Jährliche Unterweisung mit Nachweis für die BerufsgenossenschaftUnterweisungen
Team und Zeitder Inhaber unterweist, alle unterschreibenRechner und Handy
Die Berufsgenossenschaft will den Nachweis der Unterweisung sehen. Einmal im Jahr durchgehen, jeder unterschreibt in der App. Der Nachweis liegt bereit.
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Auf einen Blick
Für wender Inhaber unterweist, alle unterschreiben
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Braucht–
Am HandyTeilweise – Die Tabelle Person × Thema gibt es nur am Rechner.
DokumenteUnterweisungen
Von selbst1 Regel der Automatik
Das brauchst du
Nichts. Du wählst, welche Themen bei euch vorkommen. Die Texte sind schon da.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Unterweisungen in der Leiste, am Handy unter „Mehr“ – wer dran ist, die Themen, „Unterweisung starten“
- Unterschreiben reihum auf deinem Handy, mit Team auch auf dem eigenen
- Neue Leute stehen sofort oben: vor dem ersten Einsatz. Unter 18 alle 6 Monate
- Fällige Unterweisungen 30 Tage vorher unter Offen
- Ein PDF je Unterweisung, an der Mitarbeiterseite
Schritt für Schritt
- 1Themen wählenBeim ersten Öffnen fragt die App: „Was kommt bei euch vor?“ Hak an, was passt, und tippe auf „Themen übernehmen“.
- 2StartenAuf „Unterweisung starten“. Unter „Wer ist dabei?“ ist schon ausgewählt, wer dran ist, unter „Was“ die Themen, die einer von ihnen braucht.
- 3Anlass, Ort, DauerDarunter steht leise, was auf den Nachweis kommt – etwa „Jährliche Unterweisung · Köln · 20 Minuten“. Sind alle Dabeigewählten neu, ist es die „Erstunterweisung“; der Ort ist der deines Betriebs. „Ändern“ zeigt die drei Angaben.
- 4Wie unterschrieben wird„Hier, reihum“ – du gibst das Handy weiter. Oder „Jeder auf seinem“ – die Unterweisung kommt aufs Handy jedes Einzelnen.
- 5DurchgehenThema für Thema vorlesen und erklären. „Fragen geklärt? Dann weiter.“ – am Ende „Weiter zum Unterschreiben“.
- 6UnterschreibenReihum: „Gib das Handy an …“, jeder unterschreibt mit dem Finger. Fehlt jemand, tippst du „… ist nicht da – später auf seinem Handy“.
- 7Fertig„Unterwiesen und unterschrieben“ – der Nachweis liegt bei jedem und lässt sich nicht mehr ändern.
Kurzfassung
- Einmal im Jahr gehst du mit deinen Leuten den Arbeitsschutz durch, und jeder unterschreibt in der App. Das ist der Nachweis für die Berufsgenossenschaft.
- Die Themen sind als Vorschläge schon da. Du wählst, was bei euch vorkommt, und änderst Texte und Häufigkeit je Thema.
- Beim Starten ist schon ausgewählt, wer dran ist, und welche Themen einer von ihnen braucht.
- Hat jemand beim eigenen Lesen eine Frage, bleibt seine Unterweisung offen, bis du geantwortet hast.
- Jeder Nachweis hält die Themen fest, wie sie an dem Tag waren. Ändern lässt er sich nicht mehr.
Wofür und für wen
Für jeden Betrieb mit Mitarbeitern: Unterweisen muss der Arbeitgeber (§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1), Jugendliche alle 6 Monate (§ 29 JArbSchG).
Hausmeisterdienst
„Leitern und Tritte“, „Reinigungsmittel und Gefahrstoffe“, „Alleinarbeit“ – wer allein im Objekt ist, sagt vorher Bescheid, wo und wie lange.Garten- und Landschaftsbau
„Rasenmäher und Freischneider“, „Schutzausrüstung“, „Heben und Tragen“.Winterdienst
Das Thema „Winterdienst“ ist „Vor der Saison“ dran – ab Werk im Oktober. Mit dem Plugin Winterdienst ist es beim ersten Öffnen schon angehakt.Elektro und Sanitär
„Elektrische Geräte“, „Arbeiten in der Höhe“, „Maschinen und Werkzeug“.Die Themen
Zwölf Vorschläge zum Antippen. Vorausgewählt ist, was fast jeder Betrieb braucht – sieben stehen gleich da, der Rest hinter „… weitere zeigen“.
