Aufträge planen – jeder sieht, wo er hinmussPlanung
Baustelle und AuftraggeberChef plant, alle sehenRechner und Handy
Morgens telefonierst du jedem hinterher, wo er hinmuss. Du planst den Auftrag. Jeder sieht unter Heute, wo er hinmuss – den Rapport legt er mit einem Knopf an.
Kostenlos startenEingerichtet in einer Minute
Auf einen Blick
Für wenChef plant, alle sehen
Einrichteneine Minute
Braucht–
Am HandyTeilweise – Die Abrechnung am Auftrag öffnet den Browser.
Dokumente–
Von selbst4 Regeln der Automatik
Das brauchst du
Nichts – Google oder Outlook verbindest du danach, wenn du magst.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- Planung: Heute, Woche, Monat, Tag, Tabelle
- Zu planen: Meldungen, Mängel, Prüfungen an einem Ort
- Wiederkehrende Aufträge
- Google-Kalender oder einen Kalender-Link verbinden, wenn du magst
Schritt für Schritt
- 1Auftrag anlegenIn der Planung auf „Neuer Auftrag“ (am Handy das „+“ oben): „Wo“, „Was zu tun ist“ und „Wann“. Ohne Tag landet er unter „Zu planen“.
- 2EinplanenAm Rechner ziehst du den Eintrag aus „Zu planen“ auf einen Tag, dann fragt das Fenster „Wer?“. Am Handy tippst du ihn an und wählst Tag und Leute.
- 3Deine Leute sehen ihnWer eingeteilt ist, findet den Auftrag unter Ich › Heute und legt mit „+ Rapport“ seinen Rapport an.
- 4Der Stand stellt sich einAuf der Karte steht „Bereit“, „Läuft“ oder „Erledigt“ – das kommt aus den Rapporten. Weiterschieben muss niemand.
- 5Auftrag erledigt?Ist der Einsatz gelaufen, fragt die Planung: „Ja, erledigt“ oder „Nein, weiter einplanen“.
Kurzfassung
- Alles, was vor Ort zu tun ist, kommt an einer Stelle an – Aufträge von dir, Meldungen und Anfragen, dazu offene Mängel, fällige Prüfungen und wiederkehrende Leistungen.
- Was noch keinen Tag oder keine Leute hat, steht unter „Zu planen“. Von dort planst du ein.
- Deine Leute sehen nur ihre eigenen Aufträge und legen ihre Rapporte selbst an. Von selbst entsteht kein Rapport.
- Aufträge anlegen, verschieben und einteilen darf nur der Inhaber. Je nach Einstellung nehmen sich Mitarbeiter Fälliges mit „Für mich“ selbst.
- Am Rechner ziehst du, am Handy tippst du. Beides zeigt dieselben Aufträge.
Wofür und für wen
HausmeisterMeldung
Die Meldung „Licht im Keller geht nicht“ aus dem Treppenhaus steht unter „Zu planen“. Du ziehst sie auf Donnerstag und teilst jemanden ein.GartenZeitraum
Heckenschnitt „Im Zeitraum“ 10. bis 21. – wer eingeteilt ist, sucht sich den Tag und tippt auf „Heute machen“.MalerMehrtägig
Drei Tage Wohnung streichen als „Mehrere Tage“, mit zwei Leuten. Sa und So bleiben frei, außer du setzt „Auch Sa und So“.SanitärReihe
Wartung jedes Jahr: einmal anlegen mit „Wiederholen“, der nächste Auftrag steht drei Wochen vorher in der Planung.Vom Eingang bis zum Rapport
Woher → Zu planen → eingeplant mit Tag und Leuten → Rapport.
| Woher | Was es ist |
|---|---|
| Auftrag | von dir angelegt, auch ein übernommener Termin aus deinem Kalender |
| Anfrage, Terminanfrage, Meldung | aus den Kundenformularen – als Auftrag gespeichert |
| Angebot | ein angenommenes Angebot – als Auftrag gespeichert |
| Mangel | ein offener Mangel – er bleibt ein Mangel |
| Prüfung | eine fällige Prüffrist |
| Kontrollgang | ein fälliger Kontrollgang |
| Wie oft | eine fällige Leistung aus der Checkliste – sie bleibt eine Leistung, kein Auftrag |
Unter „Zu planen“ steht, wie lange etwas wartet: „seit 3 Tagen“, gelb ab 7 Tagen, rot ab 14.
