Wartungs- und Hausmeisterverträge verwaltenWartungsverträge
Bei Wartungsverträgen geht eine Rechnung oder die Preiserhöhung unter. Die Rechnungen gehen pünktlich von selbst raus, jedes Jahr zum neuen Preis.
Auf einen Blick
Das brauchst du
Nichts Neues. Steuer, Bank und Zahlungsziel kommen aus den Rechnungen.
Braucht das Plugin „Rechnungen“.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Wartungsverträge in der Leiste
- Laufzeit, Leistungen, Kündigungsfrist und Preisanpassung je Vertrag
- Rechnungen gehen pünktlich von selbst raus – im Voraus oder danach
- Der neue Preis jedes Jahr, sechs Wochen vorher angekündigt
- An der Baustelle unter „Abrechnung“: der Vertrag statt der Pauschale
Schritt für Schritt
- 1Neuer VertragUnter Wartungsverträge auf „Neuer Vertrag“ – oder an der Baustelle unter „Abrechnung“. Fünf kurze Schritte: Für wen, Leistungen, Preis, Laufzeit, Prüfen.
- 2Für wen und Leistungen„Für welches Objekt?“ und „So heißt er“ – der Name „Steht so auf jeder Rechnung.“ Dann die Leistungen, die im Preis drin sind.
- 3Preis„Betrag, netto“, je Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr. Rechnung „Im Voraus, zu Beginn“ oder „Danach“, und ob der „Preis steigt jedes Jahr“.
- 4Laufzeit„Beginnt am“, „Erst einmal“, „Danach“ und „Kündigen bis … vor dem Ende“. Die App zeigt gleich, bis wann er läuft und bis wann er kündbar ist.
- 5PrüfenAlles auf einen Blick, „Rechnungen von selbst“ wählen und „Vertrag anlegen“. Darunter steht, was die App von selbst macht – mit Datum.
- Ein Wartungsvertrag ist ein fester Preis für ein Objekt – mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassung.
- Die Rechnungen legt die App pünktlich selbst an: je nach Vertrag als Entwurf, gestellt oder gestellt und gesendet.
- Einen neuen Preis kündigt sie sechs Wochen vorher per Mail an.
- Was über den Vertrag hinaus anfällt, kommt wie immer als Entwurf unter Rechnungen.
- Bei Privatkunden stellt die App die gesetzlichen Grenzen von selbst ein.
Wofür und für wen
| Pauschale an der Baustelle | Wartungsvertrag | |
|---|---|---|
| Zeiträume | Kalendermonate | ab Beginn des Vertrags – vom 15. März bis 14. April |
| Rechnung | nachträglich, als Entwurf | im Voraus oder danach – Entwurf, gestellt oder gesendet |
| Laufzeit und Kündigung | – | ja, die App rechnet die Fristen |
| Preisanpassung | – | jedes Jahr, mit Ankündigung |
| Letzter Zeitraum | – | gekürzt kostet er anteilig |
Einrichten
Wartungsverträge braucht das Plugin Rechnungen – Steuer, Bank und Zahlungsziel kommen von dort.
| „Von selbst“ | Was die App tut |
|---|---|
| Stellen und senden | Sie stellt die Rechnung und schickt sie per E-Mail – der Betrag steht im Vertrag, es gibt nichts zu prüfen. Ab Werk. |
| Stellen, du schickst | Sie stellt die Rechnung – du schickst sie. |
| Nur Entwurf | Sie legt den Entwurf an – du stellst ihn. |
Gilt für neue Verträge – am einzelnen Vertrag lässt es sich ändern. Gesendet wird über dein Postfach.
Auf der Seite Wartungsverträge steht der „Text der Ankündigung“ – er geht sechs Wochen vor dem neuen Preis an den Auftraggeber, für alle Verträge. Ohne eigenen Text nimmt die App ihre Vorgabe. Platzhalter in geschweiften Klammern setzt sie selbst ein:
| Platzhalter | Wird zu |
|---|---|
| {vertrag} | Name des Vertrags |
| {datum} | Tag, ab dem der neue Preis gilt |
| {prozent} | um wie viel Prozent |
| {alt} | bisheriger Preis |
| {neu} | neuer Preis |
| {je} | „je Monat“, „je Jahr“ … |
| {absender} | dein Name oder dein Betrieb |
Was die App von selbst macht
Oben auf der Seite steht „Von selbst als Nächstes“ – Rechnungen und neue Preise. Die Ansicht „Kalender“ zeigt dasselbe je Monat.