| Vorschlag | Wie oft | Beim ersten Öffnen |
|---|---|---|
| Arbeitsschutz und Notfall | Jedes Jahr | „immer“ – lässt sich nicht abwählen |
| Leitern und Tritte | Jedes Jahr | angehakt |
| Elektrische Geräte | Jedes Jahr | angehakt |
| Reinigungsmittel und Gefahrstoffe | Jedes Jahr | angehakt |
| Schutzausrüstung | Jedes Jahr | angehakt |
| Winterdienst | Vor der Saison, im Oktober | angehakt mit dem Plugin Winterdienst |
| Rasenmäher und Freischneider | Jedes Jahr | zum Antippen |
| Heben und Tragen | Jedes Jahr | zum Antippen |
| Fahrzeug und Ladung | Jedes Jahr | zum Antippen |
| Arbeiten in der Höhe | Jedes Jahr | zum Antippen |
| Maschinen und Werkzeug | Jedes Jahr | zum Antippen |
| Alleinarbeit | Jedes Jahr | zum Antippen |
| Am Thema | Was du einstellst |
|---|---|
| Name | Wie das Thema heißt. |
| Wie oft | „Jedes Jahr“, „Vor der Saison“ mit Monat oder „Einmal zu Beginn“ – das gilt nur bis zur ersten Unterschrift. |
| Für wen | „Alle“ oder „Nur ausgewählte“ – etwa die Freischneider nur für die Gartenkolonne. |
| Was du sagst | Die Punkte, die du durchgehst – höchstens 12 je Thema, mit „+ Punkt dazu“. |
Änderungen gelten ab der nächsten Unterweisung. Was schon unterschrieben ist, bleibt, wie es war.
AchtungVorschläge, keine fertigen TexteDie Texte sind Vorschläge zum Anpassen. Stimm sie am besten einmal mit deiner Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Berufsgenossenschaft ab.
Reihum oder jeder auf seinem
| Hier, reihum | Jeder auf seinem | |
|---|---|---|
| So geht es | Du gehst jedes Thema durch, dann gibst du das Handy weiter, und einer nach dem anderen unterschreibt. | Die Unterweisung kommt als Aufgabe aufs Handy. Jeder liest selbst und unterschreibt. |
| Braucht | nichts | das Plugin Team – jeder braucht einen eigenen Zugang |
| Wann unterschrieben wird | am Tag selbst | innerhalb von 14 Tagen: „Bitte bis … unterschreiben.“ |
| Was unterschrieben wird | „Ich wurde am … von … zu diesen Themen unterwiesen. Ich habe alles verstanden und konnte Fragen stellen.“ | „Ich habe am … alle Themen gelesen und verstanden. Fragen konnte ich … stellen.“ |
| Dauer | etwa eine Minute je Punkt | etwa eine halbe Minute je Punkt |
Beim eigenen Lesen steht oben auf den Rapporten eine blaue Karte „Unterweisung von …“ mit „Lesen und unterschreiben“. Unterschreiben geht erst, wenn jedes Thema einmal geöffnet war – bis dahin steht „Noch 2 Themen lesen“. Die Karte bleibt, bis unterschrieben ist.
Gut zu wissenUnterbrechen gehtMusst du reihum unterbrechen, öffne die Unterweisung am selben Tag wieder. Hat schon jemand unterschrieben, geht es gleich beim Unterschreiben weiter. Wer schon unterschrieben hat, wird übersprungen.
Gut zu wissenWer schon unterwiesen istKann trotzdem mitmachen – etwa wenn die ganze Kolonne zusammensteht. Ist jemand neu, sind für ihn alle Themen dabei.
Wer dran ist
Oben steht, wie viele für dieses Jahr unterwiesen sind, etwa „3 von 5“. Darunter jede Person mit ihrer Marke.
| Marke | Zeile unter dem Namen | Heißt |
|---|---|---|
| „Jetzt“ | „Noch nie unterwiesen · vor dem ersten Einsatz“ | Hat noch nie unterschrieben – zuerst dran. |
| „Fällig“ | „Zuletzt …“ | Ein Thema ist dran oder schon drüber. Auch ein Thema, das später dazukam, ist sofort fällig. |
| „Offen“ | „Liegt auf dem Handy · bis …“ | Wartet auf die eigene Unterschrift. |
| „in 22 Tagen“, „morgen“ | „Zuletzt …“ | Wird in den nächsten 30 Tagen fällig – steht dann auch unter Offen. |
| ohne Marke | „Zuletzt …“ · „nächste …“ | Alles erledigt. |
Gut zu wissenUnter 18An der Person schaltest du „Unter 18“ ein – „Dann alle 6 Monate statt jedes Jahr“.