Ein Auftrag „Im Zeitraum“ oder „Noch offen“ erledigt sich von selbst, sobald er Rapporte hat und alle abgeschlossen sind. Mängel, Prüfungen, Kontrollgänge und Leistungen sind erledigt, wenn der Rapport, in dem sie stehen, abgeschlossen ist. Bei Aufträgen „Am Tag“ fragt die Planung nach dem Einsatz.
Nimmt dir Arbeit abKein zweiter Stapel„Zu planen“ ist kein Posteingang neben der Planung. Es ist alles, was noch keinen festen Tag oder keine Leute hat. Wird etwas eingeplant, verschwindet es dort von selbst.
Ein Auftrag im Detail
| Feld | Was du einträgst | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Wo | die Baustelle | Fehlt sie, legst du sie mit „Neue Baustelle“ gleich an |
| Was zu tun ist | ein Satz | steht in jedem Rapport oben unter „Auftrag“ |
| Wann | „Am Tag“, „Im Zeitraum“ oder „Noch offen“ | siehe unten |
| Ab, Bis | Uhrzeit von und bis | nur ein Vorschlag; ohne Ende wird die Länge geschätzt |
| Fester Termin beim Kunden | mit dem Kunden ausgemacht | steht rot in der Planung, auch ohne Leute |
| Wer, Verantwortlich | die Leute | Leistungen, Material, Geräte und Fahrzeuge kommen nur in den Rapport des Verantwortlichen |
| Vorausfüllen | „Nichts – nur Baustelle und Auftrag“ oder „Wie der letzte Rapport hier“ | was im Rapport schon steht |
| Wiederholen | Einmalig, Jede Woche, Alle zwei Wochen, Jeden Monat, Jedes Quartal, Jedes Jahr | „Bis“ leer heißt ohne Ende |
| + Bis spätestens, + Wunsch des Kunden, + Dauer | unter „Wann“, bei „Im Zeitraum“ oder „Noch offen“ | steht unter „Zu planen“ am Eintrag |
Am TagWann
An diesen Tagen. Wer eingeteilt ist, legt den Rapport selbst an – unter Ich › Heute.Im ZeitraumWann
Irgendwann von bis bis. Den Tag sucht sich aus, wer eingeteilt ist – mit „Heute machen“.Noch offenWann
Noch kein Tag. Bleibt unter „Zu planen“, bis du ihn einplanst.AchtungLöschen„Auftrag löschen“ nimmt Rapporte mit, in denen noch nichts steht. Was schon eingetragen ist, bleibt.
Die Reiter der Planung
| Reiter | Was du siehst |
|---|---|
| Heute | die Aufträge von heute als große Karten, nach Uhrzeit, dazu fällige Leistungen |
| Woche | die Woche, jede Karte mit Sorte, Adresse und Leuten |
| Monat | der Monat, je Auftrag eine Zeile |
| Tag | eine Zeitachse mit einer Bahn je Person, oben „Noch niemand“ |
| Tabelle | Zu planen · Wiederkehrend · Alle Aufträge, mit Suche und Filtern |
| Automatik | was von selbst eingeplant wurde, Termine aus dem Kalender und die Regeln |
| Stand auf der Karte | Was er heißt |
|---|---|
| Noch niemand | der Auftrag hat noch keine Leute – die Karte ist gestrichelt, mit „Einteilen“ |
| Bereit | eingeplant, noch nicht begonnen |
| Läuft seit … | jemand ist dort eingestempelt |
| Erledigt | alle Rapporte des Tages sind abgeschlossen |
| Nicht fertig | der Tag ist vorbei, aber nicht alle Rapporte sind abgeschlossen |
| Kein Rapport | der Tag ist vorbei, und es gibt keinen Rapport |
In der Tabelle setzt du Haken für mehrere: „An einem Tag einplanen“, „Zusammenlegen“ oder „Nicht machen“. Zusammenlegen geht für Einträge an derselben Baustelle.
