Kundenzugang für Auftraggeber und HausverwaltungenKundenzugang
Baustelle und AuftraggeberKunden und ChefRechner und Handy
Die Hausverwaltung will jeden Nachweis einzeln gemailt. Ein Link je Auftraggeber: Rapporte lesen, online unterschreiben, Angebote annehmen.
Kostenlos startenEingerichtet in einer Minute
Auf einen Blick
Für wenKunden und Chef
Einrichteneine Minute
Braucht–
Am HandyAlles
Dokumente–
Von selbst1 Regel der Automatik
Das brauchst du
Nichts. Den Link legst du am Auftraggeber an.
So fängst du an
Öffne einen Auftraggeber und leg unter „Kundenzugang“ seinen Link an – den schickst du ihm dann.
Was dazukommt
- „Kundenzugang“ am Auftraggeber: Link anlegen, einstellen, widerrufen
- Rapporte und Arbeitsnachweise online ansehen und unterschreiben
- Mit Angeboten: „Ihre Angebote“ im Zugang
- Mit Kundenformularen: „Meldung schreiben“ im Zugang
Schritt für Schritt
- 1Auftraggeber öffnenUnter „Suchen“ den Auftraggeber öffnen. Dort steht die Karte „Auftraggeber-Zugang“ – tippe auf „Zugang einladen“, am Rechner danach auf „Neuer Zugang“.
- 2Einstellen„Für wen“ eintragen, etwa „Frau Kaya“ oder „Verwaltung“. Dann wählen, was der Zugang zeigt, und welche Baustellen: „Alle, auch künftige“ oder „Nur diese“. Zum Schluss „Zugang anlegen“.
- 3Link weitergebenDer Link steht nur jetzt da. Am Rechner „Link kopieren“, „Per Mail“ oder „QR-Code“, am Handy „Link teilen“ oder „Per Mail“.
- 4Rapport unterschreibenIhr unterschreibt den Rapport wie immer als Auftragnehmer. Verlangt er die Unterschrift des Auftraggebers, steht er danach in dessen Link unter „Zur Unterschrift“.
- 5Der Kunde unterschreibtEr tippt auf „Unterschreiben“ und dann auf „Jetzt unterschreiben“. Name, Ort und Datum sind schon vorgeschlagen. Fehlt sonst nichts, ist der Rapport damit fertig.
Kurzfassung
- Jeder Auftraggeber bekommt einen eigenen Link – ohne Konto, ohne Passwort, ohne App.
- Darüber sieht er seine Baustellen und die abgeschlossenen Rapporte als PDF und unterschreibt online, was auf ihn wartet.
- Du legst je Zugang fest, was er sieht: welche Baustellen, ob Arbeitsberichte, ob „Meldung schreiben“.
- Er sieht nur seine eigenen Rapporte – nie die anderer Kunden.
- Ein neuer Link macht den alten ungültig, „Widerrufen“ beendet ihn sofort.
Wofür und für wen
Für alle, die deine Arbeit gegenzeichnen oder nachlesen wollen, aber selten danebenstehen.
HausverwaltungHausmeister
Ein Zugang „Verwaltung“ für alle Wohnanlagen. Sie liest die Arbeitsberichte, mit dem Plugin Kontrollgang auch die Begehungen, und unterschreibt vom Schreibtisch aus.PrivatkundeGarten
Frau Kaya sieht ihren Garten: wann ihr da wart, was gemacht wurde, wie lange. Die Unterschrift kommt abends vom Sofa statt am Gartenzaun.GewerbekundeWinterdienst
Der Filialleiter sieht die Einsätze an seinem Markt und unterschreibt sie nacheinander unter „Zur Unterschrift“ – ohne dass ihr ihn morgens suchen müsst.BauherrMaler, Elektro, Sanitär
Mit dem Plugin Angebote nimmt er Angebote im selben Link an, mit Mängel und Abnahme sieht er offene Mängel und die Abnahmeprotokolle.Gut zu wissenBewohner bekommen keinen ZugangDer Kundenzugang ist für den Auftraggeber. Mieter und Nachbarn melden über „Meldung schreiben“ und den Aushang fürs Treppenhaus – das kommt mit dem Plugin Kundenformulare.