| Was | Wann | Wie |
|---|---|---|
| Rechnung | „Im Voraus, zu Beginn“: am ersten Tag des Zeitraums. „Danach“: nach seinem Ende. | wie unter „Rechnungen von selbst“ am Vertrag |
| Ankündigung | sechs Wochen vor dem neuen Preis | per Mail an den Auftraggeber |
| Neuer Preis | ab dem Stichtag | die nächsten Rechnungen schon zum neuen Preis |
| Letzter Tag zum Kündigen | beim Anlegen unter „Das macht die App von selbst“, danach am Vertrag als „Kündbar bis …“ und in der Ansicht „Kalender“ | nur als Hinweis – kündigen tut der Kunde |
| Arbeit über den Vertrag hinaus | wie bei jedem Rapport | als Entwurf unter Rechnungen, nach Aufwand oder mit eigenem Satz |
Mit „Einsätze darunter zeigen“ stehen unter der Vertragsrechnung die Einsätze des Zeitraums – welche Leistung an welchem Tag, ohne Preis. Was geklappt hat oder nicht, steht im Reiter „Automatik“ unter „Erledigt“, etwa „Gestellt und gesendet an …“.
Laufzeit und Kündigung
| Frage im Vertrag | Zur Wahl |
|---|---|
| Erst einmal | 12, 24 oder 36 Monate – oder „Offen“: unbefristet, monatlich kündbar |
| Danach | „12 Mon. länger“, „Monatlich“ oder „Endet“ |
| Kündigen bis … vor dem Ende | 1, 3 oder 6 Monate |
Beispiel: Läuft der Vertrag bis 31.12. und die Frist ist 3 Monate, muss die Kündigung bis 30.9. da sein.
Kommt eine Kündigung, tippst du am Vertrag auf „Kündigung eintragen“ und gibst den Tag ein, an dem sie ankam. Die App rechnet, zu welchem Ende sie wirkt. Habt ihr etwas anderes abgesprochen, nimm „Früher beenden, wie abgesprochen“. Eine eingetragene Kündigung lässt sich mit „Kündigung zurücknehmen“ wieder aufheben.
Preis und Anpassung
Unter „Preis steigt jedes Jahr“ wählst du „Nicht“, „um 2 %“, „um 3 %“ oder „Andere“ – bis 20 %. Gleich darunter steht, wann der Preis zum ersten Mal steigt und auf welchen Betrag – „Die App kündigt es 6 Wochen vorher an.“
Soll der Preis einmal nicht steigen: Am Vertrag unter „Preis“ steht neben jedem kommenden neuen Preis „Aussetzen“. Der alte Preis bleibt, die Zeile steht danach als „ausgesetzt“ da. „Doch gelten lassen“ nimmt es zurück. Das geht am Rechner.
Unter „Alles andere“ legst du fest, wie Arbeit außerhalb des Vertrags abgerechnet wird: „Nach Aufwand“ mit dem Stundensatz wie überall – oder „Eigener Satz“, nur an diesem Objekt.
Bestehende Verträge nachtragen
Liegt „Beginnt am“ in der Vergangenheit, fragt die App: „Schon abgerechnet?“
| Wahl | Was dann geschieht |
|---|---|
| Ab dem nächsten Zeitraum | Die App rechnet erst ab dem nächsten Zeitraum ab – alles davor hast du schon selbst berechnet. |
| Ab dem laufenden Zeitraum | Der Zeitraum, in dem du gerade bist, kommt schon dazu. |
| Alles seit Beginn | Die App holt jeden Zeitraum seit Beginn nach. |
Auf den Knöpfen steht jeweils der Tag, etwa „Ab 01.12.“. Holt die App viel nach, stellt sie je Vertrag und Lauf höchstens zwölf Rechnungen – der Rest folgt in Ruhe.
Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Liste, Ansicht „Kalender“, „Von selbst als Nächstes“ | ja | ja |
| Vertrag ansehen, „Vertrag als PDF“, „Per Mail senden“ | ja | ja |
| Neuer Vertrag, Preis, Laufzeit, Kündigung ändern | ja | nein – „Am Rechner ändern“ |
| Ohne Netz | braucht Internet | nein – nur mit Netz |
Deine Leute
Sehen an der Checkliste „Im Vertrag“ an den Leistungen – keine Preise, keine Laufzeit.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Dokumente
Wartungsverträge – Der Vertrag als PDF. Unter Dokumente als PDF.
Wenn du es ausschaltest
Die Beträge laufen als Pauschale weiter – als Entwurf, ohne Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung. Gestellte Rechnungen bleiben.