Fehlt jemand an einem Tag, steht unter dem Auftrag, wer frei wäre – je Person ein Knopf zum Einteilen. Die Vertretung gilt für den ganzen Auftrag; wer fehlt, bleibt eingeteilt.
Auftrag erledigt?
Die Planung fragt erst, wenn der Einsatz gelaufen ist – nicht mitten in einem Auftrag über mehrere Tage.
| Knopf | Wann | Was passiert |
|---|---|---|
| „Ja, erledigt“ | die Rapporte sind abgeschlossen oder der Tag ist vorbei | der Auftrag ist erledigt |
| „Nein, weiter einplanen“ | dieselbe Lage, die Arbeit ist aber nicht fertig | ein Folgeauftrag liegt unter „Zu planen“; der Einsatz bleibt mit seinen Rapporten, wie er ist |
| „Zurück nach Zu planen“ | der Tag ist vorbei, und es gibt keinen Rapport | der Auftrag selbst geht zurück, ohne Tag und ohne Leute |
Aufträge mit „Wiederholen“ und Termine aus deinem Kalender fragen nie – die Reihe plant ihren nächsten Termin selbst.
Wer plant ein
Feste Termine beim Kunden plant der Inhaber. Was vor Ort zu tun ist, dürfen Mitarbeiter je nach Einstellung selbst nehmen.
| Einstellung | Ab Werk | Was sie erlaubt |
|---|---|---|
| Mitarbeiter planen selbst ein | an | Jeder kann Fälliges und freie Aufträge mit „Für mich“ übernehmen. Du siehst es in der Planung. |
| Auch für andere | aus | Mitarbeiter dürfen Kollegen einplanen, sonst nur du. |
Beides steht auf der Seite des Plugins unter „Wer plant ein“.
| Mitarbeiter | Inhaber | |
|---|---|---|
| Aufträge anlegen, ändern, löschen | nein | ja |
| Ziehen, einteilen, Vertretung | nein | ja |
| „Erledigt“, „Nicht machen“, „Zusammenlegen“ | nein | ja |
| Eigene Aufträge sehen | ja, nur die eigenen | alle |
| „Für mich“, „Heute machen“ | ja, wenn „Mitarbeiter planen selbst ein“ an ist | ja |
| Kalender verbinden | nein | ja |
| „Aus deinem Kalender“, „Übernehmen“ | nein | ja |
Ein Mitarbeiter sieht in der Planung Heute, Woche, Monat und Tag mit seinen eigenen Aufträgen, am Rechner rechts „Für dich“. Im Reiter „Tabelle“ hat er Zu planen und Wiederkehrend.
Hat er aus einem Auftrag selbst einen Rapport angelegt und noch nichts eingetragen, sagt er mit „Nicht dabei“ ab – mit einem kurzen Grund, etwa „Arzttermin, komme ab Mittag“.
Google und dein Kalender
Freiwillig. Verbinden kann nur der Inhaber, und nur er sieht „Aus deinem Kalender“.
| Richtung | Was es tut | Wo |
|---|---|---|
| Aus deinem Kalender | Termine aus Google oder einem Kalender-Link stehen unter „Aus deinem Kalender“. „Übernehmen“ macht daraus einen Auftrag. | Google am Rechner und am Handy, Kalender-Link am Rechner |
| In deinen Kalender | „Aufträge auch in diesen Kalender schreiben“ – jeder Auftrag steht dann auch dort | Rechner und Handy |
| Dein Kalender-Link | die Aufträge, die du siehst, im Kalender von Google, Outlook oder Apple – bleibt von selbst aktuell | am Rechner, jeder im Team hat seinen eigenen Link |
| Welche Termine | Was kommt |
|---|---|
| Nur Termine mit Ort | Ein Termin mit Adresse ist meist Arbeit – Zahnarzt und Geburtstag bleiben meist draußen. |
| Nur mit Stichwort | Nur, was das Stichwort im Titel oder in der Beschreibung trägt. |
| Alle Termine | Jeder Termin des Kalenders. Mit der KI sortiert sie Privates aus. |
AchtungVerschoben wird in der PlanungWer einen Auftrag in Google verschiebt, findet ihn nach dem nächsten Abgleich wieder am alten Platz. Nur Termine, die aus dem Kalender kamen, ziehen ihren Auftrag mit, solange noch niemand eingeteilt ist.
