Überstunden, Resturlaub und KrankmeldungStunden und Urlaub
Team und Zeitfür alleRechner und Handy
„Wie viel Urlaub hab ich noch?“ – und du schlägst nach. Jeder sieht Stundenkonto und Resturlaub selbst und unterschreibt seinen Stundenzettel.
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Auf einen Blick
Für wenfür alle
Einrichteneine Minute
Braucht–
Am HandyAlles
Dokumente–
Von selbst1 Regel der Automatik
Das brauchst du
Wie viele Stunden ihr in der Woche arbeitet und wie viele Urlaubstage ihr habt.
So fängst du an
Schalte es unter Plugins ein. Was du dafür brauchst, fragt die App beim Einschalten ab.
Was dazukommt
- „Meine Zeiten“ in der Leiste und am Handy unter „Mehr“
- Mein Tag und Meine Zahlen – was du heute und diese Woche gearbeitet hast
- Urlaub beantragen, krank melden, Monat unterschreiben
- Anträge und Krankmeldungen kommen zu dir
Schritt für Schritt
- 1Vorgabe beim EinschaltenDie App fragt: „Wie viel arbeiten deine Leute?“ – Stunden pro Woche und Urlaubstage im Jahr. Das gilt für alle, auch für neue Mitarbeiter.
- 2Wer anders arbeitetIn „Meine Zeiten“ die Person wählen und das Fenster „Arbeitszeit“ öffnen: Stunden je Wochentag, Urlaubstage, Startstand des Stundenkontos.
- 3Im Alltag„Meine Zeiten“ geht auf „Tage“ in der Woche auf. Fehlt an einem Tag etwas, steht dort „Kein Eintrag.“ mit „Nachtragen“.
- 4UrlaubDeine Leute tippen auf „Abwesend“ › „Urlaub beantragen“. Du antwortest mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.
- 5MonatsendeIm Reiter „Stundenzettel“ unterschreibt jeder seinen Monat mit „Unterschreiben“.
Kurzfassung
- „Meine Zeiten“ zeigt jedem seine Stunden, sein Stundenkonto und seinen Urlaub – in vier Reitern: Tage, Zahlen, Urlaub und Krank, Stundenzettel.
- Das Soll rechnet die App aus der Arbeitszeit der Person. Urlaub, Krank und Feiertage senken das Soll – sie sind kein Minus.
- Urlaub, Überstundenabbau und unbezahlt frei beantragen deine Leute. Krank melden sie sich selbst, das gilt sofort.
- Am Monatsende unterschreibt jeder seinen Stundenzettel. Mit dem Plugin Lohn gibst du den Monat danach frei.
- Der Inhaber wählt oben die Person, alle anderen sehen nur sich selbst.
Wofür und für wen
Malerbetrieb, 38,5 Stunden
Die Vorgabe gilt für alle. Jeder sieht jeden Tag, ob er im Plus oder Minus ist – ohne Strichliste im Bus.Hausmeister in Teilzeit
Arbeitet nur Montag bis Mittwoch. Im Fenster „Arbeitszeit“ trägst du die Stunden je Wochentag ein, dann stimmt sein Soll auch am Donnerstag.Azubi mit Berufsschule
Die Berufsschultage trägst du als Abwesenheit ein. Sie senken das Soll, der Tag ist kein Minus.Winterdienst
Rufbereitschaft trägt der Inhaber unter „Abwesend“ › „Rufbereitschaft eintragen“ ein – sie steht dann beim Lohn mit.Einrichten
Eine Vorgabe für alle, Abweichungen an der Person.
| Einstellung | Wo | Was sie tut |
|---|---|---|
| Arbeitszeit und Urlaubstage im Jahr | Beim Einschalten als „Stunden pro Woche“, danach unter Plugin › Einrichtung als „Monatsstunden“ | Was ein neuer Mitarbeiter bekommt, wenn bei ihm nichts steht. Ändern lässt es sich an der Person. |
| Andere, die zur selben Zeit fehlen dürfen | Plugin › Einrichtung, wenn die Automatik Urlaub genehmigen darf | Für Urlaub, den die Automatik genehmigt: 0 heißt, niemand sonst darf an einem der Tage fehlen. |
| Bundesland | Einstellungen › Betrieb | Welche Feiertage zählen. Sie gelten für alle, auch ohne dieses Plugin. |
| Stunden je Wochentag | Fenster „Arbeitszeit“ an der Person | Montag bis Sonntag einzeln. Steht dort nichts, zählen die Monatsstunden – gleich auf Montag bis Freitag. |
| Tage im Jahr, Übertrag aus dem Vorjahr | Fenster „Arbeitszeit“ | Der Urlaubsanspruch der Person und der Resturlaub. |
| Stundenkonto | Fenster „Arbeitszeit“ | Der Startstand vor dem ersten Monatsabschluss, auch minus. |
| Im Betrieb: Seit, Bis | Fenster „Arbeitszeit“ | Eintritt und Austritt der Person – „Bis“ leer heißt unbefristet. |
| Pause von selbst abziehen | Fenster „Arbeitszeit“, für alle im Betrieb | 30 min ab 6 h, 45 min ab 9 h – wenn keine gestempelt ist. |
Gut zu wissenÄndern kann nur der ChefDeine Leute sehen ihr Fenster „Arbeitszeit“ auch – mit dem Satz „Ändern kann nur der Chef.“
Die vier Reiter
Oben steht ein Satz wie „Gärtner · 38 h die Woche · Stundenkonto +10,0 h · Urlaub 9 Tage frei“.