Wenn jemand eine Frage hat
Beim eigenen Lesen gibt es den Knopf „Ich habe eine Frage an …“. Die Frage kommt bei dir an, unter Offen und oben bei den Unterweisungen unter „Fragen“. Dort schreibst du die Antwort.
Nimmt dir Arbeit abErst geklärt, dann unterschrieben„Deine Frage ist angekommen. Die Unterweisung bleibt offen, bis sie geklärt ist.“ So unterschreibt niemand etwas, das er nicht verstanden hat.
Der Nachweis
- Jede Unterweisung hält die Themen so fest, wie sie an dem Tag waren. Änderst du später ein Thema, bleibt der alte Nachweis, wie er war.
- Je Teilnehmer eine Unterschrift. Ändern lässt sich der Nachweis danach nicht mehr.
- Oben auf dem Blatt stehen Tag und Dauer, Ort, wer unterwiesen hat und der Anlass – Erstunterweisung, jährliche Unterweisung oder besonderer Anlass (neue Maschine, neue Aufgabe, nach einem Unfall).
- Die Themen und jeder Punkt stehen ganz auf dem Papier – reicht ein Blatt nicht, geht es auf dem nächsten weiter.
- Unter „Alle Nachweise“ stehen alle Unterweisungen, an der Seite jedes Mitarbeiters seine eigenen.
Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Unterweisungen öffnen (Inhaber) | in der Leiste links | Ich › Mehr › Unterweisungen |
| Starten, durchgehen, reihum unterschreiben | ja | ja |
| Themen ändern, Fragen beantworten | ja | ja |
| Tabelle Mitarbeiter × Thema | ja | nein |
| Lesen und unterschreiben (Mitarbeiter) | Karte oben auf den Rapporten | Karte oben auf den Rapporten |
Am Handy braucht es Netz: Die Unterschriften liegen nur auf dem Server, nicht auf jedem Handy.
Deine Leute
Unterschreiben auf deinem Handy, oder mit Team auf ihrem eigenen – dort lesen sie erst jedes Thema. Ihre Nachweise sehen sie selbst.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Unterweisung jährlich neu startenIst eine Unterweisung ein Jahr alt, legt die App sie neu an und bittet alle um ihre Unterschrift.
Dokumente
Unterweisungen – Nachweis mit Unterschrift. Unter Dokumente als PDF.
Wenn du es ausschaltest
Keine Erinnerung mehr. Alle Nachweise mit Unterschrift bleiben beim Mitarbeiter.
Passt dazu
Häufige Fragen
Muss ich die Texte selbst schreiben?Nein. Zu jedem Thema stehen schon Punkte da. Du passt sie an euren Betrieb an.
Ein Mitarbeiter war am Tag der Unterweisung krank.Tippe beim Unterschreiben auf „… ist nicht da“. Mit Team liest er die Themen später auf seinem eigenen Handy und unterschreibt dort.
Kann ich einen Nachweis nachträglich ändern?Nein. Was unterschrieben ist, bleibt so. Ändere das Thema – es gilt ab der nächsten Unterweisung.
Wann ist ein neuer Mitarbeiter dran?Sofort, vor dem ersten Einsatz. Er steht ganz oben mit „Jetzt“, und beim Starten sind für ihn alle Themen dabei.
Wir haben bisher auf Papier unterwiesen.Steht das Datum bei den Leuten unter Prüfungen als „Unterweisung“, übernimmt die App es beim ersten Öffnen – mit dem Vermerk „von Hand eingetragen“, ohne Unterschrift. Ab diesem Datum rechnet die nächste Fälligkeit, und unter Prüfungen fällt der Eintrag weg, damit nichts doppelt erinnert.
Sehen meine Leute die Unterschriften der anderen?Nein. Jeder sieht nur seine eigenen Nachweise.