Einen Zugang anlegen
Am Auftraggeber in der Karte „Auftraggeber-Zugang“. Ein Auftraggeber kann mehrere Zugänge haben – „Weiteren Zugang einladen“.
| Feld | Was du wählst | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Für wen | Ein Name, z. B. „Frau Kaya“ oder „Verwaltung“ | Steht oben auf seiner Seite („Zugang für …“) und ist der vorgeschlagene Name beim Unterschreiben |
| Meldung schreiben | Selbst melden – die Meldung geht als E-Mail an den Betrieb | Nur mit dem Plugin Kundenformulare, sonst bleibt es im Link weg |
| Arbeitsberichte | Abgeschlossene Rapporte – und Rapporte unterschreiben | Ohne diesen Haken gibt es im Link auch keine Unterschrift |
| Welche Baustellen | „Alle, auch künftige“ oder „Nur diese“ | Bei „Alle“ auch Rapporte ohne Baustelle, die auf diesen Auftraggeber laufen |
AchtungDer Link steht nur einmal daDie App speichert vom Link nur einen Fingerabdruck, nicht den Link selbst. Schick ihn also gleich weiter. Geht er verloren, hilft „Neuer Link“ im Menü am Zugang.
Was dein Auftraggeber sieht
Eine Seite im Browser, oben mit deinem Logo und deiner Farbe. Was erscheint, hängt am Zugang und an deinen Plugins.
| Teil | Was drinsteht | Wann es dasteht |
|---|---|---|
| Zur Unterschrift | Rapporte, die dein Betrieb unterschrieben hat und die auf seine Unterschrift warten | Mit „Arbeitsberichte“ und nur, wo du seine Unterschrift verlangst |
| Ihre Angebote | Ansehen, auswählen und online annehmen | Mit dem Plugin Angebote, wenn es ein offenes oder angenommenes Angebot gibt |
| Ihre Baustellen | Jede freigegebene Baustelle – mit „Arbeitsberichte“ auch der Tag des letzten abgeschlossenen Rapports | Immer – höchstens die ersten 100 |
| Zuletzt erledigt | Die letzten fünf abgeschlossenen Rapporte, das Blatt als PDF | Mit „Arbeitsberichte“ |
| An einer Baustelle | Arbeitsberichte, mit den Plugins auch „Kontrollgang“ und „Mängel und Abnahme“ als PDF | Mit „Arbeitsberichte“ und dem jeweiligen Plugin |
| Aushang fürs Treppenhaus | Ein A4-Blatt mit QR-Code, damit Mieter selbst melden | Mit Kundenformulare und „Meldung schreiben“ |
| Ganz unten | Telefon und E-Mail deines Betriebs | Wenn sie unter Einstellungen › Betrieb stehen |
Öffnet er einen Rapport, sieht er Auftrag, Arbeitsleistungen, Material, Geräte, Fahrzeuge, Arbeitszeit, Bemerkung und die Unterschriften – oben mit „Fertig“ oder „Wartet auf Ihre Unterschrift“. „Als PDF“ gibt es erst, wenn der Rapport abgeschlossen ist.
Online unterschreiben
Erst du, dann der Auftraggeber. Deine Unterschrift ist das Zeichen: fertig, bitte gegenzeichnen.
| Was | Wo du es einstellst | Was es bewirkt |
|---|---|---|
| Auftraggeber unterschreibt jeden Rapport | Einstellungen › Rapporte, ab Werk aus | An: Jeder Rapport wartet auf ihn. Aus: Deine Unterschrift reicht. |
| Nur dieser Rapport | Am Rapport im „…“-Menü: „Unterschrift des Auftraggebers verlangen“ | Gilt nur für diesen einen Rapport – in beide Richtungen |
| Hinweis bei Unterschriften | Auf der Seite des Plugins unter „Post an dein Büro“, ab Werk an | Dein Büro bekommt Bescheid: die erste Mail sofort, danach gesammelt alle drei Stunden, von der Rapporte App. Aus: Du siehst es nur am Rapport. |
AchtungÄndern nach der UnterschriftEine Unterschrift gilt für das, was darüber steht. Ändert sich danach etwas, fallen beide Unterschriften weg. Einen fertigen Rapport ändert nur der Inhaber – mit „Wieder öffnen“. Unterschreibt ihr neu, steht er wieder unter „Zur Unterschrift“.