| Reiter | Was drinsteht |
|---|---|
| Tage | Tag · Woche · Monat · Jahr. Bei Woche und Monat als Liste oder Kalender – im Kalender oben rechts Plus oder Minus zum Soll des Tages. Das Jahr ist das Stundenkonto: Plus und Minus je Monat. |
| Zahlen | „Wie ich arbeite“ (im Schnitt Beginn, Ende und Pause, der längste Tag, Tage über 10 Stunden, Wochenenden), „Meine Stunden“, „Wo meine Zeit hingeht“. Gerechnet „Plus/Minus bis gestern – heute läuft noch“. |
| Urlaub und Krank | Anträge mit ihrem Stand, Krankmeldungen und wie viel Urlaub übrig ist. Beim Inhaber oben die wartenden Anträge. |
| Stundenzettel | Links die Monate mit ihrem Stand, rechts der gewählte Monat in vier Schritten, das Unterschreiben und das Blatt selbst – als PDF, Excel, CSV oder „Per Mail“. |
Am Handy heißen die Reiter kürzer: Tage, Zahlen, Urlaub, Zettel. Unten stehen dort fest „+ Zeit nachtragen“ und „Abwesend“.
Ein Tag ohne Eintrag
| Was am Tag steht | Was es heißt | Was du tust |
|---|---|---|
| „Kein Eintrag.“ – „Vergessen oder abwesend?“ | Ein Arbeitstag ohne Zeit und ohne Abwesenheit. | „Nachtragen“ oder eine Abwesenheit eintragen. |
| „Ende geschätzt“ | Der Feierabend wurde vergessen, die App hat das Ende geschätzt. | „Stimmt so“ oder die Zeit ändern. |
| „läuft“ | Die Zeit läuft noch. | Nichts – sie zählt, sobald sie beendet ist. |
Gezählt ist jeder beendete Einsatz, auch aus Rapporten, die noch offen sind. Für den Monatsabschluss zählen die Stunden erst, wenn der Rapport abgeschlossen ist.
Urlaub, Krank und andere Abwesenheiten
Hinter „Abwesend“ steht bei deinen Leuten „Urlaub beantragen“, „Krank melden“ und „Überstunden abbauen“, beim Inhaber „Abwesenheit eintragen“, „Rufbereitschaft eintragen“ und „Überstunden abbauen“.
| Art | Wer trägt ein | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Urlaub | Mitarbeiter beantragt, du entscheidest | Bezahlt, kürzt das Soll und zählt gegen den Urlaubsanspruch. |
| Überstundenabbau | Mitarbeiter beantragt, du entscheidest | Vom Arbeitszeitkonto: Das Soll bleibt, das Konto sinkt. |
| Unbezahlt frei | Mitarbeiter beantragt, du entscheidest | Kürzt das Soll, für den Tag gibt es keinen Lohn. |
| Krank | Mitarbeiter meldet, gilt sofort | Bezahlt (Entgeltfortzahlung), kürzt das Soll. Nur Art und Zeitraum – keine Diagnose. |
| Kind krank | Mitarbeiter meldet, gilt sofort | Unbezahlt – die Krankenkasse zahlt Kinderkrankengeld. |
| Frei | Inhaber | Bezahlt frei, kürzt das Soll. |
| Fortbildung | Inhaber | Bezahlt, kürzt das Soll. |
| Berufsschule | Inhaber | Bezahlt, für Azubis. Kürzt das Soll. |
| Sonstiges | Inhaber | Bezahlt, kürzt das Soll – die Notiz sagt, warum. |
Eine Abwesenheit gilt für ganze Tage, an einem einzelnen Tag auch für einen halben. Höchstens ein Jahr am Stück.
