeitet, Pause macht, fertig ist oder fehlt – als „Liste“, „Stand“, „Kalender“ und „Zahlen“.
- Fehlende Rapporte und was nicht in deinen Listen steht, findest du unter Offen.
- Einen Zugang entziehst du mit einem Tipp. Die Rapporte der Person bleiben.
Wofür und für wen
Hausmeisterdienst mit drei Leuten
Jeder schreibt seinen Rapport am Objekt, mit Fotos und Unterschrift. Du musst abends nichts mehr abtippen.Gartenbau mit Kolonne
Der Vorarbeiter schreibt den Rapport, die Kollegen stehen drin. Für ihren Stundenzettel braucht aber jeder einen eigenen Rapport – wer nur dort steht, erscheint unter „Fehlende Rapporte“.Die Bürokraft
Bekommt einen Zugang wie alle. Mit dem Schalter „Darf Listen pflegen“ an ihrer Seite legt sie Auftraggeber, Baustellen und die anderen Listen an. Mit dem Plugin Lohn kommt „Darf den Lohn machen“ dazu.Wer kein Smartphone will
Muss keinen Zugang haben. Er steht mit Namen in den Rapporten der Kollegen, und die stempeln für ihn mit. Seine Stunden kommen in seinen Stundenzettel, wenn du unter Offen bei „Rapport von … fehlt“ auf „Rapport anlegen“ tippst.Einladen und Zugänge
Auf der Seite des Plugins Team, Reiter „Einrichtung“ – „Einladen und Zugänge“. Bei jedem steht genau der eine Schritt, der gerade dran ist.
| Stand | Heißt | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| „Ohne Zugang“ | Noch nie eingeladen. | „Einladen“ |
| „Eingeladen · gültig 5 Tage“ | Die Mail ist raus, der Link noch nicht genutzt. | „Erneut senden“ oder „Zurücknehmen“ |
| „Zugang aktiv“ | Er hat sich angemeldet. | „Zugang entziehen“ – er ist sofort abgemeldet, seine Rapporte bleiben. |
- Einladen kann nur der Inhaber, und nur mit einem echten Konto: als Gast nicht, und erst, wenn deine eigene E-Mail-Adresse bestätigt ist.
- Ging die Mail nicht raus, steht die Einladung trotzdem. Dann sagt die App: „Bitte später „Erneut senden““.
- Wie viele Zugänge du hast, hängt an deinem Abo. Sind alle vergeben, kommt: „Alle Zugänge sind vergeben – du eingeschlossen, offene Einladungen zählen mit.“
Gut zu wissenNeues von Mitarbeitern prüfenEbenfalls unter „Einrichtung“: Legen deine Leute Baustellen, Auftraggeber, Material oder Leistungen neu an, stellst du hier ein, ob das unter Offen erscheint – „Aus“, „Zeigen“ oder „Von selbst“ (nur, was doppelt ist oder dem etwas fehlt). Ohne Antwort gilt es nach 7 Tagen als „Passt“.
Was dein Mitarbeiter tut
- 1Link öffnenIn der Mail auf den Link tippen. Am Handy mit der App geht es mit „In der App annehmen“ direkt dorthin.
- 2AnmeldenName und ein neues Passwort. Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, reicht dessen Passwort – es wird mit deinem Betrieb verbunden.
- 3LoslegenNach „Einladung annehmen“ ist er als Mitarbeiter angemeldet und schreibt ab dann seine Rapporte selbst.
AchtungWas vorher war, wandert nicht mitHat er vorher ohne Konto in der App etwas angelegt, bleibt das draußen: „Was ohne Konto entstand, wandert hier nicht mit – es gehört nicht in den Betrieb des Arbeitgebers.“
Ist der Link abgelaufen oder schon benutzt, steht da „Einladung ungültig“. Dann schickst du mit „Erneut senden“ einen neuen.
Die Seite „Team“
Nur für den Inhaber. Oben wählst du die Ansicht.
| Ansicht | Was du siehst |
|---|---|
| Liste | „Wer ist wo“: oben die Zahlen, etwa „2 arbeiten · 1 Pause“, darunter mit Namen, wer arbeitet, Pause macht, fertig ist oder fehlt. Wer nicht eingestempelt ist, zählt nur als Zahl. |
| Stand | Vier Spalten: Arbeitet · Pause · Feierabend · Abwesend. |
| Kalender | Wer an welchem Tag fehlt – aus den Abwesenheiten und den offenen Anträgen: Urlaub, Krank, Überstundenabbau, Schule, frei und anderes, Beantragt. |
| Zahlen | Ist gegen Soll je Person im laufenden Monat bis gestern, dazu Stunden, Urlaub und Krank des Teams. |
| Automatik | Was zu Urlaub, Krank, Einladungen und fehlenden Rapporten wartet oder von selbst ging. |
AchtungFeierabend vergessenWer an einem früheren Tag nicht ausgestempelt hat, steht in „Wer ist wo“ rot und ganz vorn.