Gut zu wissenKalender-Link einfügenBei Google heißt er „Geheime Adresse im iCal-Format“, bei Outlook ist es ein veröffentlichter Kalender, bei iCloud ein öffentlicher. Der Link beginnt mit https:// oder webcal://.
Rechner und Handy
| Was | Am Rechner | Am Handy |
|---|---|---|
| Einplanen | aus „Zu planen“ auf einen Tag oder eine Bahn ziehen | antippen, Tag und Leute wählen – „Nur den Tag, Leute später“ geht auch |
| „Zu planen“ | Leiste rechts neben der Planung | Knopf „Zu planen“ unten, führt in die Tabelle |
| Balken auf der Zeitachse verschieben | ja | nein |
| Abrechnung am Auftrag | ja, mit dem Plugin Rechnungen | öffnet den Browser |
| Kalender-Link und das eigene Abo | ja | nein |
Am Handy findest du die Planung unter Mehr › Planung.
Gut zu wissenNur mit ChecklisteIst die Planung aus, aber die Checkliste an, zeigt die Seite nur „Heute dran“ – ohne Reiter, ohne „Zu planen“.
Mehr zum Plugin Checkliste ›Deine Leute
Sehen unter Ich › Heute, wo sie eingeteilt sind, und legen den Rapport selbst an.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Anfragen aus den FormularenTermin, Meldung, Nachricht – in der Planung unter „Zu planen“, mit dem Wunsch des Kunden.
Kalendertermine als AuftragTermine aus deinem verbundenen Kalender. Baustelle und Leute sucht die KI, Privates bleibt draußen.
Angenommene Angebote einplanenDer Auftrag steht in der Planung unter „Zu planen“ – mit den Positionen als Liste und der Baustelle. Die Ausführung („KW 47“) steht als Wunsch daran.
Entwurf aus einer AnfrageKlingt eine Anfrage nach Angebot, liegt der Entwurf mit Zeilen aus deinem Bestand bereit. Gesendet wird nur per Knopf.
Wenn du es ausschaltest
Die Planung verschwindet. Aufträge und ihre Rapporte bleiben.
Passt dazu
Häufige Fragen
Entsteht der Rapport von selbst, wenn ich jemanden einteile?Nein. Wer eingeteilt ist, legt ihn unter Ich › Heute mit „+ Rapport“ an. Baustelle, Auftrag und Leistungen stehen dann schon drin.
Kann ein Mitarbeiter einen Auftrag anlegen?Nein, Aufträge legt nur der Inhaber an. Mitarbeiter können sich mit „Für mich“ Fälliges und freie Aufträge nehmen, wenn „Mitarbeiter planen selbst ein“ an ist.
Was ist der Unterschied zwischen „Am Tag“ und „Im Zeitraum“?„Am Tag“ legt die Tage fest. „Im Zeitraum“ lässt den Tag offen – wer eingeteilt ist, tippt an dem Tag, an dem er hinfährt, auf „Heute machen“.
Ein Auftrag ist nach zwei Tagen nicht fertig.Wenn die Planung „Auftrag erledigt?“ fragt, tippe auf „Nein, weiter einplanen“. Unter „Zu planen“ liegt dann der Rest, mit den Tagen, die schon gemacht sind.
Wie lange dauert es, bis ein Wartungstermin wieder auftaucht?Bei einem Auftrag mit „Wiederholen“ steht der nächste drei Wochen vorher in der Planung.
Sehen meine Leute meine privaten Termine aus Google?Ein Termin aus deinem Kalender wird erst zum Auftrag, wenn du „Übernehmen“ tippst – oder die Automatik „Kalendertermine als Auftrag“ es tut. Mit „Nur Termine mit Ort“ oder „Nur mit Stichwort“ kommt Privates gar nicht erst rein.
Ich habe den Kalender-Link weitergegeben. Was nun?Klicke am Rechner auf „Neuen Link erzeugen“. Der alte Link zeigt danach nichts mehr.