| Stand des Antrags | Beim Mitarbeiter | Beim Inhaber |
|---|---|---|
| Gestellt | „Wartet auf Chef“ | „Neu“ – mit „Genehmigen“ und „Ablehnen“ |
| Genehmigt | „Genehmigt“ | „Genehmigt“ – erst ab jetzt zählt er als Abwesenheit |
| Abgelehnt | „Abgelehnt“ mit deinem Satz | Abgelehnt wird immer mit einem Satz, den die Person liest. |
| Zurückgezogen | „Zurückgezogen“ | Zurückziehen kann jeder nur seinen eigenen Antrag. |
Nimmt dir Arbeit abAn einer StelleWartende Anträge und neue Krankmeldungen findest du unter Offen. Die wartenden Anträge einer Person stehen auch oben in ihrem Reiter „Urlaub und Krank“, mit „Genehmigen“ und „Ablehnen“. Mit dem Plugin Team zeigt auf der Seite „Team“ die Ansicht „Kalender“, wer an welchem Tag fehlt.
Der Monat und der Stundenzettel
Jeder Monat geht durch vier Schritte – oben im Reiter „Stundenzettel“.
- 1Tage klärenStehen noch Tage offen, zeigt der Schritt „2 Tage offen“. Sonst „alles da“.
- 2UnterschreibenNur die Person selbst. Deine hinterlegte Unterschrift liegt schon auf der Fläche – nimm sie oder zeichne neu. Sind noch Tage offen, heißt der Knopf „Trotzdem unterschreiben“: Sie halten nichts auf, sie landen auf der Prüfliste des Chefs.
- 3FreigabeMit dem Plugin Lohn gibt der Chef den Monat frei. Ein Monat zählt fest, sobald er freigegeben ist. Ob Überstunden ausgezahlt werden oder auf dem Konto bleiben, entscheidet er dabei.
- 4Ans LohnbüroMit dem Plugin Lohn schickt der Chef den Monat danach mit „Senden“ an den, der deinen Lohn macht. Bis dahin steht dort „noch nicht“.
Gut zu wissenUnterschrift zurücknehmenFällt nach dem Unterschreiben noch etwas auf, nimmt die Person oder der Inhaber die Unterschrift zurück – bis zur Freigabe.
Wie es mit dem Plugin Lohn weitergeht ›Rechner und Handy
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| „Meine Zeiten“ öffnen | „Meine Zeiten“ in der Leiste | Ich › Mehr › „Meine Zeiten“ – mit der Zahl offener Tage und Monate zum Unterschreiben |
| Person wählen (Inhaber) | oben auf der Seite | oben neben dem Titel – auch ohne Netz |
| Nachtragen und Abwesend | „Zeit nachtragen“ und „Abwesend“ | unten fest: „+ Zeit nachtragen“ und „Abwesend“ |
| Alle vier Reiter | ja | ja |
Deine Leute
Sehen nur ihre eigenen Zeiten, beantragen Urlaub, melden sich krank und unterschreiben ihren Monat.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Urlaub und Überstundenabbau genehmigenWenn Resturlaub oder Stundenkonto reicht und nicht zu viele zugleich fehlen.
Wenn du es ausschaltest
„Meine Zeiten“ verschwindet mit Mein Tag und Meine Zahlen. Lohn geht mit aus. Tage, Anträge und unterschriebene Monate bleiben.
Häufige Fragen
Wie viel Urlaub habe ich noch?Oben in „Meine Zeiten“, etwa „Urlaub 9 Tage frei“. Genauer im Reiter „Urlaub und Krank“.
Warum ist ein Krankheitstag kein Minus?Urlaub, Krank und Feiertage senken das Soll des Tages. Wer an dem Tag nichts arbeiten musste, kann auch nicht ins Minus kommen.
Kann ich einen halben Tag Urlaub nehmen?Ja – an einem einzelnen Tag. Über mehrere Tage gilt eine Abwesenheit für ganze Tage.
Sieht mein Chef, was ich habe, wenn ich krank bin?Nein. Gemeldet werden nur Art und Zeitraum – keine Diagnose.
Ich habe den Monat schon unterschrieben, aber ein Tag fehlt noch.Nimm die Unterschrift zurück, trag den Tag nach und unterschreib noch einmal. Das geht bis zur Freigabe.
Ein neuer Mitarbeiter arbeitet nur 20 Stunden.Öffne bei ihm das Fenster „Arbeitszeit“ und trag die Stunden je Wochentag ein. Die Vorgabe für alle bleibt, wie sie ist.
Wo trage ich Resturlaub aus dem letzten Jahr ein?Im Fenster „Arbeitszeit“ der Person, unter „Urlaub“ im Feld „Übertrag aus …“ mit der Jahreszahl des Vorjahrs.