Nimmt dir Arbeit abKein HinterherlaufenGerade Hausverwaltungen und Gewerbekunden sind selten vor Ort. Mit dem Link unterschreiben sie, wann es ihnen passt – und du siehst es am Rapport.
Den Link verwalten
Jeder Zugang hat rechts ein Menü.
| Im Menü | Was passiert |
|---|---|
| Bearbeiten | Name, Inhalte und Baustellen ändern. Der Link bleibt derselbe. |
| Neuer Link | Der bisherige gilt dann nicht mehr. Den neuen gibst du wieder weiter. |
| Widerrufen | Der Link führt danach ins Leere. |
Unter dem Namen steht „Zuletzt geöffnet am …“ oder „Noch nicht geöffnet“ – so siehst du, ob der Link überhaupt benutzt wird.
Auch wenn das Plugin aus ist, stehen „Neuer Link“ und „Widerrufen“ weiter am Zugang – einen weitergegebenen Link ungültig machen kannst du immer.
AchtungWer den Link hat, sieht dasselbeDas steht auch auf seiner Seite: „Bitte den Link nicht weitergeben“. Ist er doch in falsche Hände geraten, mach ihn mit „Neuer Link“ ungültig.
Wer darf, Rechner und Handy
Zugänge legt nur der Inhaber an – am Rechner wie am Handy.
| Am Rechner | Am Handy | |
|---|---|---|
| Anlegen, bearbeiten, Neuer Link, widerrufen | Am Auftraggeber, Karte „Auftraggeber-Zugang“ | Am Auftraggeber, dieselbe Karte |
| Link weitergeben | „Link kopieren“, „Per Mail“, „QR-Code“ | „Link teilen“, „Per Mail“ |
| Per Mail | Mit verbundenem Postfach erst die Vorschau, dann senden – sonst öffnet sich deine Mail-App | Ebenso |
- Mitarbeiter legen keine Zugänge an und sehen die Karte nicht.
- Am eigenen Betrieb gibt es keinen Zugang – die Karte fehlt dort.
- Der „QR-Code“ am Rechner ist für den Kunden, der dir gegenübersitzt: Handy vor den Bildschirm, und er hat den Link.
Deine Leute
Merken nur, dass Unterschriften online kommen.
Was von selbst gehen kann
Je Regel stellst du unter Automatik ein: Aus, Vorbereiten oder Von selbst. Zurücknehmen geht immer.
Hinweis bei UnterschriftenAn dein Büro, von der Rapporte App – die erste sofort, danach gesammelt alle 3 Stunden.
Wenn du es ausschaltest
Die Links ruhen und zeigen nur, wie man euch erreicht. Unterschriften bleiben.
Passt dazu
Häufige Fragen
Braucht mein Auftraggeber ein Konto oder eine App?Nein. Er öffnet den Link im Browser, am Handy oder am Rechner. Ein Konto oder Passwort gibt es dafür nicht.
Kann die Hausverwaltung Rapporte anderer Kunden sehen?Nein. Ein Zugang zeigt nur die Rapporte dieses Auftraggebers. Wechselt eine Baustelle den Auftraggeber, bleiben die alten Rapporte beim früheren.
Kann ich mehreren Leuten beim selben Kunden Zugang geben?Ja. Mit „Weiteren Zugang einladen“ bekommt jeder seinen eigenen Link – etwa die Verwaltung für alle Häuser und der Hausmeister des Kunden nur für sein Objekt.
Kann der Kunde über den Link etwas am Rapport ändern?Nein. Er kann lesen, unterschreiben und – mit den Plugins – Angebote annehmen und Meldungen schreiben. Den Rapport selbst ändert nur ihr.
Sieht mein Auftraggeber die Fotos am Rapport?Nein. Fotos und Anhänge stehen weder auf seiner Seite noch im PDF. Er sieht, was auf dem Arbeitsbericht steht, und die Unterschriften.
Ich habe den Link verloren. Was nun?Im Menü am Zugang „Neuer Link“ wählen und den neuen weitergeben. Der alte gilt dann nicht mehr.
Geht das auch im Gastkonto?Nein, nur mit Konto. Sonst käme der Auftraggeber nicht mehr hinein, sobald dein Browser das Gastkonto vergisst.