Wer gerade wo arbeitet, kommt live aus der Stempeluhr und den Abwesenheiten. Krank sieht nur der Inhaber.
Fehlende Rapporte und Zu klären
Beides steht unter Offen, am Ende der Seite „Team“ führt eine Zeile direkt dorthin.
Fehlende Rapporte
Im Rapport eines Kollegen eingetragen, aber ohne eigenen – so fehlt die Zeit im Stundenzettel. Die Zeile sagt, wer, wann und wo, etwa „Di, 03.11. · 07:00–15:30 · Pappelhof“ und „Eingetragen von Murat“. Mit „Rapport anlegen“ entsteht der eigene Rapport aus dieser Angabe.Zu klären
Frei geschrieben, weil es nicht in der Liste stand. Einmal zuordnen – danach geht es von selbst.Was deine Leute dürfen
- Jeder schreibt seine eigenen Rapporte. Ändern kann einen Rapport nur, wer ihn geschrieben hat, oder der Inhaber.
- Kunden, Baustellen und die anderen Listen sehen alle. Anlegen und ändern darf, wer „Darf Listen pflegen“ hat – die anderen schreiben Neues frei in den Rapport.
- Mitarbeiter löschen oder zusammenführen darf nur der Inhaber.
- Die Adresse, mit der sich jemand anmeldet, sehen nur der Inhaber und die Person selbst. Kollegen lesen „Angemeldet mit eigenem Zugang“.
Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Seite „Team“ | in der Leiste links | Ich › Mehr › Team |
| Einladen und Zugänge | Plugin Team › Einrichtung | auf der Seite des Plugins Team unter „Zugänge“ |
| Einladung annehmen | Link in der Mail | Link in der Mail oder „In der App annehmen“ |
| Liste, Stand, Kalender, Zahlen | ja | ja – der Stand als Reiter je Spalte, der Kalender als Liste je Tag |
Deine Leute
Bekommen einen Link, melden sich an und schreiben ihre Rapporte am eigenen Handy.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Neues von Mitarbeitern prüfenWas ein Mitarbeiter selbst angelegt hat – Baustelle, Auftraggeber, Material –, siehst du einmal. Von selbst: Was keinen Grund hat, steht gar nicht erst da. Zusammengeführt wird nie von selbst.
Fehlende Rapporte anlegenWer im Rapport eines Kollegen dabei war, bekommt seinen eigenen.
An die Unterschrift erinnernIst ein Rapport 2 Tage nicht unterschrieben, bekommt die Person einen Hinweis in der App.
Einladung von selbst erneuernIst eine Einladung abgelaufen und nicht angenommen, geht nach 3 Tagen eine neue hinaus.
Unterweisung jährlich neu startenIst eine Unterweisung ein Jahr alt, legt die App sie neu an und bittet alle um ihre Unterschrift.
An den km-Stand erinnernFehlt am Abend der km-Stand am Ende einer Fahrt, bekommt die Person einen Hinweis in der App.
Wenn du es ausschaltest
Die Zugänge ruhen – niemand kann sich anmelden. Namen und Rapporte bleiben.
Passt dazu
Häufige Fragen
Der Link in der Einladung ist abgelaufen.Tippe neben dem Namen auf „Erneut senden“. Der neue Link gilt wieder 7 Tage.
Mein Mitarbeiter hat schon ein Konto mit derselben Adresse.Dann reicht beim Annehmen dessen Passwort. Meldet er sich nur mit Google oder Apple an, meldet er sich erst so an und nimmt danach an.
Jemand hört bei uns auf. Was passiert mit seinen Rapporten?Mit „Zugang entziehen“ ist er sofort abgemeldet. Seine Rapporte und Zeiten bleiben im Betrieb.
Sehen meine Leute Preise?Nein. Mit Zugang sehen Mitarbeiter alles außer Preisen und Lohn. Stundenlöhne und Gehälter sieht außer dir nur, wer „Darf den Lohn machen“ hat.
Ich habe Team ausgeschaltet. Können sich meine Leute noch anmelden?Nein, die Zugänge ruhen. Schaltest du Team wieder ein, gelten sie wieder.
Warum steht jemand unter „Fehlende Rapporte“?Er steht im Rapport eines Kollegen, hat für diesen Tag aber keinen eigenen. So fehlt seine Zeit im Stundenzettel.
Muss jeder Mitarbeiter eingeladen werden?Nein. Ohne Zugang steht er mit Namen in den Rapporten der anderen, und die stempeln für ihn mit. Für seinen Stundenzettel legst du seinen Rapport unter Offen mit „Rapport anlegen“ an.